Ingen del av en affärsresa bör lämnas åt slumpen. Därför samarbetar vi med världens ledande leverantörer av riskhanteringstjänster för att kunna optimera ditt affärsreseprogram, både för att spara pengar åt företaget och för att hjälpa resenärer när de är ute och reser. Vi rekommenderar alla våra kunder att undersöka sina säkerhetsbehov som en del av ett robust och effektivt program för riskhantering för resenärer.

Travel Managers och HR-personal har vanligtvis inte möjlighet att implementera kompletta säkerhetsrutiner enbart med företagets resurser. WorldAware hjälper företag i alla storlekar med detta. Följ med och ta en närmare titt på ett professionellt och robust säkerhetsprogram. Vi har ställt några frågor till WorldAwares grundare och VD, Bruce McIndoe:

Om WorldAware

Berätta lite om WorldAware och vad som gör er unika. WorldAware grundades 1999 och har varit aktivt i 20 år. Företaget har definierat riskhantering för resenärer (TRM) som en beprövad verksamhet och metod. Vi har även utvecklat TRM Maturity Model (TRM3), och genom ett samarbete med GBTA har detta blivit ett standardmått för riskhanteringsprogram. Vi har sedan dess varit en ledande leverantör av säkerhetslösningar för resenärer och andra. Våra lösningar erbjuder ett komplett paket med mervärdestjänster som skyddar resenärerna, med allt från övervakning av globala hot till information före resan, under resan samt både medicinsk och annan hjälp på plats. WorldAware erbjuder anpassade riskhanteringslösningar för både individer och företag, med den främsta informationen och analyserna för företag, som har tillgång till analytiker, support dygnet runt och en Account Manager. Vi fungerar som en förlängning av kundens organisation.

Säkerhet för resenärer (Duty of care)

Vilka är de viktigaste delarna i ett säkerhetsprogram för resenärer?

De grundläggande delarna i ett säkerhetsprogram för företag i alla storlekar är att ha en policy för riskhantering, reseförsäkring och grundläggande utbildning om resesäkerhet. Reseförsäkringen, vanligtvis en BTA-policy (olycksfallsförsäkring för affärsresenärer), måste erbjuda hjälp och svar till resenärer i knipa. Organisationen behöver även en systematisk process för riskbedömningar och riskreducering, vilket är en bedömning som görs före resan. Därutöver måste resenärerna få tillgång till den information de behöver inför resan. I ett mer avancerat program håller företaget resenärerna uppdaterade med all ny information som kan påverka deras resa och kontaktar dem för att erbjuda hjälp.

Hur kan företag utvärdera sina riskhanteringsprogram och policyer?

Vilka är de vanligaste bristerna du ser i policyer? En TRM-policy bör innehålla en förklaring av policyns omfång och syfte, ansvarsfördelning, reseplanering och godkännande, riskbedömning, händelserapportering och vilken försäkring och hjälp som finns tillgänglig. Den vanligaste bristen vi ser är organisationer som saknar en dokumenterad TRM-policy. Ofta ingår TRM-policyn i den generella policyn för resor och utgifter och i andra riskrelaterade policyer. Att samla all TRM-relaterad information på en plats gör det enklare att informera om dessa policyer. Det gör det också lättare att analysera och leta efter hål som måste fyllas, så att policyn gör mer nytta när någonting oväntat sker. Vi har även sett att många policyer inte definierar vad som förväntas av företaget och de anställda vid resor till högriskområden. Företagen har vanligtvis en godkännandeprocess för affärsresor, men det finns ingen förklaring av specifika förväntningar för högriskresor.

I vilket skede bör kunderna kontakta er under uppbyggnaden av sin TRM-policy?

Helst ser vi att kunderna kontaktar oss när de planerar ett nytt TRM-program eller vill göra om ett gammalt program. WorldAware har implementerat hundratals TRM-program och har ett flertal beprövade verktyg och mallar som kan snabba på processen. Som Gretchen Rubin sa: ”låt inte det bästa bli det godas fiende”. Att skapa ett program är en process som hela tiden utvecklas och anpassas. Företaget bör starta med de grundläggande delarna och se till att deras resenärer har tillgång till den hjälp de behöver, och sedan fortsätta att bygga programmet därifrån. Organisationens riskprofil kommer att forma TRM-programmet. Reser företagets anställda till globala affärscenter med låg risk, till områden med hög risk eller något däremellan? Vad som kommer att finnas med i ert TRM-program beror på svaret på denna fråga och annan information relaterad till den.

Hur kan ett säkerhetsprogram hjälpa företaget att tjäna pengar och tid?

Standardpolicyer och processer gör att organisationer snabbt kan fatta enhetliga resebeslut. När det finns tydliga riktlinjer och policyer för de anställda vet de exakt vad de kan förvänta sig utan att företaget behöver ägna mycket resurser åt varje situation. Genom att tillämpa riskhanteringsprinciper på resor kan företaget undvika problem och minimera effekterna och den ekonomiska påverkan när problem ändå uppstår.

Ska små, medelstora och stora företag överväga olika tjänster när de implementerar sitt säkerhetsprogram för resenärer? Kan du i så fall beskriva några av de olika tjänsterna de ska tänka på?

Som jag nämnde tidigare kommer företagets riskprofil att betyda mer än storleken när det kommer till att välja tjänster för TRM-programmet.

Alla företag bör kunna erbjuda sina resenärer en jourtelefon, alltså ett nummer som de anställda kan ringa om de har problem, och en försäkring som täcker kostnaderna vid en olycka eller annan händelse. Stora, globala företag och mindre företag med verksamhetsbärande resenärer eller individer som reser till högriskområden, bör erbjuda särskilda tjänster för att minska dessa risker. WorldAware kan utvärdera företagets riskprofil, bedöma det nuvarande programmet och ta fram en omfattande plan för framtiden. Beroende på volymen av resor kan även mindre organisationer behöva automatisera för att säkra att varje resa som bokas ses över, att information skickas ut till resenären före resan och att eventuella uppdateringar om faror automatiskt skickas ut till resenären oavsett när på dygnet de inträffar.

De flesta affärsresebyråer samarbetar med leverantörer som WorldAware för att kunna erbjuda denna typ av tjänst. Om företaget vill täcka alla anställda, både de som reser och de som inte gör det, kan de kontakta WorldAware direkt.

Att arbeta med Egencia och WorldAware

Hur ser du att samarbetet mellan WorldAware och Egencia gynnar kunderna?

Implementeringen av en enhetlig TRM-lösning kräver ett starkt partnerskap mellan riskhanteringsleverantören och affärsresebyrån. WorldAware och Egencia har ett långvarigt partnerskap som går långt utöver ”försäljning”. Kvaliteten på tillgängliga resedata avgör TRM-programmets kvalitet. Vi har utvecklat och fortsätter att bygga relationer mellan de relevanta avdelningarna i respektive företag för att kunna erbjuda omfattande data med hög kvalitet från dag ett för att utveckla kundens TRM-lösning. Dessutom samarbetar våra Account Management-team innan, under och efter försäljningen för att kunna erbjuda proaktiv och kontinuerlig support. Vi letar inte efter någon att anklaga, utan arbetar tillsammans för att snabbt lösa eventuella problem.

Vad är den vanligaste utmaningen som kunderna upplever, som WorldAware och Egencia kan lösa? 

Omfattande datainsamling och datakvalitet. Att samla in resedata och se till att denna data är av hög kvalitet är inte bara viktigt under implementeringen, utan under hela programmets livstid. De flesta leverantörer av TRM-tjänster förstår inte resedata och erbjuder inte kontinuerlig övervakning och support för datakvalitet dygnet runt.

Kan du berätta om den mest ovanliga situationen ni har hanterat med ett säkerhetsprogram?

Problem med resan, även små sådana, har en tendens att förstoras när resenären är på resande fot. Vi får ofta kommentarer som ”tack för att ni meddelade mig om transportstrejken och hjälpte mig att ta mig till mitt resmål” eller ”tack för att ni skickade riskmeddelandet till min telefon så att jag inte missade det” från resenärer. Väderförhållanden kan stranda en resenär, och vi arbetar tillsammans med Egencia för att hjälpa resenärer i dessa situationer. Tyvärr kan situationer med hög risk uppstå och vi har erfarenhet av att hjälpa till i dessa situationer. Vi kan bland annat ordna med helikopterupphämtning i ett avlägset område eller skicka medicinsk hjälp till någon i nöd. WorldAware är en skyddande ängel för resenären, och tittar inte bara på var de befinner sig, utan även vart de är på väg. Vi håller kontakten med resenären så att de vet att vi är där för dem varje steg på vägen, utifall något skulle hända på resan.

Som ett av de ledande företagen inom branschen, vart tror du att säkerhet och riskhantering för resenärer är på väg?

Säkerheten fokuserar inte längre bara på resenären och resan. Nu ligger fokus istället på personen, och säkerheten tryggas inte bara under resan. Organisationer har nu börjar förstå att tillgången som de ska skydda är personen och inte resan. Oavsett om de befinner sig hemma, reser, pendlar eller är på semester kan en omfattande riskhanteringsstruktur runt personer se till att de är produktiva och säkra. När organisationer fokuserar sin säkerhetspolicy på personer tas även hälsan på större allvar, både den fysiska och den psykiska. Kontakta din Account Manager på Egencia för att få mer information om hur du kontaktar WorldAware för att diskutera dina säkerhetsbehov.

Svaren i denna artikel innehåller utdrag från Egencias intervju med WorldAwares grundare och VD, Bruce McIndoe. Bruce är en framgångsrik ledare inom riskhantering, resor och information.

Bruce grundade WorldAware och har varit viktig för företagets strategiska tillväxt och status som ledare inom sitt område, bland annat genom att bygga upp Worldcue® Global Control Center. Innan han startade WorldAware var Bruce både grundare och VD på CSSi, ett företag som varit med på Inc. 500 och fyra gånger på Washington Technology FAST 50, och som utvecklade programvara för insamling och bearbetning av information. Han har även arbetat som huvudutvecklare inom olika underrättelseprogram för den amerikanska staten.