Vad Travel Managers kan lära sig av Pixars film Purl

Kvinnlig - travel - manager - samtalar - på - arbetsplatsen

Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC. 

Var inte som grabbarna på B.R.O. Capital – anpassa dig efter en föränderlig personalstyrka. En flexibel resepolicy ger lojalare medarbetare, samtidigt som den håller kvar dina viktigaste och mest resvana affärsresenärer och skapar en inkluderande företagskultur. 

Den nya kortfilmen från Pixar, Purl, ger ett komiskt perspektiv på de utmaningar många företag och individer står inför i dagens kontorsmiljö, där arbetsplatsdynamiken förändras. I videon försöker ett rosa litet garnnystan vid namn Purl passa in på B.R.O. Capital, ett företag med en tämligen otrevlig stämning som helt domineras av (mänskliga) män. 

Här är fem viktiga strategier som Travel Managers kan ta med sig från den här underbara filmen: 

1. Ta fram ett flertal sätt för resenärerna att föra fram sina åsikter och behov 

Framför allt snabbt växande företag kan dra stor nytta av enkäter och fokusgrupper om resepolicyer, så att alla röster blir hörda, både från nya och mer rutinerade anställda. Med tanke på att den typiska medarbetaren på B.R.O. Capital är en lång man i kostym är det inte otänkbart att extra benutrymme bokas som standard på företagets affärsresor. Men eftersom Purl bara är en fjärdedel så stor som arbetskamraterna är extra benutrymme inget som förbättrar reseupplevelsen för henne. 

Med hjälp av enkäter och fokusgrupper kan du få en bra bild av vad som är viktigt för de anställda. Dr Christian Spieker, Head of Corporate Services på ZEB, hade rätt när han sade: ”Du måste lyssna på folk. Det finns ingen absolut sanning.” 

Genom att göra det enklare för personer som Purl att uttrycka sina behov kan du få dem att känna sig inkluderade i teamet och slippa känna att de hela tiden måste komma med särskilda önskemål, eller leva i någon slags ständig, dold kamp mot normen. En resenär som Purl kanske blir tilldelad extra benutrymme för att sitta och svänga med sina rosa ben av garn, när hon hellre skulle vilja få den transport hon behöver när hon landar. 

2. Ge dina medarbetare vad de behöver 

Jaime-Alexis Fowler på Empower Work uttrycker det så här: ”Små, positiva åtgärder kan få en betydande effekt på upplevelsen.” Purl hade till exempel känt sig mycket mer inkluderad på B.R.O. Capital om hon hade blivit tillfrågad om hennes perspektiv på saker. 

Fowler föreslår att man introducerar nya kommunikationsvägar utanför mötena, så att det finns utrymme för de som föredrar andra sätt att säga vad de tycker och tänker. Om du till exempel håller i ett möte om resepolicy kan du ange några frågor att reflektera över redan i inbjudan till mötet, så att alla kan dela med sig av sina tankar i förväg. Avsluta sedan mötet med att erbjuda andra sätt att ge feedback, såsom tidigare nämnda enkätundersökningar och fokusgrupper. Då når du även fram till de lite mer introverta medarbetarna och deras åsikter. 

Att göra ändringar i företagets kultur och policy kan vara en riktig utmaning och kräver ett visst tålamod. Det kan vara så att ditt team drar sig för att byta arbetssätt, eller att din chef kanske är skeptisk till en mer flexibel resepolicy. Ge dem möjligheten att uttrycka sina tveksamheter och tid att vänja sig vid förändringarna.

3. Ta fram en flexibel policy, med till exempel ett totalt pris per natt för varje stad  

En god företagskultur uppstår lättare i företag som har en resepolicy som anpassar sig till individuella behov. Medan grabbarna på B.R.O. Capital kanske föredrar mer pengar att spendera på mat, kan det hända att Purl, som är lite mindre, hellre lägger slantarna på ett bättre boende. Att alla ska ha exakt samma upplägg gynnar inte Purl, och även många av hennes kollegor i kostym skulle nog kunna dra fördel av lite större variationsmöjligheter. 

När ett företag tar fram ett totalt pris per natt för varje stad – som tar i beaktande såväl kulturella som geografiska skillnader – får resenärerna större möjlighet att ta egna beslut. Det är till fördel för alla: de anställda får en bättre helhetsupplevelse, och företaget håller kostnaderna för affärsresor inom budget. Dessutom kan en sådan flexibilitet öka intresset för affärsreseprogrammet och förbättra efterlevnaden av resepolicy. Som sagt, det är till allas fördel. 

4. Se till att alla har tillgång till rätt verktyg 

Information sprids snabbt på B.R.O. Capital. Purl hade inte ens klivit ur hissen på sin första dag på jobbet förrän kollegernas telefoner började surra med informationen om att det var en ny medarbetare på ingång. I det här fallet ledde teknologin till att Purl blev utanför, men den kan även vara ett bra verktyg för att medarbetarna ska kunna hålla kontakten med varandra och vara informerade. 

Att efterleva en flexibel resepolicy är lättare om man har tillgång till flexibla verktyg. Se till att de anställda kan ta sina egna resebeslut (inom policy) med hjälp av en plattform som passar deras arbetssätt. De som reser mycket i jobbet behöver enkelt kunna ändra sina planer under resans gång. De behöver ha tillgång till ett verktyg som Egencias bokningsapp, som ger dem den friheten. Så här uttrycker sig Niklas Nordström, strategisk inköpare på Attendo, om sina resenärer: ”[De] förväntar sig samma service oavsett om de bokar online, offline eller i mobilen. Bokningsprocessen måste vara snabb och enkel.” 

5. Använd den befintliga företagskulturen för att genomföra förändringar 

Även om det är svårt i början kommer Purl senare på att hon kan använda humor för att passa in på kontoret, och så småningom förändra jargongen. Genom kaxig entusiasm och anpassningsförmåga lyckas hon ställa sig in hos kollegorna. 

Idealfallet är att teamet är mottagligt för förändring, och att anpassningen är ömsesidig och inte bara faller på en person. Men om du försöker införa en mer flexibel resepolicy kan det ändå vara till stor nytta att du är införstådd med det aktuella företagsklimatet. Med ett seriösare team kan du kanske luta dig mot det som du vet fungerar och informera om den nya resepolicyn i ett vanligt e-postmeddelande. Om personalen istället är lite mer lekfull kan du sätta ihop en kort, rolig video och lägga upp den på intranätet, så att de anställda kan få ta del av informationen med ett leende på läpparna. 

Vare sig du är ett spralligt garnnystan på ett företag fullt av kostymklädda finansmän, eller en Travel Manager på ett snabbt växande företag, kan Purl ge dig nyttiga insikter. När du planerar din resepolicy ska du komma ihåg att flexibilitet, i kombination med goda möjligheter för resenärerna att ge feedback, kan leda till mer engagerade medarbetare, som är lojala mot företaget. 

Läs mer om på vilket sätt mångfald och en inkluderande företagskultur är viktigt för ditt snabbväxande företag i vår artikel Vad growth hackers vet om affärsresor