Sekretesspolicy för Egencia Meetings and Events Sverige

Har du en fråga om eller funderingar över din integritet? Eller vill du utöva en rättighet du har?

Skicka e-post till oss på meetings.events.se@egencia.com eller ring +46 8 146195 för att få veta mer.

Du kan skicka en begäran om att få tillgång till eller uppdatera din information, stänga ditt konto eller radera din data.  Vi kommer att se till att vårt dedikerade integritetsteam tar kontakt med dig omgående.

Sekretesspolicy

Uppdaterades senast: 4 november 2019

Introduktion

Din sekretess är viktig för oss. Läs denna Sekretesspolicy för att få veta hur Egencia Meetings and Events (”vi” eller ”oss”) samlar in, använder och lämnar ut personuppgifter på webbplatser, mobilapplikationer och andra onlineprodukter och tjänster som länkar till denna Sekretesspolicy eller när vi på annat sätt interagerar med dig (tillsammans kallade ”Tjänsterna”). Om några delar av våra Tjänster förbinder dig med onlinetjänster från tredjepart, inklusive din organisation, så lyder dessa tjänster inte under denna Sekretesspolicy. Läs igenom de sekretesspolicyer som publiceras på dessa andra webbsidor så att du förstår deras rutiner för insamling, användning och utlämnande av personuppgifter. För att hantera sina behov av möten och evenemang har din organisation valt att skaffa tjänster från Egencia Meetings and Events-programmet. Under detta Program kan din organisation utse en reseansvarig (”Travel Manager”) för att hantera och administrera din organisations resebehov och kan utse en eller flera researrangörer (”Resebeställare”) för att boka och hantera resor för enskilda anställda (”Resenärer”) och icke anställda, efter vad som anses lämpligt av företaget (”Gäster”). Om du har några frågor om hur din organisation, Travel Manager, Resebeställare eller andra externa webbplatser eller appar som hanterar dina personuppgifter eller bokar eller hanterar ditt deltagande i ett Egencia-möte eller -evenemang på din vägnar kontaktar du lämplig representant för din organisation. Se sekretesspolicyn för din organisation eller andra externa webbplatser eller appar.

Travel Managers och Resebeställare

Även om den här Sekretesspolicyn huvudsakligen riktar sig till Resenärer och Gäster gäller den även för Travel Managers och Resebeställare.

Alla personuppgifter som en Travel Manager eller Resebeställare lämnar till oss om sig själva i samband med vårt Program hanteras enligt vad som anges i denna Sekretesspolicy. Egencia förbehåller sig emellertid rätten att kontakta Travel Managers och Resebeställare enligt deras organisations Egencia-affärsreseavtal med oss (t.ex. för feedback om Programmet, för att diskutera affärsrelationen eller för att diskutera nya eller uppdaterade tjänster). Denna kontakt kan ske via telefon, e-post, SMS eller vanlig post.

När du som Travel Manager eller Resebeställare bokar och hanterar Programmet på uppdrag av någon Resenär eller Gäst, måste du få den berörda Resenärens eller Gästens samtycke. Travel Managers och Resebeställare måste också se till att den berörda Resenären eller Gästen tar emot och läser denna Sekretesspolicy.

Oavsett om du bokar resor direkt från oss eller låter din Travel Manager eller Resebeställare göra det på dina vägnar, kan behöriga personer inom ditt företag ha tillgång till dina resplaner och annan information om dig i Programmet och kan också instruera oss att dela denna information med tredje part för redovisning eller andra tillåtna ändamål. Din Travel Manager eller Resebeställare kommer också att kunna uppdatera dina reseönskemål i enlighet med dina instruktioner till dem. Din Travel Manager eller Resebeställare kommer också efter behov att kunna visa, ändra eller avbryta dina resplaner för att uppfylla dina instruktioner eller i enlighet med Programmet.

Denna Sekretesspolicy innehåller Egencia Meetings and Events rutiner för insamling och användning av information. Din organisations policyer eller praxis kan variera, och vi tar inte ansvar för någon användning eller något utlämnande av dina personuppgifter av någon inom din organisation, eller för åtgärder eller underlåtenheter av din organisation, Travel Manager eller Resebeställare. Om du har några frågor om hur din organisation, Travel Manager eller Resebeställare hanterar dina personuppgifter eller bokar eller hanterar ditt deltagande i Programmet på dina vägnar ska du kontakta lämplig representant inom din organisation eller läsa din organisations sekretesspolicy.

Vilka personuppgifter samlar vi in, och varför?

Information som du lämnar direkt till oss

Egencia Meetings and Events är värd för och/eller koordinerar många Evenemang varje år. Evenemang kan inkludera konferenser och utställningar där deltagarna är fysiskt närvarande, direktsända webbkonferenser, grupp- och incitamentsresor, grupptransport samt personliga eller virtuella möten (”Evenemang”). Vi tar emot och lagrar all information du tillhandahåller för Evenemangen, till exempel för att möjliggöra din bokning, skapa eller registrera dig för ett Evenemang hos oss, aktivera Resebeställar-tjänsten, tillhandahålla de tjänster och den information du begär, till exempel information om ditt Evenemang, delta i en enkätundersökning, ställa oss en fråga eller initiera andra transaktioner på vår webbplats. Detta kan inkludera personuppgifter som ditt för- och efternamn, telefonnummer och e-postadress, födelsedatum och faktureringsinformation (t.ex. kreditkortsnummer, kortinnehavarens namn och säkerhetskod).

Om du är anställd hos ett företag med företagskonto, en leverantör eller någon annan typ av affärspartner kan övrig information som samlas in inkludera uppgifter om arbetsgivare, anställningsnummer eller andra relevanta uppgifter.

Om du är presentatör vid ett av våra Evenemang kommer vi att samla in information om dig, däribland ditt namn, din arbetsgivare och kontaktinformation samt ditt foto, och vi kan också samla in information som tillhandahålls av evenemangsdeltagare som utvärderade ditt resultat som presentatör. Vi kan också göra och spara en inspelning av din röst och avbild i vissa fall. Egencia Meetings and Events grundar sig på ett legitimt intresse för att samla in, lagra och behandla denna information.

Vi för ett register över ditt deltagande i Evenemang som deltagare eller presentatör. Denna information kan användas för att hjälpa Egencia Meetings and Events att förstå våra kunders behov och intressen för att bättre anpassa våra Evenemang efter dina behov.

Särskilda kategorier av personuppgifter

Vissa typer av personuppgifter, t.ex. vissa identifikationsnummer som utfärdats av myndigheter, samt uppgifter om religion eller hälsa, anses vara känsliga och kräver ytterligare skydd enligt gällande lagar.  Vi samlar endast in känsliga personuppgifter under begränsade omständigheter. Här följer några exempel på den här typen av information:

  • Hälsorelaterad information för att tillhandahålla lämpligt boende under resan samt för att tillgodose krav på tillgänglighetsanpassning eller hjälpmedel.
  • Du kan lämna övrig information efter eget val, som kan inbegripa eller antyda information som religion, hälsa eller andra uppgifter, t.ex. kostbehov.

Information som vi samlar in automatiskt

Vi samlar automatiskt in information om dig när du använder Tjänsterna. Dessa uppgifter inkluderar:

  • Inloggnings- och användningsinformation: Vi samlar in information relaterad till din åtkomst till och användning av Tjänsterna, inklusive typen av webbläsare du använder, internetleverantör, appversion, åtkomsttider, visade sidor, visade resor, din IP-adress och sidan du besökte innan du navigerade till våra Tjänster.
  • Enhetsinformation: Vi samlar in information om datorn eller mobilenheten som du använder för att få åtkomst till våra Tjänster, inklusive hårdvarumodell, operativsystem och dess version, enhetsidentifierare (inklusive annonseringsidentifieraren som tilldelats din mobilenhet) och mobilnätsinformation.

Vem delar vi dina personuppgifter med?

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

  • Våra koncernföretag kommer ibland att dela dina personuppgifter med våra partnerföretag i Expedia Group-familjen, som står listade på expediagroup.com. I den utsträckning vårt moderbolag eller våra samarbetspartners har tillgång till information om dig kommer de att behandla den minst lika restriktivt som vi gör enligt de villkor som anges i denna Sekretesspolicy. De kommer också att rätta sig efter tillämpliga lagar som reglerar överföring av marknadsföringskommunikation, och i varje e-postmeddelande med kommersiellt innehåll som de skickar dig åtminstone erbjuda möjligheten att välja att inte ta emot fler sådana e-postmeddelanden i framtiden.
  • Tredjepartstjänsteleverantörer som tillhandahåller databehandlingstjänster åt oss (till exempel för att ge stöd för leverans av, tillhandahålla funktioner på eller bidra till att förbättra säkerheten för våra Evenemang), eller på annat sätt behandla personuppgifter för ändamål såsom behandling av kreditkortstransaktioner, företagsanalys, kundservice, marknadsföring och för att förebygga bedrägerier. I de fall tredjepartstjänsteleverantörer har tillgång till uppgifter om dig samlar de bara in den information som behövs för att de ska kunna utföra sina uppgifter. De har inte tillåtelse att dela eller använda informationen för något annat ändamål.
  • Evenemangssponsorer. En del av våra Evenemang sponsras. Egencia Meetings and Events ger en deltagarlista till sponsorer, medsponsorer och utställare vid våra Evenemang. Egencia Meetings and Events kan tillåta sponsorer, medsponsorer och/eller utställare att skicka dig material med post en gång per sponsrat evenemang, i vilket fall Egencia Meetings and Events anlitar ett tredjeparts postutskicksföretag och inte delar din postadress direkt med sponsorn/utställaren. Om du inte vill att din information ska ingå i en deltagarlista eller få information från sponsorer, medsponsorer och/eller utställare kan du uttrycka dina önskemål när du registrerar dig för evenemang eller så kan du kontakta Egencia Meetings and Events med hjälp av kontaktinformationen i avsnittet ”Så här kontaktar du oss” nedan. Om du delar dina personuppgifter med en sponsor kan du få innehållet gratis. Vi ger deltagarna ett val att inte få marknadsföringsmeddelanden från sponsorn och/eller från Egencia Meetings and Events.
  • Affärspartners som vi kan komma att erbjuda tjänster med, eller vilkas tjänster kan erbjudas som en del av våra Onlinetjänster. Du ser när en tredjepartsaffärspartner är involverad i en tjänst du har efterfrågat eftersom partnerns namn då visas, antingen fristående eller tillsammans med vårt.  Om du väljer att använda dessa valfria tjänster kan vi då och då komma att dela med oss av information om dig, inklusive dina personuppgifter, med dessa samarbetspartners.
  • Behörig brottsbekämpande myndighet, statlig övervakningsmyndighet, domstol eller annan tredje part där vi anser att utlämnande av information är nödvändigt (i) av hänsyn till tillämplig lag eller gällande bestämmelser, (ii) för att utöva, upprätthålla eller försvara våra juridiska rättigheter, eller (iii) för att skydda dina eller någon annan persons intressen. Enligt amerikansk lag kräver till exempel USA:s Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection att viss rese- och bokningsinformation – kallad passageraruppgifter eller PNR-data – som avser personer som reser till eller från USA eller genom USA:s luftrum, lämnas till denna myndighet före sådan resa. Vi kan lämna ut denna information till flygbolag eller andra reseleverantörer så att de kan vidarebefordra den till de behöriga brottsbekämpande myndigheterna och regeringarna.
  • När vi anser att det är lämpligt att utreda, förebygga eller vidta åtgärder gällande olagliga eller misstänkt olagliga aktiviteter; för att skydda och försvara vårt företags eller andras rättigheter, egendom eller säkerhet, våra kunder eller andra och i samband med våra Användarvillkor och andra avtal.
  • I samband med en företagstransaktion, såsom vid försäljning av ett dotterbolag eller en verksamhet, fusion, konsolidering, försäljning av egendom eller vid konkurs.  Vid eventuellt företagsförvärv informerar vi köparen om att denne endast får använda dina personuppgifter för de ändamål som beskrivs i denna Sekretesspolicy.

Internationella dataöverföringar

Dina personuppgifter kan komma att överföras till och behandlas i andra länder än det land du är bosatt i och länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.  Dessa länder kan ha dataskyddslagstiftning som skiljer sig från den dataskyddslagstiftning som gäller i ditt land (och som i vissa fall inte ger skydd för personuppgifter i lika stor utsträckning som i ditt land).  Specifikt lagrar och behandlar Egencia Meetings and Events dina personuppgifter i säkra miljöer i USA och andra länder. I samband med behandling av icke-amerikanska personuppgifter måste Egencia för att tillhandahålla sina tjänster överföra dina personuppgifter till sina partners och/eller tjänsteleverantörer för behandling i USA och eventuellt andra länder utanför ditt hemland.

Vi har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för att kräva att dina personuppgifter förblir skyddade i enlighet med denna Sekretesspolicy när de överförs till länder utanför EES.  För personuppgifter från Europa kommer Egencia att genomföra sådana dataöverföringar enligt denna Sekretesspolicy och gällande lagar, inklusive genom dess självcertifiering i enlighet med Privacy Shield-ramverket mellan EU och USA och mellan Schweiz och USA.  Vi har också inrättat avtal inom koncernen som innehåller strikta villkor för dataöverföring som har godkänts av den Europeiska kommissionen (kallade Standardavtalsklausuler) och som kräver att alla koncernföretag skyddar personuppgifterna som de behandlar från EES i enlighet med EU:s dataskyddslagstiftning.

Vi ser till att de av våra tredjepartstjänsteleverantörer som vi överför personuppgifter till tillämpar lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter.  Adekvata skyddsmekanismer kan innebära (i) att vara baserad i ett land som bedöms ge adekvat skydd för personuppgifter, det vill säga att tredjepartsleverantören är baserad i ett land som Europeiska kommissionen har bedömt vara ”adekvat” eftersom dess dataskyddsnormer liknar Europeiska unionens, (ii) att tredjepartsleverantören efterlever Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter, eller (iii) att tredjepartsleverantören har certifierats i enlighet med Privacy Shield-ramverket mellan EU och USA och mellan Schweiz och USA.

Personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter är Egencia LLC (”Egencia”).  Egencia lagrar och behandlar din information i säkra miljöer i USA och andra länder. För att tillhandahålla sina tjänster måste Egencia överföra dina uppgifter till sina partners och/eller tjänsteleverantörer för behandling i USA och eventuellt andra länder utanför ditt hemland. Du kan vara säker på att vi vidtar lämpliga åtgärder för att skydda din integritet och säkerhet.

Hur använder vi information om dig?

Våra rättsliga grunder för behandling av personuppgifter

Om du är en besökare från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet beror vår rättsliga grund för insamling och användning av de personuppgifter som beskrivs i denna Sekretesspolicy på vilken typ av personuppgifter det rör sig om och det specifika sammanhang i vilket vi samlar in dem.

Normalt samlar vi bara in personuppgifter från dig (i) i de fall där vi behöver personuppgifterna för att fullfölja ett avtal med dig eller din organisation, (ii) när behandlingen av personuppgifterna grundar sig på våra berättigade intressen och inte åsidosätts av dina rättigheter, eller (iii) när vi har fått ditt samtycke till att göra det.  I vissa fall kommer vi att ha en lagstadgad skyldighet att samla in personuppgifter från dig, till exempel när det är nödvändigt att använda din transaktionshistorik för att kunna slutföra våra finansiella och skattemässiga åtaganden enligt lagen.

Om vi​ ber dig att lämna personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla ett lagstadgat krav eller fullfölja ett avtal med dig eller din organisation kommer vi att klargöra det vid tillfället i fråga, och upplysa dig om huruvida det är obligatoriskt eller inte att du lämnar dina personuppgifter till oss (samt om möjliga konsekvenser om du inte lämnar dina personuppgifter).

Om vi ​samlar in och använder dina personuppgifter med stöd av våra legitima intressen (eller tredjeparts legitima intressen) kommer detta intresse normalt utgöras av att driva Programmet och kommunicera med dig enligt vad som är nödvändigt för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster åt dig, för säkerhetsverifiering när du kontaktar oss och för vårt legitima kommersiella intresse, till exempel när vi besvarar dina frågor, för att förbättra vårt Program, för att bedriva marknadsföring eller i syfte att upptäcka eller förhindra olaglig verksamhet.  Vi kan även ha andra legitima intressen, och vid behov kommer vi att klargöra för dig vid tillfället i fråga vilka dessa legitima intressen är.

Hur avgör vi vad våra legitima affärsintressen utgörs av?

Vi gör en bedömning för att säkerställa följande:

  1. Vårt intresse av att använda dina uppgifter är legitimt (dvs. vi har ett uttalat affärsbehov).
  2. Affärsbehovet inskränker inte generellt dina rättigheter rörande personlig integritet.

När vi gör denna bedömning uppskattar vi den potentiella inverkan en specifik användning av uppgifterna kan ha på dig som kund, och väger sedan detta mot våra egna affärsbehov för att säkerställa att vi får balansen rätt. Vi tillämpar också en rad säkerhetsåtgärder för att minimera eventuella risker.

Som ett praktiskt exempel skulle vi betrakta insamling av våra kunders preferenser för marknadsföring under en bokning som ett legitimt affärsintresse.  Vi är av den uppfattningen att detta inte på ett otillbörligt sätt påverkar din personliga integritet, eftersom du sannolikt är intresserad av att få reda på utvecklingen av våra produkter och tjänster.  För att skydda din personliga integritet garanterar vi dock att du när som helst kan välja att avsluta prenumerationen på denna kommunikation från ditt konto, direkt från e-postmeddelandet eller genom kundtjänst.

I enlighet med de rättsliga grunderna ovan använder vi den information vi samlar in för att:

  • uppfylla de transaktioner du gör
  • förse dig med resebekräftelser och viktiga reseuppdateringar för ditt kommande Evenemang (via e-post eller SMS)
  • verifiera din identitet i syfte att förebygga bedrägerier
  • hantera ditt konto, inklusive för att bearbeta betalningar
  • kommunicera med dig i allmänhet, i synnerhet om något har ändrats i ditt Evenemang
  • tillhandahålla kundtjänster relaterade till din bokning eller för att svara på förfrågningar du gör
  • beräkna intresse för och förbättra våra produkter, tjänster och webbsidefunktioner
  • meddela dig om specialerbjudanden, kuponger, lotterier samt produkter och tjänster relaterade till möten och evenemang som kan vara av intresse för dig – du kan få dessa via e-post, post eller annonser på webbsidor från tredje part, bland annat på sociala medier
  • i övrigt anpassa din upplevelse av den här webbsidan eller appen
  • inhämta information från dig, inklusive genom feedback du ger eller enkätundersökningar du fyller i
  • utföra statistisk analys om tjänsterna vi erbjuder för att förbättra varje aspekt av vad vi gör
  • skydda våra rättigheter som företag, inklusive, men inte begränsat till, vår immaterialrätt
  • lösa tvister, samla in avgifter eller felsöka problem
  • förhindra potentiellt förbjuden eller olaglig verksamhet
  • genomdriva våra Användarvillkor
  • i övrigt utföra de åtgärder som beskrivs för dig vid tidpunkten för insamlandet av informationen.

Om du har några frågor om vår insamling och användning av dina personuppgifter, eller behöver ytterligare information om den rättsliga grund som detta görs enligt, kontaktar du oss med hjälp av kontaktinformationen längst ned i denna Sekretesspolicy.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vill att du ska känna dig säker på att använda våra Tjänster för Evenemang och vi är skyldiga att vidta lämpliga åtgärder för att skydda informationen vi samlar in. Även om ingen tjänst kan garantera absolut säkerhet vidtar vi rimliga åtgärder för att implementera lämpliga fysiska, tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som vi samlar in och behandlar om dig.

Datalagring under en förutbestämd tid

Vi behåller de personuppgifter som vi samlar in från dig i de fall då vi har ett kontinuerligt legitimt affärsbehov att göra det (till exempel för att tillhandahålla dig en tjänst som du har begärt, eller för att uppfylla tillämpliga rättsliga krav, krav på skatterapportering eller redovisningskrav).

När vi inte har något kontinuerligt legitimt affärsbehov att behandla dina personuppgifter kommer vi antingen att radera eller anonymisera uppgifterna. Om detta inte är möjligt (till exempel för att dina personuppgifter har lagrats i säkerhetskopieringsarkiv) kommer vi att lagra dina personuppgifter på ett säkert sätt och isolera dem från ytterligare behandling tills det är möjligt att ta bort dem.

Om vi avser att använda dina personuppgifter för analytiska ändamål eller trendanalys över längre perioder kommer vi att anonymisera eller aggregera dina uppgifter.

Dina informationsrättigheter

Som deltagare i Evenemangen kan du få meddelanden från oss som ger dig ytterligare information om Evenemangen. I varje sådant e-postmeddelande som vi skickar kommer du också att kunna avbryta prenumerationen på sådana meddelanden. Observera att vi förbehåller oss rätten att skicka andra meddelanden till dig, inklusive servicemeddelanden, administrativa meddelanden och undersökningar relaterade antingen till ditt Egencia-konto eller till dina transaktioner med Egencia Meetings and Events, utan att erbjuda dig möjlighet att avbeställa dem.

  • Du kan få tillgång till, lägga till, uppdatera eller radera personuppgifter enligt beskrivningen nedan. Om du gör en sådan förfrågan har Egencia rätt att begära lämplig identifiering innan förfrågan verkställs.
  • Du kan skicka in en skriftlig begäran om att få tillgång till de personuppgifter vi har på dig. Om du gör en sådan förfrågan har Egencia rätt att begära lämplig identifiering innan förfrågan verkställs. Du kan göra en skriftlig begäran om att få tillgång till dina personuppgifter genom att kontakta oss via kontaktinformationen i avsnittet ”Så här kontaktar du oss” nedan.

Dina dataskyddsrättigheter

Om du är bosatt i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet har du följande dataskyddsrättigheter:

  • Om du begär tillgång till dina personuppgifter kommer vi att bekräfta huruvida vi innehar information om dig och förse dig med en kopia av denna samt förklara hur vi behandlar din information och varför, hur länge vi lagrar den och dina rättigheter som är förbundna med den.
  • Om du begär radering av dina personuppgifter kommer vi att radera, anonymisera eller slå samman dina personuppgifter. Observera att vi måste behålla all information som vi behöver för att kunna uppfylla våra lagstadgade skyldigheter eller för att upprätthålla, utöva eller försvara oss mot rättsliga anspråk.
  • Du kan göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter, be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter eller kräva att få ut alla dina personuppgifter från en tjänst i ett allmänt tillgängligt format (s.k. ”dataportabilitet”). Du kan som sagt utöva dessa rättigheter genom att kontakta oss via kontaktuppgifterna i denna Sekretesspolicy.
  • Du kan begära att avsluta ditt Egencia-konto genom att kontakta oss. När du har avslutat ett konto kan du inte logga in eller få tillgång till någon information som är kopplad till kontot, men du kan när som helst öppna ett nytt konto. Vi skickar dig ett e-postmeddelande som bekräftar din kontoavslutning till den e-postadress som finns i din medlemsprofil. Observera att vi måste behålla all information som vi behöver för att kunna uppfylla våra lagstadgade skyldigheter eller för att upprätthålla, utöva eller försvara oss mot rättsliga anspråk.
  • På liknande sätt gäller att om vi, efter samtycke av dig, har samlat in och behandlat dina personuppgifter kan du när som helst ta tillbaka ditt samtycke. Om du tar tillbaka ditt samtycke påverkar inte detta lagenligheten av behandlingen av personuppgifter som vi utförde innan du tog tillbaka ditt samtycke. Det påverkar inte heller behandling av dina personuppgifter som görs på andra lagenliga grunder än samtycke.
  • Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheter om vår insamling och användning av dina personuppgifter. Kontakta din lokala dataskyddsmyndighet för mer information. Kontaktuppgifter för dataskyddsmyndigheter i Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, Schweiz och vissa icke-europeiska länder (inklusive USA och Kanada) finns tillgängliga för alla försäljningskanaler i EU. Detta är länken: http://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm).

Du skickar enklast din förfrågan till oss via avsnittet ”Så här kontaktar du oss” längst ner i denna Sekretesspolicy.

Vi svarar på alla förfrågningar vi mottar från personer som vill utöva sina dataskyddsrättigheter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Cookies och annan teknik

Cookies. Cookies är små datatextfiler som kan lagras på din dators hårddisk (om din webbläsare tillåter det). Hjälpavsnittet i verktygsraden på de flesta webbläsare informerar dig om hur du kan förhindra din webbläsare från att acceptera nya cookies, hur du kan få din webbläsare att meddela dig när du tar emot en ny cookie och hur du kan inaktivera cookies helt och hållet. Lägg märke till att om du inte accepterar cookies är det möjligt att du inte kommer få tillgång till många av reseverktygen på våra webbplatser. Som medlem eller besökare på denna webbplats kan du tilldelas en permanent cookie-fil på din dators hårddisk. Du kan välja att inte ta emot en cookie-fil genom att göra det möjligt för din webbläsare att vägra cookies eller att fråga dig innan du accepterar en cookie. Även om denna cookie inte innehåller några personuppgifter kan den vara associerad med dina personuppgifter för att förse dig med riktade e-postmeddelanden.

Egencia samlar automatiskt in viss information om din dator när du besöker den här webbplatsen. Till exempel samlar vi in information om din IP-adress, ditt operativsystem och din webbläsarprogramvara (t.ex. Firefox, Safari eller Internet Explorer). Vi kan också komma att samla in information om dina aktiviteter online, som de resor du tittat på och de du har bokat. Våra mål med att samla in denna automatiska information inkluderar anpassning av din användarupplevelse, ökad bekvämlighet när du använder vår webbplats och insamling av analysinformation för att kontinuerligt förbättra vår webbplats. Vi kan använda cookies för att hjälpa oss att känna igen din webbläsare som en tidigare besökare och spara och komma ihåg alla val och inställningar som kan ha gjorts medan din webbläsare besökte vår webbplats. Vi kan också spara ditt lösenord i en cookie om du markerade rutan ”Kom ihåg mitt lösenord på denna dator”. Observera att medlems-ID:n, lösenord och annan kontorelaterad information i sådana cookies krypteras i säkerhetssyfte. Egencia lagrar aldrig känsliga personuppgifter, t.ex. kreditkortsnummer, i en cookie. Förutom ovanstående cookies kan vi använda Lokalt delade objekt, även kallade ”flashcookies” på vår webbplats. Dessa används för att förbättra användarupplevelsen, till exempel genom att lagra dina användarpreferenser och inställningar, till exempel inställningar för volym/ljud och i samband med animerat innehåll på vår webbplats. Lokalt delade objekt liknar webbläsarcookies, men kan lagra mer komplex data än enkel text. Du kan läsa mer om flashcookies och hur du kan inaktivera dem på den här webbplatsen:
http://kb2.adobe.com/cps/526/52697ee8.html.

Webbplatsen kan också använda webbsignaler (även kallade clear gifs, pixeltaggar eller webb-buggar) som är små grafiska filer med en unik identifierare, ganska lika cookies i sin funktion, som placeras i koden på en webbplats. Vi använder webbsignaler för att granska trafikflöden av användare från en sida till en annan på våra webbplatser, för att leverera eller kommunicera med cookies, för att se om du besöker vår webbplats genom länkning från en annons som publicerats på någon tredje parts webbplats, och för att förbättra webbplatsens prestanda. Vi kan också låta våra tjänsteleverantörer använda webbsignaler för att hjälpa oss att förstå vilka e-postmeddelanden som öppnats av mottagare och för att granska trafik och aktiviteter på vår webbplats. Detta hjälper oss att mäta effektiviteten av vårt innehåll och utbud.

Spåra inte-signaler och liknande mekanismer. Vissa webbläsare skickar ”spåra inte”-signaler till webbplatser som webbläsaren kommunicerar med. På grund av att olika webbläsare införlivar och aktiverar den här funktionen på olika sätt är det ibland otydligt om användare avser att skicka signalerna eller ens är medvetna om dem. Den ledande organisation som anger standard för internetanvändning arbetar på en lösning av problemet, och fattar för närvarande beslut om huruvida, och i så fall hur, webbplatser bör agera när dessa signaler tas emot. För närvarande vidtar Egencia inga åtgärder angående dessa signaler. Om och när en slutgiltig standard upprättas och godkänns kommer vi att omvärdera hur vi svarar på dessa signaler.

Information insamlad av tredje part/visning av skräddarsydd reklam. Tredjepartsannonsörer, till exempel annonsföretag och affärspartners, kan använda cookies och annan teknik (till exempel webbsignaler) för att samla in information om din onlineaktivitet. Ändamålen med att samla in denna information kan till exempel vara att mäta och förstå användningen av vår webbplats samt att analysera, modifiera och anpassa reklaminnehåll på denna och andra webbplatser efter dina uppenbara intressen. Vi har inte tillgång till eller kontroll över eventuella cookies eller andra funktioner som de kan använda, och informationen om dessa annonsörer omfattas inte av denna Sekretesspolicy. Du kan läsa mer om tredjepartsannonsörer och utforska möjligheten att inte låta den här informationen samlas in genom att gå till någon av följande resurser:

Ändringar i detta meddelande och hur du kontaktar oss

Uppdateringar av denna Sekretesspolicy

Ändringar i denna Sekretesspolicy kommer att göras när det krävs till följd av ändrade rättsliga, tekniska eller affärsmässiga omständigheter. När vi uppdaterar vår Sekretesspolicy vidtar vi lämpliga åtgärder för att informera dig i enlighet med betydelsen av de förändringar vi gör.  Vi kommer att inhämta ditt samtycke till eventuella väsentliga ändringar i Sekretesspolicyn när detta krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Du ser när denna Sekretesspolicy senast uppdaterades på datumet för ”Uppdaterades senast” som visas högst upp i denna Sekretesspolicy.

Så här kontaktar du oss

Om du har frågor om denna Sekretesspolicy eller våra sekretessrutiner kontaktar du oss enligt följande:

Skicka e-post: meetings.events.se@egencia.com Vi kommer att göra vårt bästa för att svara på din förfrågan inom 24 timmar.

Ring: Om du behöver mer omedelbar hjälp ringer du oss på +46 8 146195

Vi vill vara säkra på att du har kontroll över din evenemangsupplevelse, alltifrån planering och bokning av resa till skydd av dina personuppgifter. Representanterna på Egencias kundtjänst hjälper dig gärna om du har några funderingar. Dessutom kan du komma i direkt kontakt med reseleverantören på det telefonnummer eller den adress som finns i resplanen för Evenemanget.