Date de publication : 30 June 2020

L’assureur mondial Atradius fait appel à Egencia pour fournir une solution de voyages d’affaires unique à plusieurs régions.

Gérer un programme de voyage d’affaires décentralisé 

 Atradius propose des assurances de crédit dans plus de 54 pays à travers le monde. Pour cette vraie multinationale, les déplacements professionnels jouent un rôle crucial dans l’entretien des relations internes comme externes.

Atradius possède un programme voyages décentralisé, dans le cadre duquel chaque pays nomme un Travel Manager qui sélectionne et adopte une agence de voyages d’affaires préférentielle. La firme, qui collaborait auparavant avec une agence de voyages plus traditionnelle, a expressément choisi Egencia dans certaines régions pour bénéficier de notre outil de réservation en ligne intuitif.

« Nous comptons actuellement 4 500 employés dans le monde », déclare Arno Beekhuizen, acheteur chez Atradius. « Plus d’un tiers sont basés en Belgique, en France, aux Pays-Bas et aux États-Unis, et travaillent avec Egencia. »

Plusieurs pays font appel à Egencia, ce qui simplifie grandement la gestion administrative du programme voyages. « Nous n’avons qu’un seul contrat d’agence de voyages pour ces territoires », explique Beekhuizen. « J’aimerais rendre le recours à Egencia obligatoire dans chaque pays. »

« Egencia fait beaucoup au niveau local pour aider les régions. Chacune d’entre elles travaille avec Egencia dès l’intégration en raison des taxes et obligations légales, et toutes les conditions sont incluses »

Chaque pays possède ses propres difficultés et besoins en matière de déplacements professionnels. Nous fournissons une solution de voyages d’affaires qui permet de jouir d’une expérience de réservation, d’encadrement, d’administration, de reporting et de gestion du risque homogène d’une région à l’autre, mais aussi de bénéficier d’un large choix de prestataires.

Simplifier le reporting des voyages d’affaires et les notes de frais

Le reporting est un élément clé pour Atradius : les données visuelles disponibles dans Egencia Analytics Studio offrent des éclairages propices à la prise de décisions. « Nous utilisons beaucoup le reporting chez Atradius. Je peux m’en servir pour avoir un aperçu de l’ensemble du programme et reprendre les chiffres dans des rapports d’établissements plus généraux », explique Beekhuizen. « Nous pouvons voir les raisons qui poussent les employés à sortir du cadre de la politique, et utiliser ces informations pour la modifier si nécessaire. »

Le Localisateur de voyageurs d’Egencia procure aussi un reporting indispensable à la gestion du risque afin d’aider Atradius à gérer les crises et à porter assistance aux collaborateurs en déplacement. « Nous apprécions de savoir où se trouvent les voyageurs, où ils prévoient de se rendre et où ils sont allés pour assurer la gestion du risque », indique Beekhuizen.

La simplicité de gestion des frais de voyage est une autre priorité pour le programme voyages d’Atradius ; Egencia aide le groupe de différentes façons. Nous travaillons avec des organisations financières spécialisées pour fournir des options de cartes consignées. Ces organismes nous apportent leur expertise tandis que nous administrons le paiement des voyages via notre technologie et que nous exploitons notre expérience en matière de gestion de déplacements professionnels. Nous sommes ainsi en mesure de fournir à Atradius un véritable écosystème doté d’une multitude de données pertinentes qui aident la multinationale à gérer et à optimiser ses dépenses.

« D’après nos employés, l’essentiel des vols et nuitées est réglé par l’entreprise, et aucun paiement ne leur est réclamé. Nous gagnons beaucoup de temps, notamment en formalités »

« Notre programme intègre une carte consignée, ce qui est également très utile : nous personnalisons nos rapports de notes de frais et les combinons avec ceux d’Egencia. »

Découvrez comment Egencia aide les organisations mondiales à soutenir les politiques locales dans différentes régions

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