Vad innebär hantering av affärsresor?

Hanterat affärsreseprogram

Oavsett vilken bransch du är verksam i är alla aspekter av ditt företag beroende av planering, organisering och analys. En av dessa aspekter är affärsresor, och här ingår mycket mer än att bara boka flygbiljetter och hotell. Kraven på ett fungerande affärsreseprogram är många, från hantering av logistik och reseutgifter till att spåra resenärer och hålla koll på kostnader.

Det finns många fördelar med att ha ett hanterat affärsreseprogram. Utöver att göra det möjligt för dig att spåra och hantera dina reseutgifter hjälper ett väl genomfört program dig också att hålla dina resenärer säkra och erbjuda dem personaliserade resealternativ. Dessutom kan dina resenärer boka och uppdatera sina resor från skrivbordet eller i farten via mobilappen. Ett affärsreseprogram bör också ge dig den teknologi du behöver för att kunna ta fram djupgående dataanalyser, så att du kan optimera ditt program genom att bland annat öka efterlevnaden, hitta nya besparingsmöjligheter och spara tid.

Vilka är fördelarna med ett affärsreseprogram?

Företag i alla storlekar kan dra nytta av ett affärsreseprogram. Växande företag behöver en affärsresebyrå som kan hjälpa dem att utveckla och expandera sitt affärsreseprogram. Globala organisationer behöver en affärsreselösning som kan skräddarsys för varje region där de är verksamma, så att lokala krav och resealternativ kan styras centralt och är lätta att hitta. Detta innebär också att varje område kan utvärderas separat vad gäller till exempel efterlevnad, kostnader och pristak.

På Egencia hjälper vi Travel Managers på flera sätt:

  • Vi tillhandahåller verktyg för att skapa en resepolicy som uppfyller företagets avkastningsmål genom att övervaka och prognostisera reseutgifter. En väl utformad policy hjälper också till att öka efterlevnaden, och när efterlevnaden ökar, sjunker kostnaderna.
  • Via Egencias bästa pris erbjuder vi besparingsmöjligheter på 35 000 hotell. Vi har även exklusiva sista minuten-erbjudanden i mobilappen som ger upp till 70 procent rabatt, och du får tillgång till ett omfattande reseutbud från Expedia Group, så att du lättare kan hitta resealternativ inom budgeten.
  • Egencia Analytics Studio erbjuder optimeringsrapporter som identifierar ännu fler besparingsmöjligheter. Med verktygen för prestandamätning kan du jämföra dina utgifter med andra företag i samma storlek. Du kan sedan dra nytta av dessa uppgifter för att förhandla fram bättre priser på hotell och flyg.
  • Med hjälp av verktygen för datavisualisering kan du enkelt skapa rapporter om dina vanligaste resvägar bland individer och grupper, ta reda på företagets koldioxidinverkan och förstå hur globala resor påverkas av situationer som covid-19.

Behöver du hjälp med att utforma en resepolicy? Vi erbjuder en gratis guide.

Hur förenklar teknologi hanteringen av affärsresor?

När det handlar om resor är teknologi viktig. Detta gäller lika mycket på dagens arbetsplats som i ditt privatliv. Att boka affärsresor bör vara lika smidigt som att boka en semester. Vi förstår detta, och Egencia var den första innovatören inom digitala affärsresor. Vi har själva skapat och äger den teknologi vi använder för att hantera affärsresor. Detta gör att vi snabbt kan hitta nya lösningar och leverera en komplett och smidig reseupplevelse från början till slut som både resenärer och Travel Managers uppskattar.

Egencia ger dig allt du behöver för att skapa och hantera ett framgångsrikt affärsreseprogram. Du kan enkelt hantera resenärprofiler, betalningsalternativ och resepolicyer, samt använda riskhanteringsverktyg som Egencias resenärsspårning för att lokalisera affärsresenärer i nödsituationer. När allt är samlat på en plats blir det också lättare att boka och godkänna resor. Du behöver varken använda flera olika bokningsverktyg eller komplicerade godkännandeprocesser. Och du kan boka, göra policyuppdateringar och godkänna resor var du än är, på vilken enhet som helst.

Resenärer meddelas om händelser som skulle kunna störa deras resor, och om de behöver hjälp kan de använda funktionen Egencia AssistMe för att bli uppringda inom några minuter. Våra resekonsulter använder samma verktyg som resenärerna och resebeställarna, och de har tillgång till alla resenärers fullständiga resplaner för att kunna lösa alla problem så snart som möjligt. Våra experter erbjuder support dygnet runt, varje dag, både online och offline.

Vilken roll spelar resedata?

Vår teknologi förstärks av ett överflöd av affärsresedata från Egencia och Expedia Group. Maskininlärning appliceras på vad vi vet om affärsresepolicyer, bokningshistorik, boendepreferenser, mätvärden från resebranschen och en mängd annan information, för att vi ska kunna erbjuda ett lockande och relevant reseutbud. Resenärerna kan hitta alternativ som efterlever policyn högst upp i sökresultaten, vilket gör det enkelt att följa policyn, håller kostnaderna under kontroll och leder till nöjda resenärer.

Som en del av Expedia Group kan Egencia erbjuda samma alternativ och priser som dina resenärer hittar på Expedia.se eller Hotels.com. Dessa alternativ visas sida vid sida med Egencias särskilt avtalade företagspriser. Med Egencias bästa priser får dina resenärer tillgång till exklusiva flyg- och hotellerbjudanden som inte är tillgängliga för andra affärsresebyråer. Resenärerna kan även dra nytta av bekvämligheter som flexibla avbokningspolicyer, frukost och wi-fi.

Hantering av affärsresor från Egencia

Affärsreseprogrammet bör hjälpa dig att effektivisera dina resor, spara tid och pengar samt ta hand om dina resenärer, och du bör få tillgång till konkret resedata och support dygnet runt.

Vi på Egencia är alltid redo att hjälpa våra kunder med allt från introduktionsarbete till stöd vid trafikstörningar. Lär dig mer om hur Egencias expertis inom affärsresor kan hjälpa dig att få ett framgångsrikt affärsreseprogram.