Företag:

Inte angett

Bransch:

Välgörenhet

Bakgrund

Vi vet att alla organisationer behöver hantera affärsreseutgifter, och vi vet även hur vi kan hjälpa dig att hålla koll på utgifterna och hitta besparingsmöjligheter. Vi är dessutom medvetna om att varje krona räknas när du bedriver icke vinstdrivande välgörenhet eller när du har ett litet företag, och att dina affärsreseutgifter måste överses noga.

Om du bedriver välgörenhet som finansieras helt av penninginsamling behöver du förvalta pengarna väl. De måste räcka långt, tjäna flera syften, och organisationen måste granska alla utgifter noggrant.

Vikten av ökad insyn i utgifter och policykontroll fick en icke vinstdrivande organisation i Storbritannien att leta efter en affärsreselösning. Välgörenhetsorganisationen, som främjar integration och positivitet genom ett årligt event, behövde ett bättre sätt att hantera sina resekostnader.

Utmaningen

Välgörenhetsorganisationen, som främjar integration och positivitet, har en målsättning som innefattar att behandla människor med positivitet och acceptans. Som en del av arbetets kampanj ingår ett globalt årligt weekendevent. Eventet kostar välgörenhetsorganisationen upp till 95 000 pund, som inkluderar transport av musiker och artister från hela Storbritannien. 

Välgörenhetsorganisationens årliga event kräver en hel del organisering, vilken till stor del anordnas av en hängiven grupp volontärer som bidrar med sitt stöd. Detta inkluderar även att välja ut nya artister som ska uppträda varje år. Både artister och volontärer kan eventuellt behöva resa, och då måste deras resor, som ofta bara sker vid något enstaka tillfälle, arrangeras.

Det var även av högsta vikt att öka transparensen i deras reseutgifter. Välgörenhetsorganisationen ville försäkra sig om att pengarna de samlat in skulle användas på bästa sätt samt bidra med högsta möjliga värde till verksamheten. Problemet med bristande efterlevnad och oregelbundna lågkostnadsbokningar började bli allt svårare att hantera.

Kontrollera kostnader

Merparten av resebokningarna var relaterade till anordnandet och utförandet av själva eventet – men även planering, marknadsföring och samtal med media skedde under årets lopp. För att få bättre kontroll över sina utgifter, spara pengar och tid, samt att skapa en tydlig resepolicy för nödvändiga resor, bestämde de sig för att anlita en affärsresebyrå.

Egencia hjälpte välgörenhetsorganisationen att börja definiera och lägga fram en resepolicy för att få kontroll och en enhetlig struktur över utgifterna. Att göra besparingar på resor var deras högsta prioritet, och den nya resepolicyn krävde att alla resor bokades till den lägsta tillgängliga kostnaden. Egencias plattform såg sedan till att resepolicyn byggdes in i bokningsverktyget, vilket gjorde det lättare för resenärer att hålla sig inom policy.

Välgörenhetsorganisationen kunde dessutom hitta lägre boendekostnader än tidigare, tack vare Egencias omfattande hotellutbud. Dessa rekommenderade priser utgjorde en enorm förbättring jämfört med deras tidigare sökresultat, och gav dem möjlighet att spara in pengar på boenden i såväl planeringsfasen (marknadsföring och organisering) som under själva det pågående weekendeventet.

”Jag gör enorma besparingar eftersom Egencias priser är så konkurrenskraftiga. Utbudet är bra och ger trygghet”,

Efter att ha anpassat resepolicyn, plattformen och rådgivningen såg välgörenhetsorganisationen hur deras årliga reseutgifter sjönk med en tredjedel.

Insyn i utgifterna

Ökad insyn i reseutgifter genom rapporter med datavisualisering via Egencia Analytics Studio har varit en fördel för organisationen och sparat dem tid och pengar. Med hjälp av den data välgörenhetsorganisationen kan samla in och granska, kan de se var pengarna har spenderats, jämföra uppgifterna mot sin budget och relevanta marknadsförings- eller liveevent, och skicka ut korrekta fakturor – allt från en och samma plats.

”Egencia såg till att utgifterna spenderades på ett strukturerat och enhetligt sätt. Att börja med rapporter och utgiftskontroll har lett till riktigt stora förbättringar. När man inte samarbetar med en affärsresebyrå kan det vara svårt att spåra utgifterna”,

Ökad effektivitet

Välgörenhetsorganisationen behövde förenkla den besvärliga och komplexa hanteringen av flera resor för alla artister, musiker, grupper och volontärer, inklusive boende och transport.

För att förenkla resebokningen för varje resenär använde resebeställaren tio gästresenärsprofiler i Egencias plattform vid arrangemanget av resor och boenden. Genom att använda gästresenärsprofilerna kunde välgörenhetsorganisationen boka resor för alla volontärer och artister – inklusive gruppbokningar för artisterna i band – utan att behöva använda ett tilldelat bokningsnamn. Med gästresenärsprofilerna kunde organisationen också slutföra bokningen vid bokningstillfället, vilket tydligt förbättrade effektiviteten och gav dem mer tid till värdefullt arbete, då de inte längre behövde göra sista-minuten-bokningar eller flera individuella bokningar.

”Med hjälp av gästresenärsprofiler kan jag göra besparingar genom att boka lägenheter där musiker, deras team, och även hela band kan bo tillsammans. Det är fantastiskt för utgiftskontroll och rapportering — vi kan se vilka utgifter som är kopplade till både förvaltare och artist”,

Spara pengar med Egencia 

Välgörenhetsorganisationer och småföretag har ett enormt ansvar när det gäller hantering av ekonomi. Att få insyn i affärsresekostnader och hitta besparingsmöjligheter är en utmärkt start för att göra skillnad. Genom att samarbeta med Egencia har den här icke vinstdrivande organisationen sparat tid och pengar på sina affärsresor och gjort betydande besparingar som kan läggas på viktig penninginsamling och planering av event.

”Det har varit mycket lätt att samarbeta med Egencia. Vår Account Manager har hjälpt oss att ta hand om alla detaljer, och ställer alltid rätt frågor för att tillgodose våra krav”,

Kontakta oss 

Vill du lära dig hur ditt företag kan göra resebesparingar med ett affärsreseprogram? Ta reda på hur det går till – kontakta oss nu.

Välgörenhetsorganisationen i denna fallstudie har bett om att få vara anonym.

Behöver du bättre lösningar för affärsresor? Vi hjälper dig.