Fremskritt i innkjøpsteknologi og forretningsreiser

Digital utvikling gir mer engasjerte kunder. Utvikling kan og bør påvirke bedriftens interne prosesser. Med fremskritt i innkjøpsteknologi kan finansdirektøren og innkjøpssjefen være pådrivere for positive endringer og økt lønnsomhet. I denne konteksten står reiser frem som et område hvor man kan tenke nytt.

Hvordan innkjøpsteknologi påvirker bedriften internt

Digitale endringer er bygget på avansert teknologi og bidrar til sterkere, dypere og mer bærekraftige forhold til kundene. Det er fantastisk, men det er likevel ikke alt … Datadrevne plattformer, API-basert integrering og mobile enheter gir også kundene en ny opplevelse, ettersom de bidrar til å fornye prosessene og kulturen på arbeidsplassen.

Reduserte kostnader er en av hovedfordelene ved ny innkjøpsteknologi. Du kan fremskynde kjøpsprosessen, inngå samarbeid med leverandører fortere og ta bedre avgjørelser basert på oppdatert data. Og det er enda ikke alt. Teknologi gjør det også mulig å bruke innkjøp stategisk for å nå utvalgte virksomhetsmål.

Endringer i rollene som finansdirektør og innkjøpssjef

Tradisjonelt har finansdirektører og innkjøpssjefer ansett seg som ansvarlige for å fremforhandle kostnader og balanserte budsjett. Ikke nå lenger. Disse har fått en ny og viktigere rolle ved å bidra til å forme bedriftens strategi for inntektsvekst, økt lønnsomhet og effektivisering. En studie fra Deloitte viste nylig at mer enn 70 prosent av alle økonomisjefer sier at det å hjelpe med beslutninger er deres fremste mål. Finansdirektører og innkjøpssjefer har selvfølgelig fremdeles ansvar for å håndtere utgifter.

La teknologi hjelpe deg til å gjøre forretningsreiser lønnsomme

Kombinasjonen av innkjøp og digital stategiutvikling gir merkbare resultater ved forretningsreiser. Finansdirektører og innkjøpssjefer har mulighet til å bruke teknologi for å øke inntekter gjennom forretningsreiser og gjennom å samkjøre og forbedre de gjeldende prosessene. Dette er fremtidens forretningsreiser.

Samarbeid med et forretningsreisebyrå er en forutsetning for å lykkes. Med et slikt samarbeid, og med forretningsreisebyråenes teknologiplattform, kan bedrifter si farvel til dyre og ineffektive manuelle bestillingsprosesser og uregulerte bestillinger fra ansatte.

Et forretningsreisebyrå kan også hjelpe til med bemanning. Deloittes studie viste at dette var en utfordring for finansdirektører og innkjøpssjefer som vil forandre forretningsreiser. 60 prosent av alle innkjøpssjefer tror ikke at deres nåværende team har den kunnskapen som trengs for å gjennomføre innkjøpsstrategien deres. Da er det heller logisk å bruke den mest effektive og innovative partneren for å styrke og utfordre bedriftens forretningsreiseteam for å hjelpe dem med å nå målene deres.

Hvorfor data er viktig

Et forretningsreisebyrå og deres teknologiplattform for innkjøp av reiser sørger for at travel managers, finansdirektører og innkjøpssjefer har oppdatert reisedata. Plattformens datarapporteringsfunksjoner er avgjørende for en intern digital revolusjon innenfor forretningsreiser. Jo bedre plattformen kan håndtere visualisering av data og analyser, jo mer effektiv blir den som støtte for bedriftens overordnede strategi.

En plattform med ulike typer analyseverktøy og datavisualisering gjør at travel managers og innkjøpssjefer kan se de totale reiseutgiftene, i tillegg til etterlevelsen av reisepolicyer og de foretrukne bestillingskanalene. Plattformen kan også gi tips om tapte besparelser, forkjøpsperioder og online-andel. Data er dessuten et utgangspunkt for meningsfull kommunikasjon om reiser med leverandører og interne aktører. Reisedata kan gi finansdirektøren den nødvendige informasjonen for å argumentere for reisekostnader som faktisk er kilder til økte inntekter.

Fordel: Økt etterlevelse av reisepolicy

Etterlevelse av reisepolicy sparer penger og bidrar til bedre kundetilfredshet – en viktig faktor for forbedrede resultater for bedriften. Med et forretningsreisebyrå og plattformen deres kan bedrifter etablere og følge med på etterlevelse av policyer for flybestillinger. Policyer for flybestillinger kan særlig føre til store besparelser.

Policyer for hotellbestillinger er et annet område med potensiale for besparelser. Ifølge den fjerde utgaven av Egencia Business Travel and Technology Study har 60 prosent av bedrifter en etablert reisepolicy. Imidlertid kan mer enn halvparten av deres forretningsreisende bestille reisene sine på en valgfri måte. Hele 46 prosent har gjort dette ved hotellbestillinger. Grunnen til at forretningsreisende bestiller utenfor policyen er enten at de ikke fant et hotell som var tilstrekkelig nært reisemålet (37 prosent), eller at de fant en bedre pris eller et bedre hotell innenfor sin makspris (37 prosent).

Med et forretningsreisebyrå kan du få tilgang til ressurser som kan hjelpe bedriften med å forstå hvorfor reisende bestiller utenfor policy. En ny forretningsreiseplattform lar de ansatte effektivt bestille hoteller som er innenfor policyen og budsjettet. Dette er et stategisk tidspunkt å vurdere denne overgangen på, ettersom Hotel Business spår en global økning i hotellpriser på 3,7 prosent i 2019.

Fordel: Redusere skjulte utgifter

Ofte bruker reiseinnkjøpere gjennomsnittlig 40 timer per måned på å avstemme reiseutgifter og betalingsdata. Et forretningsreisebyrå automatiserer innkjøp og registrering og reduserer omstendelige manuelle oppgaver. Ansatte som ikke må sitte med reiseregninger og avstemming av utgifter, har mer tid til å fokusere på arbeidet sitt og strategiske forretningsplaner.

Fremskritt i innkjøpsteknologi og dataanalyser kan ha en betydelig og positiv innvirkning på forretningsreiser. Reiser er et område hvor finansdirektører og innkjøpssjefer kan bli pådrivere for interne digitale endringer. De potensielle resultatene for fremtidens forretningsreiser er blant annet økt etterlevelse av reisepolicyer og mindre tidkrevende, manuelt arbeid. På et mer overordnet nivå gjør reiseplattformer at reiser kan bidra til å støtte bedriftens strategier og til smarte besparelser.

Last ned vår rapport her for å lære mer om Egencia og fremtidens innkjøp og reiser.