Ta del av expertanalyser om affärsresor

Panel discussion on business travel culture at Egencia Elevate in London

Av Rob Greyber, VD på Egencia

Egencia har banat väg för nya innovationer inom affärsresebranschen i nästan 20 år.  Nu när vi är på väg in i ett nytt årtionde ser vi fler möjligheter än någonsin för Egencia och våra kunder.

I september 2019 hade jag privilegiet att ta del av den senaste forskningen samt de senaste råden och synpunkterna om framtidens resor. Detta skedde tillsammans med en grupp branschexperter på Egencia Elevate Tour i London.

Egencia Elevate Tour har tagit sig runt i världen sedan maj 2019.  Under mötena har vi delat med oss av viktiga analyser från några av branschens mest framträdande personer. Vi har diskuterat dessa analyser för att förstå vad som håller på att förändras inuti företagen.  Allt från resekultur till teknologiska trender har diskuterats. Vi har fått dela med oss av erfarenheter från några av våra mest värdefulla kunder, andra inom branschen och kollegor – och det är inte över än.

Att förstå affärsresor

Vi hjälper företag att hitta lösningar på deras utmaningar som rör affärsresor genom att själva sätta oss in i utmaningarna och samarbeta som ett team med hjälp av telefonsamtal och videokonferenser varje dag. Men det är verkligen svårt, och det finns inget alternativ som ersätter att närvara på plats. Vi prioriterar affärsresor och förstår att de påverkar företagens resultat. Detta stämmer överens med våra egna erfarenheter, och det reflekteras även i forskningen. Ett exempel är rapporten från Harvard Business Review Analytic Services i samarbete med Egencia, ”Travel culture: Your competitive advantage in a global market”. Rapporten visar att företag med en stark resekultur, där ledningen och processerna behandlar affärsresor som en strategisk investering som skapar värde, får bättre resultat.

Balans mellan människor och kostnader

Vi pratade om den rapporten mer ingående på Egencia Elevate London. Under morgonens paneldiskussion pratade jag med Caroline Strachan, Managing Partner på Festive Road, och Susilla Galantis, Efficiency Projects Director på L’Oréal, för att diskutera resor, resekultur och deras plats i en affärsstrategi.

Caroline ansåg att rapporten ”kan vara ett av branschens viktigaste forskningsarbeten”. Företag måste bestämma vad som är viktigast – kostnader eller människor? Dessa kunniga och talangfyllda personer måste fokusera på destinationen, inte på resan. Bokningen och resan ska bara fungera, så att resenärerna kan vara redo när de väl landar. Det är det som är det viktigaste. Vd:n för en av våra kunder, som är en advokatbyrå, sa så här till mig: ”Vi måste sluta behandla inköp av affärsresor som inköp av toalettpapper.”

Människor är en prioritet för många företag, och kostnad kommer alltid att vara en viktig faktor. Men som vi upptäckte under evenemanget ser många organisationer på affärsresor som en del av deras strategi, oavsett om det är för att skapa förändring, engagera kunderna eller skapa tillväxt. De företagen använder policy, data och feedback för att mäta hur framgångsrikt varje initiativ är.

Policy och mångfald

På Egencia uppmuntrar vi kunder att se policyn som ett sätt att förenkla resorna. Ett företags kultur definierar företagets policyer och hur de anställda reser. Policy spelar därför en viktig roll i resekulturen. Hur företagets anställda reser kommer att ha en stor inverkan på avkastningen som helhet. Men vad innebär detta för mångfalden och flexibiliteten? Borde policyn vara densamma för alla?

”För att det ska bli rättvist bör den vara densamma för alla, men vi har en flexibel policy som ger utrymme för olika scenarier”, förklarade Susilla. Caroline höll med. ”Du måste arbeta tillsammans med HR, ställa rätt frågor och använda svaren för att skapa din policy och kultur.”

En bra matchning av kulturer

Hur ser då en stark resekultur ut?

”Ofta beskriver vi [kultur] som ’hur saker fungerar när ingen ser på’. Det är vad folk är vana vid när de fattar beslut”, sa Caroline.

Susilla berättade om hur de hittade rätt kultur på L’Oréal. ”Vi letade efter en affärsresebyrå som var kostnadseffektiv, men budget var inte vår högsta prioritet. Vi ville framför allt veta mer om feedback och onlinebokning. Innan vi började samarbeta med Egencia var andelen onlinebokningar endast 59 %, och nu efter bara två månader är den uppe på 95 %.”

”Vi har funnit att när kulturen är rätt, blir det affärsmässiga ofta mindre viktigt. Vi har insett att det är dyrare att samarbeta med en affärsresebyrå som inte fungerar med företaget”, förklarade Caroline.

Maskininlärning för resekultur?

Senare samma morgon höll Egencias CTO, Alex Kaluzny, en presentation om vad artificiell intelligens (AI) betyder för affärsresor. Alex presentation var fascinerande och följdes av en mängd frågor.

En deltagare frågade om maskininlärning kunde användas för resekultur. Alex förklarade att det är möjligt, ”om vi tittar på maxgränser i policyn till exempel. Vi kan bestämma dessa baserat på kundens nuvarande data och algoritmer, istället för att bestämma en enkel maxgräns eller bygga in en mängd irrelevanta regler.”

Maskininlärning och AI kan utan tvekan ha en stor positiv effekt på företagets affärsreseprogram, och metoderna bör användas för att förstärka resekulturen baserat på bevis och analyser. Alex gick in i detalj på detta, och alla som deltog i föreläsningen lärde sig se likheter mellan Netflix och affärsresor – och nej, det handlar inte om underhållning på flyget.

Sammanfattning

Jag kunde inte stanna på lunchen eller eftermiddagspanelen om produktuppdateringar och NDC. Jag åt min lunch på ett flyg på väg hem (#affärsresor).

Jag kan inte få med energin och alla frågor och diskussioner i ett enda blogginlägg.

Istället bjuder jag in dig att delta i ett Egencia Elevate-evenemang. Du kan bli förvånad över hur mycket som är på gång och hur mycket vi alla har att utforska under de kommande åren.

Artikeln publicerades först på LinkedIn.