Av Karri Alexion-Tiernan, Senior Director, Product Marketing

Att resa kan vara stimulerande. Det är alltid ett äventyr att besöka avlägsna platser och träffa nya människor – oavsett om det gäller en affärsresa eller en semester.

Men det kan snabbt börja kännas jobbigt om du blir akut sjuk på en affärsresa, om ditt flyg blir inställt efter ett långt möte eller om du måste ta ett annat flyg på grund av oväder. Sådana situationer inträffar aldrig vid lämpliga tillfällen. Det är alltid när du måste komma hem till barnen, när du har bestämt träff med vänner som du inte sett på flera år – eller när du äntligen ska gå på den där dejten som ni har planerat under en längre tid som något oväntat händer. Vi känner väl alla igen den där känslan av att bara vilja vara hemma.

Trots att Egencia inte har kontroll över dessa störningar så kan vi göra det enklare för dig att hantera stressen när resplanerna inte går som de ska, oavsett om det rör sig om före, under eller efter resan.

Egencia har ett unikt sätt att kombinera dina medarbetare, våra globala partners och pålitlig reseteknologi för att kunna erbjuda en modern affärsreselösning i världsklass. Dessutom finns våra kundservice- och Account Management-team här för dig och kan hjälpa dig med vilken situation som helst, när som helst.

Det bästa för affärsresenärerna? Hela systemet ägs, utvecklas och hanteras av Egencia. Allt du behöver finns därför tillgängligt var du än är – online eller via vår mobilapp – på ett sätt som är intuitivt, bekant och användarvänligt.

Innan resan

När jag säger att Egencia alltid arbetar för dig menar jag det. När jag bokar affärsresor får jag hjälp av sökresultat som tillhandahålls av Smart Mix. Smart Mix är en affärsreseteknologi som Egencia har skapat utifrån maskininlärningsalgoritmer.

Smart Mix använder till exempel mina rekommenderat hotell, lojalitet till vissa kedjor, bokningshistorik och hotell som jag har sökt efter som exempel på variablerna det tar i beaktande när det rekommenderar ett hotell. Sedan visar det de bästa alternativen för mig baserat på mina preferenser för dessa variabler. Det betyder att jag ser hotell som jag föredrar och som är i linje med policy. Ju mer jag reser, desto mer lär sig Smart Mix – och desto bättre blir även mina sökresultat. Det spelar ingen roll vart jag reser. Det gör att jag sparar tid eftersom jag slipper bläddra igenom flera sidor med alternativ och jag vet dessutom att jag inte kommer att bli överraskad när jag kommer fram till hotellet.

En annan innovativ funktion som mitt teams budget kan dra fördel av är vår Savings Finder-teknologi. Savings Finder övervakar flygpriserna från och med bokningstillfället för att se om det finns billigare biljetter för min resplan. Om systemet hittar sådana biljetter bokar det om till det lägre priset utan att jag behöver göra något och behåller samma plats, klass, resväg och restider. Det är fantastiskt. Jag arbetar för Egencia och under tiden arbetar vår affärsreseteknologi för mig i bakgrunden för att spara pengar åt företaget – och jag behöver inte lyfta ett finger för att få det att hända.

Även våra kunder tar del av dessa besparingar. Fram till idag har Savings Finder for Air sparat miljontals pund åt våra kunder och vi förväntar oss att dessa siffror kommer att fördubblas under 2020. Vårt team kommer att lansera Savings Finder for Hotel under det första kvartalet 2020, vilket innebär att vi även kommer att kunna spara pengar på mina hotellbokningar. Tack vare alla dessa besparingar kan jag nu skicka mitt team på en konferens, på ett kundbesök eller till ett kontor på annan ort för att ta fram nya innovationer.

Ett annat sätt som Egencia tar hand om dig även innan du stiger ut genom dörren är genom vårt kriskommunikationsteam. Det här teamet övervakar väder och händelser över hela världen så att resenärer och Travel Managers kan hålla sig uppdaterade genom aviseringar från Egencias resenyheter och resenärscenter.

När något är på gång skapar teamet rapporter om Global Customer Impact och skickar sedan personliga meddelanden till Travel Managers och resenärer som kan påverkas. Det här robusta nätverket av övervakning och notiser innebär att Egencia proaktivt hjälper dig att byta resväg eller ändra dina planer redan innan kaoset börjar.

Här är ett exempel på hur det fungerar i praktiken: En grupp anställda från Egencia var på konferens i Frankrike med kollegor från ett annat företag som använder en konkurrerande affärsresebyrå. När vårt team berättade att de just hade ändrat sina resplaner på grund av en reseavisering de fått genom Egencias app angående en nära förestående strejk, svarade kollegorna: ”Vilken strejk?”. De medgav lite skamset att deras affärsresebyrå inte skickade några reseaviseringar i realtid.

Under resan

Vad händer när något inträffar under tiden som du reser?

Egencia hjälper dig även då med aviseringar i appen och via SMS för att ge Travel Managers och affärsresenärer de senaste nyheterna och informera dem om vad vi gör angående situationen och vad de bör göra härnäst.

Utöver reseaviseringar har Egencia även fler än 3 000 resekonsulter som är skickliga problemlösare. De kan hjälpa dig dygnet runt, sju dagar i veckan, varje dag och året runt i fler än 60 länder och på fler än 32 språk. Dessutom vet resekonsulterna vem du är, var du är och vart du är på väg så fort de lyfter på luren.

När jag hamnar i en trafikstockning som gör att jag riskerar att missa mitt flyg, eller när min gate ändras till en som ligger långt bort på flygplatsen så att jag riskerar att missa min anslutning och jag måste springa, så tycker jag att AssistMe är smidigt. Det är bara att trycka på AssistMe-knappen i Egencias app så ringer en resekonsult upp mig inom några minuter (ofta till och med snabbare) för att hjälpa mig. Jag behöver inte slå några nummer eller kopiera och klistra in, utan det är bara att trycka på knappen så ringer de upp mig och frågar vad jag behöver hjälp med. Det är svårt att sätta ord på hur mycket den där lugna, självsäkra rösten hjälper mig att hantera stressen och se framåt.

Dessutom finns inget komplicerat användargränssnitt att klura ut, och du behöver inte växla mellan flera olika appar, vilket är mycket behjälpligt när du redan är frustrerad av situationen. Något jag verkligen uppskattar är att vi med våra enhetliga affärsreselösningar har tillämpat många saker som vi har lärt oss av att skapa en utmärkt kundupplevelse med Expedia (som jag använder för att boka personliga familjeresor) i Egencias app för affärsresenärer. Jag känner därför igen många av funktionerna som jag använder i privatlivet och som även går att använda i tjänsten, vilket gör saker och ting enklare och mer intuitivt för mig.

Ett annat viktigt sätt som Egencia hjälper dig med säkerheten på resan när störningar uppstår är med hjälp av vår resenärsspårning. Resenärsspårning innebär att Travel Managers kan granska specifika områden på en karta och se vem som är – eller kommer att vara – i området inom ett visst datumintervall. De kan sedan kontakta dessa resenärer direkt.

Att Egencia övervakar händelser som kan påverka mig, även om jag inte känner till dem, får mig att känna mig säkrare. Det gör att jag kan fokusera på mitt arbete och lita på att Egencias reseteam vet hur man hanterar oväntade händelser, och att de kommer att hålla mig uppdaterad och säker.

När jag kommer fram

Vid nödsituationer arbetar Egencia hårt bakom kulisserna långt innan jag kommer fram. Om några komplikationer uppstår längs resvägen meddelas Egencias reseexperter om detta och ser till att ordna en sen incheckning eller boka om min resa om det behövs.

Så fort jag har landat hjälper Egencias app mig att fatta smarta beslut om jag skulle anlända rakt in i ett kaos. Låt säga att jag landar i München där trafiken är fullständigt kaotisk på grund av en pågående händelse. Appen visar mig då hur lång tid det tar att ta sig från en plats till en annan med hjälp av en mängd olika transportmedel – tåg, buss, promenad eller Uber – så att jag kan vara flexibel och välja det som passar mig bäst.

Framtidens fantastiska reseupplevelser

Jag förutspår att det kommer att bli ännu bättre i framtiden trots att saker och ting fungerar så väl nu. Ta Smart Mix som exempel. AI-programmet kan redan nu visa de bästa resultaten utifrån dina preferenser, resepolicy och prissättning, och systemet blir allt smartare.

Egencia kan redan synkas med din jobbkalender. Men i framtiden är det möjligt att programmet kan lära sig var du behöver vara under ett antal dagar av resan och sedan föreslå ett hotell som skulle passa för att besöka alla dessa platser, samtidigt som det efterlever resepolicy och stämmer överens med dina preferenser.

Ju närmare samarbete leverantörerna har med affärsresebyråerna, desto enklare kan vi skapa en anpassad bokningsupplevelse för våra gemensamma kunder. Jag föredrar till exempel att inte äta frukost på hotellet eftersom jag gillar att börja dagen med en kort promenad och att ta en kaffe och ett bakverk på ett lokalt kafé (särskilt i Europa!). I framtiden är det möjligt för söknings- och sorteringsteknologin att förstå och lära sig mer om de bekvämligheter som jag föredrar för att ytterligare förfina sökresultaten efter mina preferenser. Om det händer kommer mina sökresultat inte att prioritera hotell där frukost ingår. Men min kollega som tycker om att sova länge och älskar rumsservice kommer att få andra rekommendationer som baseras på hennes tidigare val.

Vi kanske till och med kan ta det ett steg längre. Tänk om det skulle vara 10 grader kallare än du förväntar dig när du landar och du har glömt att packa ned vantar? Då behöver du inte oroa dig. Eftersom Egencia alltid övervakar vädret och kan identifiera plötsliga förändringar kan sådan information användas för att föreslå saker som du kanske behöver på din destination. Vi skulle kunna skicka ett meddelande till dig och fråga om du vill att vi levererar ett par vantar till ditt hotell. Om du då svarar ja faktureras transaktionen till ditt registrerade kreditkort och vantarna levereras till hotellet innan du anländer. Skulle inte det vara fantastiskt?

Eller föreställ dig att du är på väg till en ny stad där du har bokat en hyrbil. Egencia använder redan maskininlärning för att analysera bokningar och recensioner. I framtiden kan det vara möjligt att använda den inlärningen för att föreslå alternativ och bättre transportmedel i vissa städer. Så du kanske skulle få en rekommendation om att köpa ett transitpass istället för att hyra hyrbilen, och du skulle även kunna köpa det direkt.

Vartefter Siri, Alexa och andra röststyrda AI-program blir allt vanligare i vår vardag kan vi förvänta oss att röstkommandon kommer att bli ett allt vanligare sätt att interagera med våra enheter, och förr eller senare bli vanligare än knapptryckningar. Det finns redan nu trådlösa hörsnäckor och hörlurar som använder dessa teknologier. Varför inte säga: ”Egencia, vilka flyg finns tillgängliga på måndag 7:00 från Seattle till London”? När du har hört alternativen kan du sedan svara: ”Boka det första alternativet med kreditkortet i min profil”. Föreställ dig detta – inga händer, ingen manuell sökning, bara en bokning som slutförs på några minuter (eller kanske till och med några sekunder). Framtidens affärsresande har aldrig verkat så enkelt.

Teknologierna kommer att fortsätta att utvecklas så att vi en dag kommer att kunna boka en hel resa – var som helst i världen, oavsett hur komplicerad den är och på vilket språk som helst – helt utan att använda våra händer. Kanske kommer du göra det på telefonen, med klockan eller någon annan enhet som håller på att utvecklas och som vi inte sett ännu.

Alla dessa innovationer ger affärsresenärer fler möjligheter och mer flexibilitet samtidigt som varje steg på resan blir enklare, så att vi kan fokusera på att ge resenärerna mervärde på sina resor.

Jag måste erkänna att jag inte är särskilt bra på planering. Jag vet på ett ungefär hur mycket tid jag behöver för att gå igenom säkerhetskontrollen för att hinna med ett flyg och jag brukar sällan fundera på nästa steg förrän jag kommit fram. Men om ett problem uppstår vill jag veta att det finns någon som jag kan vända mig till för att få hjälp. Varför? Jo, för att jag har två små pojkar och en make som väntar på mig där hemma. Så trots att jag älskar spänning, äventyr och en och annan turbulent avvikelse från resplanen när jag är ute och reser, så uppskattar jag även att jag kan känna mig trygg i att Egencia alltid är redo att hjälpa mig och se till att jag kommer hem.