Egencias sekretesspolicy

Har du en fråga om eller funderingar över din integritet? Eller vill du utöva en rättighet du har?

Skicka e-post customer_service@egencia.se eller telefon på 08 555 237 00 för mer information.
Du kan skicka en begäran om att få tillgång till eller uppdatera din information, stänga ditt konto eller radera dina data.  Vi kommer att se till att vårt dedikerade integritetsteam tar kontakt med dig omgående.

Sekretesspolicy

Senast uppdaterad:  [Juni 2018]

Introduktion
Egencia LLC (”Egencia”) respekterar din rätt till integritet och tar din integritet på allvar.  Egencia har som mål att alltid skydda och säkra alla personuppgifter du ger oss.  I denna Sekretesspolicy förklaras vilka vi är; hur vi samlar in, använder och delar dina personuppgifter; hur du kan hantera den information du ger oss och utöva din rätt till integritet samt hur vi skyddar din information.  Denna Sekretesspolicy omfattar vår användning av eventuella personuppgifter som vi samlar in från dig via våra onlinetjänster, inklusive vår webbsida, vår App och våra API:er för onlinebokningar (dvs. onlinebokningsverktyg som används av våra samarbetspartners och ägare) (”Onlinetjänster”), eller som du ger oss på något annat sätt (nedan kallade ”Tjänster”).

Vad gör Egencia?
Egencia tillhandahåller en rad av affärsresetjänster för planering, bokning och hantering av affärsresor. Tjänsterna erbjuds direkt av och/eller via Egencias nätverk av dedikerade tredjepartsleverantörer.  Bokning kan ske via Egencia-tjänsterna. Vi erbjuder dig kundservice genom vår kundtjänst, som kommer att hjälpa dig med eventuella frågor eller problem du har rörande din bokning.

Affärsreseprogram
För att hantera behoven av affärsresor har din organisation gått med  i Egencias affärsreseprogram. Genom detta program kan din organisation utse en reseansvarig (”Travel Manager”) för att hantera och administrera din organisations resebehov och även utse en eller flera researrangörer (”Arrangör” eller ”Resebeställare”) för att boka och hantera resor för enskilda anställda (”Resenärer”) och icke anställda, efter vad som bedöms lämpligt av företaget (”Gäster”).

Bokningar av Resenärer
För att boka och hantera sina egna resor måste Resenärer registrera sig som medlem i Egencia eller låta profiluppgifter läsas in i vårt system av Egencias implementeringsteam. Om Resenärer inte registrerar sig som medlem i Egencia måste de förlita sig på att deras Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare  gör en bokning på deras vägnar. Om du är en Resenär gäller denna Sekretesspolicy för hur vi samlar in och använder dina personuppgifter oavsett om du bokar och hanterar resor själv eller genom din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare. Följaktligen menar vi, om vi inte uttryckligen anger annat, dig som Resenär när vi i denna Sekretesspolicy refererar till ”dig”, oavsett om du agerar på egen hand eller via en Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare.

Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare
Även om den här Sekretesspolicyn huvudsakligen riktar sig till Resenärer och Gäster gäller den även för Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare.

Alla personuppgifter som en Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare lämnar till oss om sig själv i samband med vårt Affärsreseprogram hanteras enligt vad som anges i denna Sekretesspolicy. Egencia förbehåller sig emellertid rätten att kontakta Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare enligt deras organisations Affärsreseavtal med oss (t.ex. för feedback om Programmet, för att diskutera affärsrelationen eller för att diskutera nya eller uppdaterade tjänster). Denna kontakt kan ske via telefon, e-post, SMS eller vanlig post

När du som Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare bokar och hanterar resor på uppdrag av någon Resenär eller Gäst, måste du få den berörda Resenärens eller Gästens samtycke. Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare måste också se till att den berörda Resenären eller Gästen tar emot och läser denna Sekretesspolicy

Oavsett om du bokar resor direkt från oss eller låter din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare göra det på dina vägnar, kan behöriga personer inom ditt företag ha tillgång till ditt medlems-ID och namn på ditt medlemskonto samt dina resplaner och all annan information på ditt konto, och kan också instruera oss att dela denna information med tredje part för redovisning eller andra tillåtna ändamål. Din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare kommer också att kunna uppdatera dina profilinställningar (med undantag för ditt medlems-ID och lösenord) och reseönskemål i enlighet med de instruktioner du gett. Din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare kommer också, efter behov, att kunna se, ändra eller avbryta dina resplaner för att uppfylla dina instruktioner eller i enlighet med dina avtal med dem.

Denna Sekretesspolicy innehåller Egencias rutiner för insamling och användning av information. Din organisations policyer eller praxis kan variera, och vi tar inte ansvar för någon användning eller något utlämnande av dina personuppgifter av någon inom din organisation, eller för handlingar eller underlåtenheter av din organisation, Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare. Om du har några frågor om hur din organisation, Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare hanterar dina personuppgifter eller bokar eller hanterar resor på dina vägnar ska du kontakta lämplig representant inom din organisation eller läsa din organisations sekretesspolicy.

Några viktiga saker du bör känna till beträffande hur vi använder din information:

  • Vi använder din information (och informationen om de som reser med dig) i syfte att möjliggöra resebokningar.
  • Detta inkluderar att dela din bokningsinformation med våra Leverantörer eller Fastighetsägare för att de ska kunna genomföra din bokning och din organisation som en del av affärsreseprogrammet.
  • Vi anlitar också andra tredjepartsleverantörer som tillhandahåller tjänster eller funktioner på våra vägnar.
  • Om du väljer att ta emot marknadsföringsinformation informerar vi dig om eventuella specialerbjudanden som kan vara av intresse för dig, inklusive våra lojalitetsprogram. Du kan när som helst avregistrera dig genom din kontosida.
  • Du kan kontakta oss om uppdatering av eller åtkomst till din information genom vår kontaktinformation i avsnittet Kontakta oss.
  • Vi använder information såsom cookies för att förbättra din upplevelse av Onlinetjänsterna och ge oss analytisk information som hjälper oss att förbättra våra Tjänster i allmänhet.
  • Emellanåt, och vanligtvis efter att du varit i kontakt med oss, kommer vi att be om feedback från dig för att vi ska kunna erbjuda så bra tjänster som möjligt.
  • Personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter är Egencia LLC.  Egencia lagrar och behandlar din information i säkra miljöer i USA och andra länder. För att tillhandahålla sina tjänster måste Egencia överföra dina uppgifter till sina partners och/eller tjänsteleverantörer för behandling i USA och eventuellt andra länder utanför ditt hemland. Du kan vara säker på att vi vidtar lämpliga åtgärder för att skydda din integritet och säkerhet.

Vi rekommenderar att du läser denna Sekretesspolicy i sin helhet, så att du håller dig fullständigt informerad.  Om du emellertid bara är intresserad av ett särskilt avsnitt i denna Sekretesspolicy klickar du på relevant snabblänk i menyn.

Om du har några frågor eller funderingar över vår användning av dina personuppgifter ber vi dig kontakta oss via e-post eller telefon, som du hittar i avsnittet ”Kontakta oss” längst ned i denna policy.

Externa länkar
Om någon del av våra Onlinetjänster länkar dig till andra webbsidor eller Appar omfattas inte dessa av denna Sekretesspolicy. Vi rekommenderar därför att du läser igenom de sekretesspolicyer som publiceras på dessa andra webbsidor så att du förstår deras rutiner för insamling, användning och utlämnande av personuppgifter.

 

  • Vilka personuppgifter samlar vi in, och varför?
    De personuppgifter som vi kan komma att samla in om dig hamnar generellt i någon av följande kategorier:

    • Information som du lämnar direkt till oss

    Vi kan komma att be dig lämna personuppgifter direkt till oss.  Till exempel kan vi be dig uppge dina kontaktuppgifter, såsom fullständigt namn, telefonnummer och e-postadress för att det ska vara möjligt att:

    ‒ genomföra din resebokning

    ‒ skapa eller registrera ett konto hos oss

    ‒ aktivera Resebeställartjänsten

    ‒ tillhandahålla de tjänster och den information du begär, till exempel uppgifter om din bokning

    ‒ tillhandahålla ett telefonnummer till en kontaktperson vid nödfall för dig

    ‒ uppdatera information för flygbonusprogram eller andra lojalitetsprogram

    ‒ skapa en prenumeration åt dig på vår marknadsföringskommunikation

    ‒ skicka förfrågningar till oss

    För att kunna göra betalningar måste du också lämna faktureringsuppgifter (t.ex. kreditkortsnummer, kortinnehavarens namn och utgångsdatum).

    Du kan också behöva lämna information om eventuella andra resenärer i din bokning, dina preferenser för marknadsföring och ytterligare information om du deltar i en undersökning eller tävling. När du skapar ett konto ska du ange ett inloggningsnamn/medlems-ID och ett lösenord.

    Dina personuppgifter kan också vara kopplade till Cookies för att möjliggöra korrekt drift av våra Onlinetjänster, lagra dina sökningar efter resor på våra Onlinetjänster och samla in information om hur du använder våra Onlinetjänster.  Mer information finns i vår Cookiepolicy [link].

    Om du är anställd hos ett företag med företagskonto, en leverantör eller någon annan typ av affärspartner kan övrig information som samlas in inkludera uppgifter om arbetsgivare, anställningsnummer eller andra relevanta uppgifter.

    o Särskilda kategorier av personuppgifter
    Vissa typer av personuppgifter, t.ex. vissa identifikationsnummer som utfärdats av myndigheter, samt uppgifter om religion, hälsa och sexualitet, anses vara känsliga och kräver ytterligare skydd enligt tillämpliga lagar.  Vi samlar endast in känsliga personuppgifter under begränsade omständigheter. Här följer några exempel när vi behandlar den här typen av personuppgifter:

    ‒    Hälsorelaterad information kan behövas för att tillhandahålla lämpligt reseboende samt för att tillgodose krav på handikappanpassning eller hjälpmedel.

    ‒    Identifikationsnummer som utfärdats av myndigheter, t.ex. nummer på pass eller körkort, kan krävas för flygbiljetter, hyrbil eller andra resebokningar.

    ‒    Du kan lämna övrig information efter eget val, som kan inbegripa eller antyda information som religion, hälsa eller andra uppgifter, t.ex. kostbehov.

    • Information som frivilligt lämnats om dina medresenärer/gäster

    När du gör en bokning åt någon annan via våra Onlinetjänster kommer vi att begära personuppgifter och uppgifter om reseönskemål angående denna person. Du ska inhämta samtycke från eventuella andra personer innan du uppger deras personuppgifter och reseönskemål för oss.  Information om din medresenär kan endast visas och ändras via ditt konto.  Om dina medresenärer vill ändra eller ta bort sin information kan de kontakta oss direkt med hjälp av kontaktinformationen i avsnittet ”Kontakta oss” längst ned i denna policy.

    • Information som vi samlar in automatiskt

    När du besöker oss på våra Onlinetjänster kan vi komma att samla in viss information automatiskt från din enhet.  I vissa länder, vilket inkluderar länder inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, kan denna information betraktas som personuppgifter enligt gällande dataskyddslagstiftning.

    Mer specifikt kan den information som vi samlar in automatiskt inkludera information som din IP-adress, enhetstyp, unikt enhetsidentifieringsnummer, webbläsartyp (till exempel Firefox, Safari eller Internet Explorer), internetleverantör (ISP), operativsystem och mobiloperatör.  För webbsideanvändare samlas också uppgifter in om eventuella refererande webbsidor eller utgångssidor samt om geografisk position (t.ex. platser på lands- eller stadsnivå).

    Vi kan även samla in annan teknisk information, till exempel om hur din enhet har interagerat med våra Onlinetjänster, vilket inkluderar vilka sidor du har besökt och vilka länkar du har klickat på, dvs. resor som visats samt tid och datum för dessa.

    Genom att samla in denna information kan vi få en bättre förståelse för vilka besökare som kommer till våra Onlinetjänster, var de kommer ifrån och vilket innehåll på våra Onlinetjänster som är av intresse för dem.  Vi använder denna information för interna analysändamål samt för att förbättra våra Onlinetjänsters kvalitet och relevans för våra besökare, till exempel genom att anpassa din användarupplevelse, skräddarsy dina sökningar och visa annonser som kan vara av intresse för dig. Vi använder även denna automatiskt insamlade information för att förhindra och upptäcka bedrägeri.

    En del av denna information kan komma att samlas in med hjälp av cookies och liknande spårningsteknik enligt vad som förklaras vidare under rubriken ”Cookies och liknande spårningsteknik”.

    • Information som vi samlar in när du använder en App

    När du använder någon av dina appar för smarttelefon, surfplatta eller andra plattformar (gemensamt kallade ”App” eller ”Appar” enligt vad som är tillämpligt) kan vi även samla in följande:

    Vi samlar in information om funktionaliteten hos de Appar som du har tillgång till och använder. Därigenom blir det möjligt för oss att identifiera de områden av Apparna som är av intresse för våra kunder, så att vi kan justera och göra fortlöpande förbättringar av Apparna.

    Varje App kan också skicka enhetens unika identifierare (UDI, Unique Device Identifier) till oss, vilket är en sekvens av siffror eller bokstäver som är unik för din enhet. Denna används endast när appen öppnas för första gången, så att vi kan bekräfta till våra reklamnätverk antalet nedladdningar som är resultat av klick på respektive webbannons och andra marknadsföringsverktyg.  När en e-postadress uppges kan vi associera den med din nuvarande unika enhetsidentifierare eller ditt nuvarande cookie-ID så att du smidigt kan använda tjänsterna på flera olika enheter.

    När du använder en Apps funktion ”Hitta hotell nära din nuvarande plats” eller liknande funktioner som föreslår relevant innehåll baserat på plats använder vi information om din nuvarande plats – som lämnas av din enhet med hjälp av GPS eller liknande teknik – för att visa relevant innehåll. Vi samlar inte in platsdata, såvida inte du använder en uttalat platsbaserad funktion, och du kan när som helst stänga av insamling av platsdata via menyn för telefoninställningar.

    Varje App skickar även information till oss om felmeddelanden om den skulle krascha eller hänga sig. Detta ger oss möjlighet att undersöka felet och förbättra Appens stabilitet i framtida uppdateringar. I dessa felmeddelanden ingår information om mobilens typ och version, dess unika enhetsidentifierare, vilken funktion som användes, appens status och vid vilken tidpunkt felet inträffade. Vi använder inte denna information för något annat syfte än att undersöka och åtgärda felet.

    Vi kan skicka pushnotiser om ändringar i flygstatus eller annan information som kommer upp angående dina resor. Dessutom kan vi använda pushnotiser för att i nödsituationer utfärda viktiga meddelanden från din Travel Manager/arbetsgivare. Dessa tillstånd kan alltid hanteras från din mobilenhets inställningar.

    Om du väljer ”Kontakta en reseagent” och väljer alternativet ”Ring tillbaka” under Egencia AssistMe, där den här funktionen är tillgänglig, skickar Appen ditt kund-ID, din resplan och eventuellt annan information om din senaste Appanvändning till resekonsulten. Detta görs för att samtalet med kundtjänst ska bli så snabbt, smidigt och välinformerat som möjligt.

    Du har alltid möjlighet att kontrollera vilken information en App skickar till oss. Du kan utöva denna kontroll antingen genom att ändra Appens inställningar i dess inställningsmeny eller genom att ändra mobilens inställningar. Alternativt kan du radera Appen helt från din enhet och använda våra tjänster genom vår webbsida.

    • Information som vi samlar in när du kommunicerar med oss med hjälp av följande metoder

    Övervakning och inspelning av samtal: Samtal till och från våra kundtjänstteam kan spelas in eller övervakas för kvalitetskontrolländamål, analys, för att skydda oss i händelse av en rättstvist och för att utbilda personalen. Inspelningar av samtal kommer att lagras i enlighet med denna Sekretesspolicy.  Alla personuppgifter som erhålls från dig under samtalet behandlas i enlighet med bestämmelserna i denna Sekretesspolicy.

    Övrig onlinekommunikation:
    Alla interaktioner som du har med oss via våra Onlinetjänster, t.ex. chatt, kommer att registreras och övervakas för kvalitetskontrolländamål, för att skydda oss i händelse av en rättstvist och för att utbilda personalen. Den här informationen kommer att bearbetas och lagras i enlighet med denna Sekretesspolicy.

    • Cookies och liknande spårningsteknik 

    Vi använder cookies och liknande spårningsteknik (gemensamt kallat ”Cookies”) för att samla in och använda personuppgifter om dig, bland annat som underlag för intressebaserad reklam.  Läs vår Cookiepolicy för mer information om vilka typer av Cookies vi och våra leverantörer använder, varför vi använder dem och hur du kan kontrollera Cookies [link].  Vi kan komma att kombinera den information du lämnar till oss med information om dina transaktioner och information vi mottar om dig från tredjeparter som utför tjänster på våra vägnar.  Den information som tas emot via Cookies och liknande teknik kan göra det möjligt för oss att korsspåra enheter och användares klickströmsdata som associeras med relevanta Cookies.

    I allmänhet använder vi de personuppgifter som vi samlat in från dig endast för de ändamål som beskrivs i denna Sekretesspolicy, eller för ändamål som vi förklarar för dig vid det tillfälle då vi samlar in personuppgifterna.

    Vem delar vi dina personuppgifter med?

    Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

    • Våra koncernföretag kommer ibland att dela dina personuppgifter med våra partnerföretag i Expedia Group-familjen, som står listade på expediagroup.com.  I den utsträckning vårt moderbolag eller våra samarbetspartners har tillgång till information om dig kommer de att behandla den minst lika restriktivt som vi gör enligt de villkor som anges i denna Sekretesspolicy. De kommer också att rätta sig efter tillämpliga lagar som reglerar överföring av marknadsföringskommunikation, och i varje e-postmeddelande med kommersiellt innehåll som de skickar dig åtminstone erbjuda möjligheten att välja att inte ta emot fler sådana e-postmeddelanden i framtiden.
    • Tredjepartstjänsteleverantörer kan tillhandahålla databehandlingstjänster åt oss (till exempel för att ge stöd för leverans av, tillhandahålla funktioner på eller bidra till att förbättra säkerheten för våra Onlinetjänster), eller på annat sätt bearbeta personuppgifter för ändamål som behandling av kreditkortstransaktioner, företagsanalys, kundservice, marknadsföring, distribution av undersökningar eller lotteriprogram, för att underlätta leverans av onlinereklam skräddarsydd efter dina intressen och för att förebygga bedrägerier.  I de fall tredjepartstjänsteleverantörer har tillgång till uppgifter om dig samlar de bara in den information som behövs för att de ska kunna utföra sina uppgifter. De har inte tillåtelse att dela eller använda informationen för något annat ändamål.
    • Affärspartners som vi kan komma att erbjuda tjänster med, eller vilkas tjänster kan erbjudas som en del av våra Onlinetjänster.  Du ser när en tredjepartsaffärspartner är involverad i en tjänst du har efterfrågat eftersom partnerns namn då visas tillsammans med vårt.  Om du väljer att använda dessa valfria tjänster kan vi då och då komma att dela med oss av information om dig, inklusive dina personuppgifter, med dessa samarbetspartners. Ett exempel på en affärspartner kan vara ett lojalitetsprogram från tredje part som du tjänar poäng till genom en bokning.
    • Reseleverantörer är till exempel hotell, flygbolag, biluthyrningsföretag, reseförsäkringsbolag, Fastighetsägare och, i förekommande fall, aktivitetsleverantörer, järnvägsbolag och kryssningsrederier som levererar de resetjänster du har bokat.  Alla tjänster som tillhandahålls av en sådan tredjepartsreseleverantör beskrivs som sådana.  Observera att dessa reseleverantörer även kan kontakta dig vid behov för att få ytterligare information om dig, förenkla din resebokning eller svara på ett meddelande som du har skickat in i enlighet med deras egen oberoende Sekretesspolicy. Emellanåt delar vi anonyma omdömen med våra hotelleverantörer.  Vid sådana tillfällen delar vi inte ditt namn eller dina kontaktuppgifter, såvida inte du uttryckligen har meddelat oss att vi får göra det.  Vi tar inget ansvar för om hotellet räknar ut vem du är baserat på innehållet i ditt omdöme och kontaktar dig direkt.
    • Andra inom din organisation, såsom din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare, enligt beskrivningen i avsnittet Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare ovan.
    • Behörig brottsbekämpande myndighet, statlig övervakningsmyndighet, domstol eller annan tredje part där vi anser att utlämnande av information är nödvändigt (i) av hänsyn till tillämplig lag eller gällande bestämmelser, (ii) för att utöva, upprätthålla eller försvara våra juridiska rättigheter, eller (iii) för att skydda dina eller någon annan persons intressen.  Exempelvis kräver, enligt amerikansk lag, USA:s Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection att viss rese- och bokningsinformation – s.k. passageraruppgifter eller PNR-data – som avser personer som reser till eller från USA eller genom USA:s luftrum, lämnas till denna myndighet före sådan resa. Vi kan komma att lämna ut denna information till flygbolagen eller andra reseleverantörer så att de kan vidarebefordra den till behöriga brottsbekämpande myndigheter och regeringar.
    • När vi anser att det är lämpligt att utreda, förebygga eller vidta åtgärder gällande olagliga eller misstänkt olagliga aktiviteter; för att skydda och försvara vårt företags eller andras rättigheter, egendom eller säkerhet, våra kunder eller andra; och i samband med våra Användarvillkor och andra avtal.
    • I samband med en företagstransaktion, såsom vid försäljning av ett dotterbolag eller en verksamhet, fusion, konsolidering, försäljning av egendom eller vid konkurs.  Vid eventuellt företagsförvärv informerar vi köparen om att denne endast får använda dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs i denna Sekretesspolicy.
    • Andra personer då du har godkänt att informationen lämnas ut.

    Vi kan inte lista varje specifik mottagare i denna Sekretesspolicy på grund av mängden mottagare och den frekvens med vilken denna information ändras.  Mottagarkategorierna redogörs för mer ingående i underparagraferna ovan i detta avsnitt. Några exempel är reseleverantörer, som hotell, flygbolag, biluthyrningsföretag och aktivitetsleverantörer, som gör det möjligt för oss att leverera de tjänster du har bokat.  Om du har några frågor om hur uppgifter delas med tredje part kontaktar du oss med hjälp av kontaktinformationen längst ned i denna Sekretesspolicy.

    Då och då kan vi komma att dela sammanställd eller anonym information med tredje parter, inklusive annonsörer och investerare.  Till exempel kan vi meddela våra annonsörer hur många besökare vår webbsida tar emot, eller vilka de populäraste hotellen och resmålen är.  Denna information innehåller inga personuppgifter, och används för att utveckla innehåll och tjänster som vi hoppas är av intresse för våra användare.

    Hur använder vi information om dig?   

    Våra rättsliga grunder för behandling av personuppgifter (gäller endast EES-besökare)
    Om du är en besökare från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet beror vår rättsliga grund för insamling och användning av de personuppgifter som beskrivs i denna Sekretesspolicy på vilken typ av personuppgifter det rör sig om och det specifika sammanhang i vilket vi samlar in dem.

    Normalt samlar vi bara in personuppgifter från dig (i) i de fall där vi behöver personuppgifterna för att fullfölja ett avtal med dig, (ii) när behandlingen av personuppgifterna grundar sig på våra berättigade intressen och inte åsidosätts av dina rättigheter, eller (iii) när vi har fått ditt samtycke till att göra det.  I vissa fall kommer vi att ha en lagstadgad skyldighet att samla in personuppgifter från dig, till exempel när det är nödvändigt att använda din transaktionshistorik för att kunna slutföra våra finansiella och skattemässiga åtaganden enligt lagen.

    Om vi ber dig att lämna personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla en rättslig förpliktelse krav eller fullfölja ett avtal med dig kommer vi att klargöra det vid tillfället i fråga, och upplysa dig om det är obligatoriskt eller inte att du lämnar dina personuppgifter till oss (samt om möjliga konsekvenser om du inte lämnar dina personuppgifter

    Om vi samlar in och använder dina personuppgifter med stöd av våra legitima intressen (eller tredjeparts legitima intressen) kommer detta intresse normalt utgöras av att driva vår plattform och kommunicera med dig enligt vad som är nödvändigt för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster åt dig, för säkerhetsverifiering när du kontaktar oss och för vårt legitima kommersiella intresse, till exempel när vi besvarar dina frågor, för att förbättra vår plattform, för att bedriva marknadsföring eller i syfte att upptäcka eller förhindra olaglig verksamhet.  Vi kan även ha andra legitima intressen, och vid behov kommer vi att klargöra för dig vid tillfället i fråga vilka dessa legitima intressen är.

    Hur avgör vi vad våra Legitima affärsintressen utgörs av?
    Vi gör en bedömning för att säkerställa följande:

    (i)        Vårt intresse av att använda dina uppgifter är legitimt (dvs. vi har ett uttalat affärsbehov).
    (ii)      Affärsbehovet inskränker inte generellt dina rättigheter rörande personlig integritet.

    När vi gör denna bedömning uppskattar vi den potentiella inverkan en specifik användning av uppgifterna kan ha på dig som kund, och väger sedan detta mot våra egna affärsbehov för att säkerställa att vi får balansen rätt. Vi tillämpar också en rad säkerhetsåtgärder för att minimera eventuella risker.

    Som ett praktiskt exempel skulle vi betrakta insamling av våra kunders preferenser för marknadsföring under en bokning som ett legitimt affärsintresse att ha i egenskap av e-handelsföretag.  Vi är av den uppfattningen att detta inte på ett otillbörligt sätt påverkar din personliga integritet, eftersom du sannolikt är intresserad av att få reda på utvecklingen av våra produkter och tjänster.  För att skydda din personliga integritet garanterar vi dock att du när som helst kan välja att avsluta prenumerationen på denna kommunikation från ditt konto, direkt från e-postmeddelandet eller genom kundtjänst.

    I enlighet med de rättsliga grunderna ovan använder vi den information vi samlar in för att

    • genomföra de transaktioner du gör, som att boka ett hotell
    • förse dig med resebekräftelser och viktiga reseuppdateringar för din kommande resa (via e-post eller SMS)
    • verifiera din identitet i syfte att förebygga bedrägerier
    • hantera ditt konto, inklusive för att bearbeta betalningar
    • kommunicera med dig i allmänhet, i synnerhet om det ändrats något i din bokning
    • tillhandahålla kundtjänster relaterade till din bokning eller för att svara på förfrågningar du gör
    • administrera och driva vårt Egencia-affärsreseprogram
    • beräkna intresse för och förbättra våra produkter, tjänster och webbsidefunktioner
    • meddela dig om specialerbjudanden, kuponger, lotterier samt reserelaterade produkter och tjänster som kan vara av intresse för dig. Du kan få dessa via e-post, post eller annonser på webbsidor från tredje part, bland annat på sociala medier.
    • i övrigt anpassa din upplevelse av den här webbsidan eller Appen
    • belöna dig som del av eventuella poäng- och bonusprogram du valt att delta i (oavsett om detta är vårt program eller en tredjeparts)
    • inhämta information från dig, inklusive genom feedback du ger eller enkätundersökningar du fyller i
    • genomföra statistisk analys av användningen av vår webbsida samt våra Appar och de tjänster vi erbjuder för att förbättra varje aspekt av vad vi gör
    • skydda våra rättigheter som företag, inklusive, men inte begränsat till, vår immaterialrätt
    • lösa tvister, samla in avgifter eller felsöka problem
    • förhindra potentiellt förbjuden eller olaglig verksamhet
    • genomdriva våra Användarvillkor
    • i övrigt utföra de åtgärder som beskrivs för dig vid tidpunkten för insamlandet av informationen.

    Om du har några frågor eller behöver ytterligare information om den rättsliga grund enligt vilken vi samlar in och använder dina personuppgifter, kontaktar du oss med hjälp av kontaktinformationen längst ned i denna Sekretesspolicy.

    Hur skyddar vi dina personuppgifter?
    Vi vill att du ska känna dig trygg med att använda våra Onlinetjänster för dina resebokningar, och det är viktigt för oss att skydda den information vi samlar in. Inga Onlinetjänster kan garantera absolut säkerhet, men vi har genomfört lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter om dig som vi samlar in och behandlar.  Till exempel krypterar vi överföringen av dina känsliga personuppgifter mellan ditt och vårt system, och vi använder oss av brandväggar och säkerhetssystem som upptäcker inkräktare för att hjälpa till att förebygga att obehöriga personer får tillgång till din information.  Dessutom är det endast auktoriserad personal som har tillgång till personuppgifter, och de får endast använda personuppgifterna för tillåtna affärsfunktioner.

    Internationella dataöverföringar
    Dina personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas i andra länder än det land du är bosatt i och länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.  Dessa länder kan ha dataskyddslagstiftning som skiljer sig från den dataskyddslagstiftning som gäller i ditt land (och som i vissa fall inte ger skydd för personuppgifter i lika stor utsträckning som i ditt land).  Specifikt lagrar och behandlar Egencia Personuppgifter om Resenärer i säkra miljöer i USA och andra länder. I samband med behandling av icke-amerikanska Resenärers uppgifter måste Egencia för att tillhandahålla sina tjänster överföra dina Personuppgifter till sina partners och/eller tjänsteleverantörer för behandling i USA och eventuellt andra länder utanför ditt hemland.

    Vi har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för att kräva att dina personuppgifter förblir skyddade i enlighet med denna Sekretesspolicy när de överförs till länder utanför EES.  För Personuppgifter från Europa kommer Egencia att genomföra sådana dataöverföringar enligt denna Sekretesspolicy och tillämpliga lagar, inklusive genom dess självcertifiering i enlighet med Privacy Shield-ramverket mellan EU och USA och mellan Schweiz och USA.  Vi har också inrättat avtal inom koncernen som innehåller strikta villkor för dataöverföring som har godkänts av den Europeiska kommissionen (kallade Standardavtalsklausuler) och som kräver att alla koncernföretag skyddar personuppgifterna som de behandlar från EES i enlighet med EU:s dataskyddslagstiftning.

    Vi ser till att de av våra tredjepartstjänsteleverantörer som vi överför personuppgifter till tillämpar lämpliga skyddsåtgärder för att dina personuppgifter ska hållas skyddade.  Adekvata skyddsmekanismer kan innebära (i) att vara baserad i ett land som bedöms ge adekvat skydd för personuppgifter, det vill säga att tredjepartsleverantören är baserad i ett land som Europeiska kommissionen har bedömt vara ”adekvat” eftersom dess dataskyddsnormer liknar Europeiska unionens, (ii) att tredjepartsleverantören efterlever Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter, eller (iii) att tredjepartsleverantören har certifierats i enlighet med Privacy Shield-ramverket mellan EU och USA och mellan Schweiz och USA.

    Datalagring under en förutbestämd tid
    Vi behåller de personuppgifter som vi samlar in från dig i de fall då vi har ett kontinuerligt legitimt affärsbehov att göra det (till exempel för att tillhandahålla dig en tjänst som du har begärt, eller för att uppfylla tillämpliga rättsliga krav, krav på skatterapportering eller redovisningskrav).

    När vi inte har något kontinuerligt legitimt affärsbehov att behandla dina personuppgifter kommer vi antingen att radera eller anonymisera uppgifterna. Om detta inte är möjligt (till exempel för att dina personuppgifter har lagrats i säkerhetskopieringsarkiv) kommer vi att lagra dina personuppgifter på ett säkert sätt och isolera dem från ytterligare behandling tills det är möjligt att ta bort dem.

    Om vi avser att använda dina personuppgifter för analytiska ändamål eller trendanalys över längre perioder kommer vi att anonymisera eller aggregera dina uppgifter.

    Dina rättigheter till information
    Som deltagare i Egencia-programmet kan du få meddelanden från oss som ger dig nyheter och uppdateringar. Du kan avbryta din prenumeration på sådana nyhetsbrev när som helst på sidan Min profil under rubriken ”E-postinställningar” eller genom att berätta för din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare att du inte längre vill få sådana meddelanden från Egencia. I varje sådant e-postmeddelande som vi skickar kommer du också att kunna avbryta prenumerationen på nyhetsbrevet. Observera att vi förbehåller oss rätten att skicka andra meddelanden till dig, inklusive servicemeddelanden, administrativa meddelanden och undersökningar relaterade antingen till ditt Egencia-konto eller till dina transaktioner med Egencia, utan att erbjuda dig möjlighet att avbeställa dem.

    • Du kan komma åt, lägga till, uppdatera eller radera information på sidorna Min profil och Mina resor och avsluta ditt konto enligt beskrivningen nedan.  Om du gör en sådan förfrågan har Egencia rätt att begära skälig identifiering innan förfrågan verkställs.
    • Du kan även skicka in en skriftlig begäran om att få tillgång till de personuppgifter vi har om dig. Om du gör en sådan förfrågan har Egencia rätt att begära skälig identifiering innan förfrågan verkställs. Du kan göra en skriftlig begäran om att få tillgång till dina personuppgifter genom att kontakta oss via kontaktinformationen i avsnittet ”Kontakta oss” nedan.

    Dina dataskyddsrättigheter
    Om du är bosatt i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet har du följande dataskyddsrättigheter:

    • Om du vill få tillgång till, korrigera eller radera dina personuppgifter kan du på sidorna under Min profil på Egencia visa och ändra dina kontoinställningar. Med alternativet för e-postinställningar kan du ändra din e-postadress och hantera ditt resenyhetsbrev och eventuella andra prenumerationer. Du kan också ändra ditt lösenord och välja att automatiskt ange lösenord när du loggar in på den här webbplatsen. Du kan lägga till nya Resenärer och radera befintliga Resenärer från din medlemsprofil; uppdatera eller korrigera namn, telefonnummer, passinformation och nödkontakter för Resenärer som är associerade med din profil; samt uppdatera dina reseönskemål.  Du kan också kontakta oss via kontaktuppgifterna i avsnittet ”Kontakta oss” längst ned i denna Sekretesspolicy.
    • Om du begär tillgång till dina personuppgifter kommer vi att bekräfta huruvida vi innehar information om dig och förse dig med en kopia av denna samt förklara hur vi behandlar din information och varför, hur länge vi lagrar den och dina rättigheter som är förbundna med den.
    • Om du begär att få dina personuppgifter borttagna kommer vi att radera dem.   Observera att vi måste behålla all information som vi behöver för att kunna uppfylla våra lagstadgade skyldigheter eller för att upprätthålla, utöva eller försvara oss mot rättsliga anspråk.
    • Du kan göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter, be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter eller kräva att få ut alla dina personuppgifter från en tjänst i ett allmänt tillgängligt format (s.k. ”dataportabilitet”). Återigen kan du utöva dessa rättigheter genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna i avsnittet ”Kontakta oss” längst ned i denna Sekretesspolicy.
    • Du kan begära att avsluta ditt Egencia-konto genom att kontakta oss. När du har avslutat ett konto kan du inte logga in eller få tillgång till någon information som är kopplad till kontot, men du kan när som helst öppna ett nytt konto. Vi skickar dig ett e-postmeddelande som bekräftar din kontoavslutning till den e-postadress som finns i din medlemsprofil.  Observera att vi måste behålla all information som vi behöver för att kunna uppfylla våra lagstadgade skyldigheter eller för att upprätthålla, utöva eller försvara oss mot rättsliga anspråk.
    • På liknande sätt gäller att om vi, efter samtycke av dig, har samlat in och behandlat dina personuppgifter kan du när som helst ta tillbaka ditt samtycke.  Om du tar tillbaka ditt samtycke påverkar inte detta lagenligheten av behandlingen av personuppgifter som vi utförde innan du tog tillbaka ditt samtycke. Det påverkar inte heller behandling av dina personuppgifter som görs på andra lagenliga grunder än samtycke.
    • Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheter om vår insamling och användning av dina personuppgifter.  Kontakta din lokala dataskyddsmyndighet för mer information. Kontaktuppgifter för dataskyddsmyndigheter i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Schweiz och vissa icke-europeiska länder (inklusive USA och Kanada) finns här.

    Du kan kontakta oss via kontaktuppgifterna i avsnittet ”Kontakta oss” längst ned i denna Sekretesspolicy.

    Vi svarar på alla förfrågningar vi mottar från personer som vill utöva sina dataskyddsrättigheter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

    Visning av skräddarsydd reklam
    Tredjepartsannonsörer, till exempel annonsföretag och affärspartners, kan använda cookies och annan teknik (till exempel webbbeacons) för att samla in information om din online-aktivitet. Ändamålen med att samla in denna information kan till exempel vara att mäta och förstå användningen av vår webbplats samt att analysera, modifiera och anpassa reklaminnehåll på denna och andra webbplatser i enlighet med dina visade intressen. Vi har inte tillgång till eller kontroll över eventuella cookies eller andra funktioner som de kan använda, och informationen om dessa annonsörer omfattas inte av denna Sekretesspolicy. Du kan läsa mer om tredjepartsannonsörer och utforska möjligheten att inte låta den här informationen samlas in genom att gå till någon av följande adresser:

    • http://www.youronlinechoices.eu/
    • http://youradchoices.ca/choices/
    • http://www.aboutads.info/choices/
    • http://optout.networkadvertising.org/

    DNT-signaler och liknande mekanismer: Vissa webbläsare skickar ”spåra inte”-signaler till webbplatser som webbläsaren kommunicerar med. På grund av att olika webbläsare införlivar och aktiverar den här funktionen på olika sätt är det ibland otydligt om användare avser att skicka signalerna eller ens är medvetna om dem. Den ledande organisation som anger standard för internetanvändning arbetar på en lösning av problemet, och fattar för närvarande beslut om huruvida, och i så fall hur, webbplatser bör agera när dessa signaler tas emot. För närvarande vidtar Egencia inga åtgärder angående dessa signaler. Om och när en slutgiltig standard upprättas och godkänns kommer vi att omvärdera hur vi svarar på dessa signaler.

    Ändringar i detta meddelande och hur du kontaktar oss

    Uppdateringar av denna Sekretesspolicy
    Ändringar i denna Sekretesspolicy kommer att göras när det krävs till följd av ändrade rättsliga, tekniska eller affärsmässiga omständigheter. När vi uppdaterar vår Sekretesspolicy vidtar vi lämpliga åtgärder för att informera dig i enlighet med betydelsen av de förändringar vi gör.  Vi kommer att inhämta ditt samtycke till eventuella väsentliga ändringar i Sekretesspolicyn när detta krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

    Du ser när denna Sekretesspolicy senast uppdaterades på datumet för ”Senast uppdaterad” som visas högst upp i denna Sekretesspolicy.

    Kontakta oss via med hjälp av kontaktuppgifterna nedan om du har frågor om ändringar i denna Sekretesspolicy.

    Så här kontaktar du oss
    Om du har frågor om denna Sekretesspolicy eller våra dataskydds- och personuppgiftsbehandlingsrutiner kontaktar du oss enligt följande:

    Skicka e-post: customer_service@egencia.se. Vi kommer att göra vårt bästa för att svara på din förfrågan inom 24 timmar.

    Ring: Om du behöver mer omedelbar hjälp ringer du oss på 08 555 237 00

    Vi vill vara säkra på att du som Egencia-kund har kontroll över vad som händer när du bokar resor online, alltifrån planeringen och bokningen av resan till skyddet av dina personuppgifter. Reseagenterna på Egencias kundtjänst hjälper dig gärna om du har några funderingar om resor hos Egencia, 24 timmar om dygnet sju dagar i veckan. Du kan också när som helst ringa kundtjänstnumret som du fick när företaget registrerades. Dessutom kan du komma i direkt kontakt med reseleverantörer på det telefonnummer eller den adress som finns i din resplan.