Utläggshantering för affärsresor och vägen mot ökad tillväxt

Tillväxtpusslet

Utläggshantering för affärsresor brukar mest handla om att begränsa resekostnaderna. Det vissa företagsledare har börjat inse är dock att resor också kan driva ökad tillväxt. Personliga möten är de platser där flest avtal sluts. När anställda reser för att möta potentiella kunder är det mer sannolikt att de konverterar än om de kontaktas på telefon. Att urskillningslöst dra ner på resebudgeten är inte alltid för företagets bästa. Utmaningen är att förstå vilka resor som faktiskt höjer tillväxten, och det kan du bara göra med hjälp av data och analys.

Kopplingen mellan resor och intäkter

Det är förståeligt att företag ofta försöker spara in på resor, speciellt vid svackor i intäktsflödet. Visst kan det verka förnuftigt att dra ner på resekostnader och utlägg eftersom ett företag fortfarande kan fungera utan att personalen är ute och reser. Men många finanschefer och inköpschefer är också medvetna om att nedskärningar på resor inte alltid är för företagets bästa.

Har du någonsin sett en kund titta på klockan eller hålla tillbaka en gäspning på telefon? Nej, det är ju inte så lätt att göra. Vid ett personligt möte skulle du genast märka att det var något fel på vart konversationen var på väg. Om ditt jobb är att generera intäkter så förstår du också att det finns många situationer där det är av högsta vikt att närvara personligen. Ett personligt möte gör det inte bara lättare att uppfatta subtila signaler, men det visar även att du faktiskt är tillräckligt intresserad av kunden för att åka dit.

Anställda som har direktkontakt med kunder är ofta direkt beroende av företagets resebudget för att sluta avtal och öka försäljningssiffror. Det syns om man ser närmre på data. År 2017 spenderades 317 miljarder USD på resor inom amerikanska företag, och intäkterna låg på 6,8 biljoner USD, ett tecken på att investering i resor kan medföra hög avkastning. Tidigare studier från U.S. Travel Association bekräftar samma sak.

Eller ta hotell- och restaurangbranschen som exempel. För en tid sedan oroade sig hotellägare över att webbaserade möten skulle minska behovet för fysiska möten och evenemang. Men trots förbättringar i virtuell mötesteknologi värderar många företag evenemang högt. Detta är en logisk följd av att konverteringen är väsentligt högre för personliga möten med potentiella kunder.

Så kan intelligent utläggshantering driva tillväxten

Både finanschefer och inköpschefer vet att det inte är slumpmässigt vilka resor som genererar intäkter. Det finns ingen lag som säger att ”boka resan så följer intäkter” i företagsvärlden. Tillväxt och effektivt verkställd strategi inträffar när det finns en smart utläggshantering för affärsresor. Genom att förstå hur resor bidrar till lönsamma avtal och nya kunder kan du se till att lägga dina reseutgifter på saker som hjälper verksamheten.

Resor och tillväxt är också sammanvävda vad gäller geografisk expansion. En av Egencias kunder, en startup inom utbildning, berättar att utläggshantering för resor hjälpt dem att öppna kontor på nya platser på ett kostnadseffektivt sätt. När ett företag öppnar nya kontor kan det leda till oförutsett ökade reseutlägg. Det beror delvis på att anställda måste kunna förflytta sig mellan kontoren medan det nya kontoret etableras och ny personal anställs. Resebokning på det nya kontoret kan också ske utanför den centraliserade affärsresepolicyn. Genom att samarbeta med Egencia och använda vår plattform kunde företaget spåra sina utgifter och resenärernas efterlevnad av policy, något som gjorde att de kunde öppna kontor på nya platser utan att spräcka sin resebudget.

Ökade intäkter måste sammanfalla med utgiftskontroll för att slutresultaten också ska förbättras. Att öka försäljning och utgifter är ingen vidare effektiv hjälp för intäkter, och det är därför företag behöver en effektiv process för Travel Management. Affärsresor är ett företags näst största kontrollerbara utgiftspost. Utmaningen är att dra ner på kostnaderna för resor utan att påverka avkastningen för företaget. Det är här en affärsresepartner och bra teknologi är lösningen.

Med effektiv Travel Management kan du spara upp till 20 procent på direkta resekostnader och 65 procent på indirekta kostnader. Egencias kund Nasdaq sparade hela 500 000 USD på sex månader med vår reseplattform. Du skulle också kunna spara så mycket. Ta följande exempel: Hotellkostnader utgör 14 procent av de totala reseutgifterna, men andelen hotell som bokas i jämförelse med antal övernattningar ligger bara på 40 procent. Det innebär att 60 procent av alla boendekostnader hamnar utanför företagspolicyn. Om ditt företag har 14 miljoner i bruttobudget för boende förlorar du därmed över 8 miljoner i utgifter.

Genom att samarbeta med rätt affärsresebyrå kan du öka andelen hotell som bokas tillsammans med resan och öka insynen över bokningar inom och utanför ditt reseprogram. En affärsresebyrå med fokus på teknologi kan erbjuda automatiska notiser för resans ägare om boendet som bokas ligger utanför policy.

Vikten av data

Data är ovärderligt när det kommer till att maximera intäkter i samband mer reseutläggshantering. Effektivitet är en faktor, och med hjälp av detaljerade, automatiska rapporter för resedata får inköpsavdelningen tydligare insyn över reseutgifter utan att de som reser behöver lägga tid på att skriva ner uppgifterna manuellt.

Detaljerna är viktiga. Egencia Analytics Studio ger dig en sammanfattning av reseutgifter och programefterlevnad i hela din organisation. Verktyget visualiserar tydligt hur ett reseprogram fungerar. Det gör att Travel Managers kan se data, upptäcka dolda insikter och identifiera nya möjligheter att spara. På så vis kan utgifter optimeras för både flyg, hotell, tåg och hyrbilar. Med Analytics Studio kan användare visualisera hur förbokning kan påverka utgifter i realtion till både policyefterlevnad och resetyp (t.ex. utrikes och inrikes)

Utläggshantering för affärsresor banar vägen mot ökad tillväxt. Genom att samarbeta med en affärsresebyrå med en bra teknologisk plattform får du alla de verktyg och processer som behövs för att ha koll på dina reseutgifter och efterlevnad av policy, så att du kan fokusera dina utgifter på resor som ökar din tillväxt.

Ladda ner vårt white paper här för att läsa mer om Egencia och framtiden för inköp och resor.