Technologies d’approvisionnement et voyages d’affaires

La transformation numérique transcende l’engagement client. Elle peut et devrait également contribuer à transformer vos opérations internes. Elle offre notamment la possibilité à votre directeur financier (CFO) et à votre directeur achats (CPO) de devenir de véritables acteurs de la transformation et de la rentabilité de votre entreprise. Dans ce contexte, les voyages apparaissent comme des facteurs de réinvention.

Impact de l’évolution des technologies d’approvisionnement sur les opérations internes de l’entreprise

La transformation numérique exploite une technologie avancée pour vous permettre de bâtir des relations plus fortes, avancées et durables avec vos clients. C’est merveilleux, mais ce n’est qu’une partie de l’histoire : les plates-formes basées sur les données, l’intégration par les API et les terminaux mobiles contribuent également à alimenter de nouvelles expériences client, pour rendre possible une réinvention des processus commerciaux et de la culture de votre entreprise.

Outre la réduction de vos coûts de base, qui est l’un des principaux avantages des nouvelles technologies d’achat, vous avez aujourd’hui la possibilité d’accélérer vos processus d’achat et l’intégration de vos fournisseurs, mais aussi de prendre de meilleures décisions d’achat sur la base de données actualisées. Mais les avantages des technologies ne s’arrêtent pas là : elles vous permettent d’aligner stratégiquement l’approvisionnement et les initiatives commerciales qu’elles sont destinées à soutenir.

Évolution des rôles du CFO et du CPO

Traditionnellement, le principal rôle du CFO et du CPO consistait à négocier les coûts et à équilibrer les budgets de l’entreprise. Cela a changé. Leur rôle a bien évolué et aujourd’hui, ils pèsent davantage dans la définition de la stratégie visant à accroître le chiffre d’affaires, la rentabilité et l’efficacité de l’entreprise. À l’occasion d’une enquête récente réalisée par Deloitte, plus de 70 % des dirigeants financiers interrogés ont indiqué que leur premier objectif était de participer davantage à la prise de décision de leur entreprise. Le CFO et le CPO ne sont pas pour autant dégagés de leur mission principale, à savoir la maîtrise des dépenses.

Exploiter la technologie pour faire des voyages d’affaires un moteur de rentabilité de l’entreprise

Aligner l’approvisionnement sur la stratégie numérique de l’entreprise permet de produire des résultats probants dans le domaine des voyages d’affaires. Les CFO et CPO ont désormais la possibilité d’utiliser la technologie pour unifier et améliorer les processus, et ainsi faire des voyages un moteur de rentabilité de l’entreprise. Il s’agit là du futur des voyages d’affaires.

Dans cette optique, il est essentiel pour l’entreprise de mettre en place un partenariat avec une agence de voyages d’affaires. En s’appuyant sur ce partenariat et sur la plate-forme technologique d’une agence de voyages d’affaires, l’entreprise pourra se défaire de processus de gestion de voyages coûteux et inefficaces et sortir d’un système d’autoréservation totalement dérégulé.

Ce partenariat pourra aussi être utile dans le recrutement de talents, un domaine dans lequel les CFO et CPO qui cherchent à transformer les voyages d’affaires rencontrent des difficultés. Toujours lors de l’étude de Deloitte, 60 % des CPO interrogés ont estimé que leurs équipes actuelles n’avaient pas les compétences pour déployer leurs nouvelles stratégies d’approvisionnement. Il semble donc pertinent de faire appel à un partenaire efficace et innovant, qui soit en mesure de doter l’équipe de l’entreprise des outils nécessaires et de la stimuler pour atteindre ces objectifs.

Pourquoi les données sont importantes

Avec sa plate-forme d’achat de voyages, une agence de voyages d’affaires fournit des données de voyages aux Travel Managers, CFO et CPO. Les capacités de reporting de la plate-forme sont essentielles pour rendre la transformation numérique interne des voyages d’affaires opérationnelle. Plus la capacité d’analyse et de visualisation des données de la plate-forme est performante, plus cette dernière sera efficace et pourra servir de levier stratégique à l’entreprise.

Une plate-forme intégrant des capacités d’analyse et de visualisation des données permet aux Travel Managers et aux acheteurs de visualiser la totalité des dépenses de voyages et de contrôler la conformité avec les politiques voyages et les canaux de réservation préférés des voyageurs. La plate-forme peut offrir des perspectives sur les opportunités d’économies, les fenêtres de réservation à l’avance et l’adoption en ligne. Les données permettent également d’alimenter une communication pertinente sur les voyages avec les fournisseurs et les parties prenantes internes. Par exemple, les perspectives sur les données de voyages peuvent renseigner le CFO sur des dépenses de voyage susceptibles de contribuer à accroître les revenus de l’entreprise.

Avantage : renforcer la conformité avec les politiques voyages

En assurant la conformité avec les politiques voyages, votre entreprise peut réaliser des économies et satisfaire ses voyageurs, deux facteurs de performances importants. En s’appuyant sur une agence de voyages d’affaires et sa plate-forme, elle pourra établir et assurer le suivi de la conformité avec ses politiques d’achat de vols. Les politiques de réservation anticipée de vols sont un facteur d’économies particulièrement intéressant.

Les politiques relatives aux hôtels sont un autre domaine d’économies potentielles intéressant. Selon la 4e édition du sondage d’Egencia sur les technologies relatives aux voyages d’affaires, 60 % des entreprises ont mis en place une politique voyages. Cependant, plus de la moitié des voyageurs d’affaires interrogés sont encore habilités à réserver leurs voyages par la méthode de leur choix. 46 % d’entre eux sont autonomes dans la réservation de leurs chambres d’hôtel : ils réservent en dehors de la politique voyages de leur entreprise, soit parce qu’ils ne trouvent pas d’établissement qui soit suffisamment à proximité de leur destination (37 %), soit parce qu’ils trouvent eux-mêmes un tarif inférieur ou un meilleur hôtel (37 % également).

En faisant appel à une agence de voyages d’affaires, vous pourrez accéder à des ressources qui aideront votre entreprise à mieux comprendre le comportement des voyageurs qui réservent en dehors de votre politique voyages. Une plate-forme de gestion de voyages permettra à vos collaborateurs de réserver des chambres d’hôtel facilement tout en respectant votre politique et votre budget. Cette approche est intéressante dans la mesure où Hotel Business prévoit une hausse des prix hôteliers dans le monde de l’ordre de 3,7 % en 2019.

Avantage : réduction des coûts cachés

Les acheteurs de voyages passent en moyenne 40 heures par mois à rapprocher frais professionnels et données de paiement. Une agence de voyages d’affaires automatise les achats et l’archivage, ce qui permet ainsi de limiter le temps consacré à cette tâche fastidieuse. Libérés de leurs tâches de rapprochement des dépenses et des paiements, vos collaborateurs auront plus de temps à consacrer à leur travail et à l’exécution des plans stratégiques de l’entreprise.

L’évolution des technologies d’approvisionnement et de l’analyse des données peut avoir un impact important – et positif – sur les voyages d’affaires. Les CFO et les CPO peuvent faire évoluer leur rôle dans le domaine des voyages pour devenir de véritables moteurs de la transformation numérique interne de l’entreprise. Avec à la clé une amélioration de la conformité avec les politiques voyages et la réduction de processus manuels pour le moins fastidieux. Plus largement, les nouvelles plates-formes de voyages alignent les voyages avec l’exécution des stratégies commerciales, pour permettre aux entreprises de faire croître leurs revenus et de réduire leurs coûts de manière intelligente.

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