Vad kan du lära dig från affärsresebranschens respons på covid-19?

Coronavirus Changes Corporate Travel

Travel Managers har haft ett stressigt år. Efter en utmanande period då Travel Managers växlade mellan att försöka hitta sina resenärer, avboka affärsresor och uppdatera Världshälsoorganisationens webbsida finns det mycket information att lära sig av.

Vi på Egencia har genomfört en serie bestående av fyra webbinarier med affärsresenyheter, för att hjälpa företag att få en uppfattning om vad som har hänt i branschen sedan coronavirusets utbrott. Under dessa webbinarier har vi även delat med oss av information och analyser från resechefer, Travel Managers och reseleverantörer, för att göra det lättare för företag att planera inför framtiden.

I den första sessionen sammanfattade Egencias VD Ariane Gorin krisens tidiga skeden och resebranschens inledande respons. Ariane berättade om hur något som till en början kändes som ett isolerat problem snabbt förvandlades till en global pandemi. Nu när tiden för snabba reaktioner verkar vara över, reflekterar företag över hur de kan anpassa sig för framtidens affärsresor.

Se webbinariet för att få analyser och tips om hur du förbereder dig för att nylansera ditt affärsreseprogram.

En respons med kunden i fokus

Kommunikation i båda riktningar mellan oss som affärsresebyrå och våra kunders Travel Managers blev viktigare än någonsin. Vi ställde snabbt in vårt fokus baserat på våra kunders feedback och förfrågningar. Vi kommunicerade också med våra kunder genom så många kanaler som möjligt för att hantera och dela med oss av det konstanta flödet av ny information.

Internt förberedde vi våra Account Managers med dagliga uppdateringar och ett internt meddelandeflöde. Externt skickade vi samtidigt ut dagliga aviseringar till Travel Managers och uppdaterade ständigt vårt hjälpcenter och våra andra sidor. Den ständiga kommunikationen slutade dock inte där. Saker och ting förändras fortfarande i samband med att världen går in i en ny fas för resande, och kommunikation kommer även i fortsättningen att vara avgörande.

Förbereda affärsresenärer inför det nya normalläget

I samband med att affärsresandet återupptas och företag låter sin personal resa igen finns det flera saker för Travel Managers att fokusera på. Följande tre punkter ligger högst upp på vår lista: 

  1. Regler från myndigheter: Dessa kan variera beroende på stad, region, land och transportmetod. Samarbeta med din affärsresebyrå och lämpliga riskhanteringsleverantörer för att utvärdera riskerna och informera resenärerna om regler.
  2. Förbättra säkerheten genom upptag och efterlevnad: Tänk dig följande: Du har utformat dina nya affärsresepolicyer och arbetat med din affärsresebyrå för att väva in dem i bokningsverktyget. Du använder även din affärsresebyrås teknologi för resenärsspårning, så att du kan ta reda på vart dina resenärer är på väg och var de har varit. Jättebra, men om du inte har något onlineupptag kommer det inte att spela någon roll. Då kommer dina resenärer inte att se dina resepolicyer, och du kommer inte att kunna spåra dem i nödsituationer. Nu är rätt tid för att uppmuntra till efterlevnad av resepolicy och betona hur viktigt det är.
  3. Håll dina kontaktuppgifter uppdaterade: Oavsett om dina anställda är nya eller har jobbat länge på företaget kan deras kontaktuppgifter snabbt bli inaktuella. Be dina anställda att uppdatera sina kontaktuppgifter och kontaktpersoner vid nödfall.

Har affärsresor fortfarande ett värde?

Oavsett om du har personal på resande fot just nu eller om du funderar på när det är dags att börja resa igen, är just nu den perfekta tidpunkten för att utvärdera vad du har lärt dig från covid-19-krisen och uppdatera ditt affärsreseprogram. Som proffs inom resebranschen är vi starkt övertygade om att möten ansikte mot ansikte har ett värde, och faktumen gör detta tydligt. Definiera hur du ska sätta dina resemål och mäta avkastningen för att visa vad du kan uppnå med ditt affärsreseprogram.

Hantera förändring

Som Ariane nämnde under webbinariet testades affärsreseprogram till gränsen under covid-19-krisens tidiga skeden, då affärsresenärer fortfarande var på resande fot, resor ställdes in och det var oklart när resenärerna skulle kunna återvända.

Våra senaste innovationer har i stor utsträckning fokuserat på att ge stöd åt resenärer och Travel Managers, så att de snabbt kan hantera dessa utmaningar. Vi har bland annat skapat onlineformulär för att hjälpa resenärer att själva avboka sina resor, så att de sparar tid och slipper långa telefonköer.

Vad väntar härnäst för affärsresor?

Vägen till fullständig återhämtning är inte helt tydlig. Ariane avslutade med att påpeka att folk kommer att vara nervösa inför att resa igen. Travel Managers måste lyssna på resenärerna och hjälpa dem med deras oro genom att erbjuda information som vår checklista för säkra resor.

Se webbinariet för att få fler analyser och rekommendationer som kan hjälpa dig att förbereda nylanseringen av ditt affärsreseprogram.