Politiques locales dans un programme voyages mondial

Femme d'affaires en voyage à l'international

Par Charlotte Griveaud, Senior Product Marketing Manager

Si vous êtes responsable des voyages dans une entreprise internationale, vos journées ne se ressemblent probablement jamais. Un jour, Paul, votre directeur des ventes, a besoin d’envoyer son équipe de Bordeaux à Paris en train, pour une réunion de l’ensemble du service. Le jour suivant, Marie, l’assistante de direction du vice-président, souhaite réserver un vol de New York à Buffalo pour permettre à deux membres de l’équipe de direction de visiter une usine le temps d’une journée. Comment organiser chacun de ces déplacements ? Il y a des chances pour que Paul et Marie aient des besoins différents en fonction du trajet et des attentes de leurs voyageurs. Ces nuances peuvent avoir des répercussions sur la conception et la fonction d’un programme voyages d’affaires mondial.

Du contenu local dans un programme voyages mondial

La devise « Penser mondial, agir local » prend tout son sens dans le contexte de la gestion de voyages d’affaires d’une entreprise internationale. Vos employés vivent dans des lieux avec des nuances culturelles et des habitudes de voyage qui leur sont propres. Qu’ils se rendent dans une ville proche ou à l’étranger, ils souhaitent une expérience de voyage harmonieuse et pertinente localement. Un programme voyages qui tient compte des divergences locales et de ce que veulent les voyageurs contribue à faire des voyages d’affaires une expérience positive. Votre entreprise a tout à y gagner : plus vos voyageurs seront satisfaits, plus ils respecteront votre politique voyages.

Pourquoi il est essentiel de répondre aux besoins locaux

L’adaptation de votre programme voyages au niveau local vous permettra de satisfaire les besoins de chacun de vos voyageurs. Ainsi, bien que deux voyages puissent paraître similaires au premier abord, chacun des voyageurs peut avoir une idée très différente de comment se rendre d’un point A à un point B. Pour Paul, Paris se situe à 590 kilomètres. Devrait-il envoyer son équipe là-bas en avion, ou le train est-il une option plus judicieuse ? Les voyageurs de Marie devront effectuer à peu près la même distance entre New York et Buffalo que l’équipe de Paul de Bordeaux à Paris, soit environ 374 miles (600 kilomètres). Cependant, les voyageurs de Marie ne souhaitant pas passer la nuit à Buffalo, il lui faut trouver des vols qui permettront à son équipe de faire l’aller-retour dans la journée.

L’équipe de Paul a tout intérêt à voyager en train jusqu’à Paris. Bien que cela représente un trajet de deux heures et demie, ils pourront continuer à travailler pendant le voyage. En avion, il faut compter seulement une heure de vol. Mais si l’on y ajoute le temps que tout le monde embarque et débarque, cela risque d’être plus long que le train, et l’équipe aura manqué une occasion de collaborer. Même si le train coûte plus cher, l’investissement est vite amorti comparé au manque à gagner que représenterait la perte de productivité d’une équipe entière s’ils prenaient l’avion.

Pour Marie, l’idéal serait de choisir un vol auprès d’une compagnie aérienne régionale qui proposera des tarifs et des horaires intéressants sur la ligne New York-Buffalo. Plus Marie aura de choix quant aux horaires de vols, plus ses voyageurs seront productifs, car ils pourront se rendre à leur réunion rapidement et revenir le même jour sans perdre une journée de plus pour le déplacement.

Voilà pourquoi votre programme voyages mondial doit proposer à Marie et à Paul des options locales. Le fait de proposer à vos organisateurs de voyages et à vos voyageurs des options locales vous permet donc d’optimiser vos dépenses de voyage tout en renforçant le respect de votre politique voyages et en garantissant à tout le monde une expérience de voyage de qualité.

Une seule plateforme pour tous vos programmes voyages, dans le monde entier

Nous sommes conscients qu’un programme voyages mondial ne peut pas contenter tout le monde. C’est pourquoi nous avons développé une plateforme de voyages d’affaires hébergeant un programme voyages mondial qui tient compte des préférences et des normes locales. Les adaptations peuvent être fonctionnelles, comme le contenu, la devise, etc. ; mais aussi culturelles.

Selon le contexte culturel, de petits détails peuvent faire la différence. Par exemple, ce serait une erreur que d’appliquer la même politique de location de voitures partout, quelle que soit la région. Dans certains pays, un cadre dirigeant ou un vendeur qui se rend à une réunion avec une voiture économique (conformément à la politique voyages de son entreprise) peut donner l’impression que son entreprise n’a pas les moyens, ou pire, qu’elle est en difficulté.

Dans d’autres domaines, le fait d’être à l’écoute des attentes des voyageurs et de leur accorder un certain confort peut contribuer à maintenir leur productivité.  Un voyageur qui se rend pour la première fois à Londres peut être surpris de se retrouver dans une toute petite chambre d’hôtel étant donné le prix qu’il paie. Il peut alors se sentir incapable de travailler dans cette chambre, là où un employé basé au Royaume-Uni n’aurait, lui, probablement aucune difficulté. Votre solution de gestion de voyages doit pouvoir s’adapter aux attentes de vos voyageurs lorsque celles-ci ont des répercussions sur leur productivité et sur vos résultats d’activité.

Service Clients en langue locale, devises et unités de mesure

S’il est important de s’assurer que vos voyageurs aient accès au bon type de réservation, il est également essentiel de leur proposer un niveau d’assistance adéquat, au niveau local comme à l’échelle mondiale. Nous parlons la langue de vos voyageurs, littéralement.  Les agents de notre Service Clients sont répartis dans plus de 66 pays et parlent plus de 30 langues différentes. L’aide en ligne de notre application est aussi multilingue.

Pour faciliter les réservations, notre plateforme ainsi que l’application affichent les tarifs dans toute une série de devises locales. Les unités de mesure reflètent également les habitudes locales. Marie ne veut pas voir la distance de Manhattan à Buffalo en kilomètres lorsque la norme culturelle aux États-Unis est d’exprimer les distances en miles.

Respecter les nuances locales

Pour satisfaire les attentes locales, un programme voyages mondial se doit également de proposer un contenu adapté. Dans l’exemple de Paul et de Marie, on voit bien l’importance de proposer le train aux personnes qui souhaitent se déplacer en Europe. Il en va de même pour la compagnie aérienne régionale américaine auprès de laquelle Marie souhaite réserver ses vols. Nous offrons une connexion directe vers de nombreuses compagnies aériennes dans le monde entier. Cela permet à vos voyageurs de choisir parmi plusieurs transporteurs aériens, même lorsqu’une ligne n’est pas disponible sur SABRE, notre plateforme de gestion des réservations (GDS).

Nous nous chargeons de maintenir le contenu local à jour pour que vous n’ayez pas à vous en préoccuper. Au Royaume-Uni, nous avons négocié une remise auprès de Premier Inn, une chaîne hôtelière très appréciée de nos clients qui souhaitent voyager à moindre budget. En Suède, nous avons simplifié la procédure de réservation des transports au sol en ajoutant taxis et bus. Nos clients au Royaume-Uni et en France peuvent utiliser notre plateforme pour demander à récupérer ou déposer leur voiture de location à l’endroit de leur choix plutôt qu’à l’agence de location, et ainsi gagner du temps.

Pour les voyageurs qui souhaitent réserver plusieurs trajets locaux en train, nous avons créé des outils de réservation en ligne pour les États-Unis, le Royaume-Uni, la France, l’Allemagne, la Belgique, les Pays-bas et la Suède afin de simplifier la réservation auprès de services ferroviaires qui ne disposent pas de système de réservation en ligne. Notre solution de gestion ferroviaire mondiale donne à vos voyageurs l’accès à des informations localisées pour leurs voyages en train, telles que la possibilité d’acheter une carte de transport à la journée au Royaume-Uni.

Un réseau mondial de fournisseurs locaux

En un peu plus de 10 ans, nous avons développé un réseau croissant de partenaires et de fournisseurs à l’échelle mondiale comme au niveau local, afin de répondre à tous les besoins de nos voyageurs.  Notre réseau couvre plus de 30 000 villes situées dans 200 pays pour proposer des options pertinentes à nos clients. Concernant les hôtels, plus de 2 000 Market Managers sont chargés de négocier les meilleurs tarifs pour vos voyages d’affaires, auprès de chaînes d’hôtels internationales comme auprès de propriétés indépendantes locales. 

Contenu local et répercussions

En travaillant avec un grand nombre d’entreprises internationales, nous avons pu constater à quel point le fait de localiser nos offres aidait nos clients à renforcer le respect de leur politique voyages. Si vous proposez à vos voyageurs d’affaires des options de réservation locales adaptées, familières et économiques, ils se tourneront en priorité vers ces options. Le fait d’implémenter des nuances locales se traduit par une meilleure cohérence dans les réservations, et cela, où que se situent vos voyageurs.

Pour découvrir comment nous pouvons vous aider à ajouter des nuances locales pertinentes dans votre programme voyages mondial, contactez-nous.