Skip to main content

Egencias sekretesspolicy

Egencias sekretesspolicy

Integritetspolicy

Uppdaterades senast: [2022-06-13]

Vi på Egencia (”Egencia”, ”vi”, ”oss” och ”vår”) förstår att onlinebokning av resor kräver ett stort mått av förtroende från din sida. Vi tar detta förtroende på största allvar och prioriterar ständigt säkerheten och integriteten för de personuppgifter som du eller din organisation tillhandahåller oss (till exempel ditt namn, telefonnummer, e-postadress och betalningsuppgifter).

Denna Integritetspolicy redogör för våra integritetsrutiner enligt följande:

När du bokar resor genom Egencia fattar vi vissa beslut angående hur och för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter för att fullfölja din resebokning. Vi är därför ansvariga för att skydda dina personuppgifter genom hela bokningsprocessen.

I denna Integritetspolicy anges Egencias policyer avseende hanteringen av personuppgifter, och här beskrivs vilka typer av personuppgifter som lagras av Egencia, för vilka ändamål dessa personuppgifter lagras och hur Egencia samlar in, lagrar, använder och lämnar ut dessa personuppgifter.

AFFÄRSRESEPROGRAM – ÖVERSIKT

Din organisation har gått med i Egencias affärsreseprogram för att hantera sitt behov av affärsresor (”Programmet”). Enligt detta Program kan din organisation utse en reseansvarig (”Travel Manager”), som hanterar och ansvarar för din organisations resebehov. Organisationen kan även utse en eller flera researrangörer (”Arrangör” eller ”Resebeställare”) som bokar och hanterar resor för individuella anställda (”Resenärer”), såväl som icke-anställda, såsom bedömts lämpligt av organisationen (”Gäster”).

  • Regler som gäller när Resenärer bokar resor

Resenärer som vill boka och hantera sina egna resor måste registrera sig och bli medlemmar i Programmet eller få sina profiluppgifter uppladdade till vårt system av Egencias implementeringsteam. Resenärer som inte registrerar sig som medlemmar i Programmet måste låta en Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare göra bokningar åt dem. Om du är en Resenär handlar denna Integritetspolicy om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter oavsett om du bokar och hanterar dina resor själv eller om du gör det genom en Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare. Detta innebär, såvida inget annat anges, att ordet ”du” i denna Integritetspolicy syftar på dig som Resenär, vare sig du hanterar resan själv eller om en Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare hanterar resan åt dig.

  • Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare

Denna Integritetspolicy riktar sig främst till Resenärer och Gäster, men gäller även för Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare.

Alla personuppgifter som en Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare ger oss om sig själv i samband med vårt Program hanteras på det sätt som anges i denna Integritetspolicy. Egencia förbehåller sig dock rätten att kontakta Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare i enlighet med vad som framgår av deras organisations affärsreseavtal med oss (t.ex. för feedback om Programmet, för att diskutera affärsrelationen eller för att diskutera nya eller uppdaterade tjänster). Vi kan ta kontakt via telefon, e-post, sms eller vanlig post.

Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare som bokar och hanterar resor åt en Resenär eller Gäst måste alltid få Resenärens eller Gästens samtycke. Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare måste också försäkra sig om att Resenären eller Gästen i fråga får tillgång till och läser denna Integritetspolicy.

Oavsett om du bokar din resa direkt genom oss eller låter din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare göra det åt dig, kan personer som har behörighet inom din organisation ha tillgång till ditt medlems-ID, namnet på din medlemsprofil, dina resplaner och alla andra uppgifter i din profil, och de kan begära att vi delar dina uppgifter med externa parter för registerhållning och andra godkända ändamål. Din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare kan också uppdatera dina profilinställningar (utom medlems-ID och lösenord) och resepreferenser enligt dina instruktioner. Din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare kan också se, ändra och avboka dina resplaner enligt dina instruktioner eller överenskommelser med dem.

  • Policyns omfattning

Denna Integritetspolicy handlar om hur Egencia hanterar, samlar in och använder uppgifter. Din organisations policyer eller rutiner kan skilja sig från Egencias och vi ansvarar inte för någon användning eller något utlämnande av personuppgifter som orsakats av någon i din organisation eller för handlingar eller försummelser som din organisation, din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare bär ansvaret för. Kontakta din organisations ansvariga representant eller läs din organisations integritetspolicy om du har frågor om hur din organisation, Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare hanterar dina personuppgifter och bokar och hanterar resor åt dig.

VILKA UPPGIFTER VI SAMLAR IN FRÅN DIG

Innan du får tillgång till Egencias webbplats, måste du autentiseras och logga in som medlem. Egencia samlar in och lagrar alla uppgifter du ger oss, inklusive, men inte uteslutande, alla personuppgifter du specifikt och självmant tillhandahåller eller delger oss på andra sätt. Detta inkluderar uppgifter som kan identifiera dig (”personuppgifter”), inklusive förnamn, efternamn, födelsedatum, telefonnummer, e-postadress, passuppgifter eller uppgifter från andra resedokument (ID-kort, körkort), hemadress, inloggningsuppgifter och betalningsuppgifter (såsom kreditkortsnummer, kortinnehavarens namn och utgångsdatum). Det kan också hända att vi begär information om dina resepreferenser, inklusive måltidsbokningar, val av sittplats, uppgifter om medlemskap i frequent flyer-/hotell-/biluthyrningsprogram och biljettalternativ. Din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare kan tillhandahålla ytterligare personuppgifter, till exempel ditt anställnings-ID.

Egencia samlar till exempel, men inte uteslutande, in personuppgifter när du:

  • blir en Egencia-medlem
  • fyller i din resenärsprofil
  • bokar resor
  • använder resebeställartjänsten
  • svarar på en enkätundersökning
  • kontaktar oss

När du använder vår webbplats, vår Mobilapp eller tillhörande verktyg eller tjänster, kan vi samla in följande kategorier av personuppgifter från dig:

Passageraruppgifter: Egencia samlar in förnamn, efternamn, födelsedatum, telefonnummer, e-postadress och andra personuppgifter som krävs för resebokningen, såsom passuppgifter eller andra uppgifter från resedokument (ID-kort, körkort), hemadress, inloggningsuppgifter och betalningsuppgifter för en resenär när en resebokning görs via Egencia. Det kan också hända att vi samlar in uppgifter om enskilda Resenärers preferenser, som måltidsval, val av sittplats, uppgifter om medlemskap i frequent flyer-/hotell-/biluthyrningsprogram och biljettalternativ.

Gästuppgifter: När du bokar en resa för någon annan via den här webbplatsen, kan vi begära att få den personens personuppgifter och resepreferenser. Du måste inhämta samtycke från dessa andra personer och se till att de läser denna integritetspolicy innan du ger oss deras personuppgifter och resepreferenser. All åtkomst att se eller ändra deras uppgifter kommer endast att vara tillgänglig via din profil. Vi kommer endast att samla in, använda och lämna ut den personens personuppgifter för ändamålet att fullfölja bokningen.

Automatisk insamling av uppgifter: Vi samlar automatiskt in vissa uppgifter om din dator när du besöker den här webbplatsen. Till exempel samlar vi in din IP-adress, vilken webbläsare du använder (t.ex. Firefox, Safari eller Internet Explorer) och den webbsida du kommer från. Vi kan också samla in uppgifter om din aktivitet online, till exempel resor du har tittat på och bokningar du har gjort. Vi samlar in dessa uppgifter bland annat för att ge dig en personligare användarupplevelse och för att upptäcka och förebygga bedrägerier. Mer information hittar du i vår policy för cookies.

Inspelning av telefonsamtal: Telefonsamtal till och från vår kundservice kan spelas in eller avlyssnas för kvalitetssäkringsändamål, för att skydda oss i händelse av en rättstvist och för personalutbildning. Inspelade telefonsamtal lagras så länge det rimligen krävs eller erfordras enligt lag och raderas därefter. Alla personuppgifter du delger oss under samtalet kommer att hanteras i enlighet med denna Integritetspolicy.

Övrig onlinekommunikation: Alla interaktioner du har med oss via vår webbplats eller annan teknik, till exempel chatt, kommer att spelas in och övervakas för kvalitetssäkringsändamål, för att skydda oss i händelse av en rättstvist och för personalutbildning. Dessa inspelningar kommer att behandlas och lagras i enlighet med denna Integritetspolicy.

Särskilda kategorier av personuppgifter: Vissa typer av personuppgifter, t.ex. vissa myndighetsutfärdade identifikationsnummer eller uppgifter om religion, hälsa eller sexualitet, anses vara känsliga och kräver ytterligare skydd enligt tillämpliga lagar. Vi begränsar de omständigheter under vilka vi samlar in känsliga personuppgifter, exempel på sådana uppgifter inkluderar följande:

  • Hälsorelaterade uppgifter kan behövas för att tillhandahålla lämpliga anpassningar av resan och krav på tillgänglighet eller faciliteter.
  • Myndighetsutfärdade identifikationsnummer som pass- eller körkortsnummer kan krävas för flyg, fordonsuthyrning eller andra resereservationer.
  • Andra uppgifter som du kan ange efter eget val och som kan innebära eller antyda uppgifter om religion, hälsa eller annat, till exempel kostbehov.

Om du inte delger oss uppgifterna: För att få tillgång till Egencias webbplats, måste du logga in som medlem med ditt medlems-ID och lösenord. När du planerar din resa, reserverar eller bokar något på denna webbplats måste du ange begärda kontaktuppgifter och betalningsuppgifter. Vi använder dina kontaktuppgifter för att boka de tjänster du efterfrågar, för att skicka dig information om bekräftelsen, för fakturering och för att informera dig om eventuella ändringar eller uppdateringar i dina resplaner. Om du inte tillhandahåller uppgifterna vi begär kommer du inte att kunna använda Egencias webbplats och vi kanske inte kan fullfölja dina önskemål eller beställningar.

Hur vi använder dina uppgifter: Egencia använder känsliga betalningsuppgifter (som kortinnehavarens namn, kreditkortsnummer och utgångsdatum) för ändamålet att kunna genomföra de resebokningar du gör på vår webbplats. Vi använder andra uppgifter om dig för följande generella ändamål: för att registrera dig som Egencia-medlem, för att förse dig med de produkter och tjänster du beställer, för att delge dig resebekräftelser och uppdateringar, för att skicka resemeddelanden, för att delge dig serviceuppdateringar och tjänster vi tror kan intressera dig, för att kommunicera med dig, för att besvara dina frågor och kommentarer, för att mäta intresse för och förbättra våra produkter, tjänster och vår webbplats, för att på andra sätt göra din upplevelse på Egencia personligare, för att du ska kunna få belöningar som kan vara en del av ett lojalitets- eller förmånsprogram som du väljer att delta i, för att be dig om upplysningar, till exempel genom undersökningar, för att lösa tvister, ta ut avgifter eller lösa problem, för att förhindra potentiellt förbjudna eller olagliga aktiviteter, för att genomföra lagkrav på screening, för att upprätthålla våra Användarvillkor samt av andra anledningar som beskrivs vid insamlingstillfället.

Rättsliga grunder för behandling: Generellt sett samlar vi endast in personuppgifter från dig (i) när vi behöver personuppgifterna för att fullgöra ett avtal med din organisation (ii) när behandlingen sker utifrån vårt berättigade intresse (eller en tredje parts) och dina rättigheter inte väger tyngre eller (iii) när du har samtyckt till det. I vissa fall kommer vi att ha en lagstadgad skyldighet att samla in personuppgifter från dig, till exempel när vi behöver använda din transaktionshistorik för att kunna slutföra våra finansiella och skattemässiga åtaganden enligt lag.

Om vi ber dig att lämna personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla en lagstadgad skyldighet eller fullgöra ett avtal med din organisation, kommer vi att klargöra orsaken vid tillfället i fråga och upplysa dig om huruvida det är obligatoriskt eller inte att du lämnar dina personuppgifter till oss (samt om möjliga konsekvenser om du inte tillhandahåller dina personuppgifter).

Om vi samlar in och använder dina personuppgifter på grundval av våra berättigade intressen (eller en tredje parts) kommer dessa intressen normalt att vara för att driva vår plattform och vid behov kommunicera med dig för att kunna förse dig med våra tjänster, för säkerhetsverifieringsändamål när du kontaktar oss och för vårt berättigade kommersiella intresse, till exempel för att besvara dina förfrågningar, förbättra vår plattform, bedriva marknadsföring eller för att upptäcka eller förhindra olagliga aktiviteter. Vi kan ha andra berättigade intressen och om det är lämpligt kommer vi att klargöra dessa berättigade intressen vid relevant tidpunkt.

Ifall vi ber om ditt samtycke att lämna personuppgifter kommer vi att klargöra att du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

UTLÄMNANDE AV DINA UPPGIFTER

Egencia och dess tjänsteleverantörer kan dela med sig av dina personuppgifter till följande aktörer:

  • Leverantörer, såsom hotell, flygbolag, tågbolag, biluthyrningsfirmor eller aktivitetsarrangörer som tillhandahåller resorna du har bokat. Alla tjänster på denna webbplats som utförs av en tredjepartsleverantör beskrivs som sådana. Dessa leverantörer kommer att behandla dina uppgifter i enlighet med sina sekretesspolicyer. Av den anledningen uppmanar vi dig att granska integritetspolicyer för reseleverantörer vars tjänster du bokar genom Egencia. Det kan även hända att dessa leverantörer kontaktar dig om de behöver ytterligare uppgifter om dig eller för att underlätta din resebokning.
  • Tredjepartsleverantörer är leverantörer som utför tjänster eller funktioner åt oss, inklusive men inte begränsat till, kreditkortsbehandling, affärsanalyser, kundtjänst när vi har stängt, distribution av nyhetsbrev eller enkätundersökningar samt bedrägeribekämpning. På din arbetsgivares begäran kan det även hända att vi delar dina personuppgifter med tredjepartsleverantörer som utför tjänster som registrering och utbetalning av reseräkningar. Dessa företag får tillgång till de personuppgifter de behöver för att utföra sina funktioner, men de har ingen rättighet att dela med sig av eller använda uppgifterna i något annat syfte. Om du vill ha mer information om hur våra leverantörer hanterar dina personuppgifter kan du kontakta oss så som beskrivs i avsnittet ”Hur du kan kontakta oss” nedan.
  • Andra inom din organisation, såsom din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare, som beskrivits ovan i avsnittet ”Travel Managers, Arrangörer och Resebeställare”.
  • Andra bolag inom vår koncern. Vi kan dela med oss av vissa uppgifter till koncernbolag, för hostingtjänster, lagring, analys- och rapporteringsändamål samt för att vi och de ska kunna driva, analysera och förbättra våra respektive tjänster. Om ett annat koncernbolag får tillgång till dina uppgifter för att utföra tjänster åt oss, kommer det bolaget att följa rutiner som är minst lika restriktiva som de rutiner som beskrivs i denna Integritetspolicy.

Vi och våra leverantörer kan också dela med oss av dina uppgifter enligt följande:

  • När du uttryckligen efterfrågat det.
  • I enlighet med förelägganden, domstolsbeslut eller andra juridiska förfarande, för att upprätta eller utöva våra juridiska rättigheter, för att försvara oss mot rättsliga anspråk eller som på annat sätt krävs eller medges av gällande lag. I sådana fall förbehåller vi oss rätten att göra gällande eller avstå från rättsmedel eller rättigheter som är tillgängliga för oss.
  • Om vi finner det lämpligt för att utreda, förebygga eller agera mot illegala eller misstänkt illegala aktiviteter, för att skydda och försvara Egencias, våra kunders och andras rättigheter, egendom eller säkerhet eller i enlighet med våra Användarvillkor och andra avtal.
  • Till brottsbekämpande myndigheter och regeringsinstanser världen över för säkerhets-, tull- och immigrationsändamål. Till exempel, under amerikansk rätt kräver USA:s Department of Homeland Security Bureau of Customs and Border Protection att vissa resenärs- och bokningsuppgifter, känt som ”Passenger Name Record” eller ”PNR-data”, för människor som reser till eller från USA eller genom USA:s luftrum, ska tillhandahållas departementet före resan. Vi kan delge dessa uppgifter till flygbolag och andra researrangörer så att de kan skicka dem vidare till relevanta brottsbekämpande myndigheter och regeringsinstanser.
  • Vid föreslagna eller genomförda bolagstransaktioner såsom avyttringar, sammanslagningar, konsolideringar eller försäljningar av realiserbara tillgångar, eller i den osannolika händelsen av konkurs.

DINA RÄTTIGHETER OCH VALMÖJLIGHETER VAD GÄLLER INSAMLING OCH ANVÄNDNING AV DINA UPPGIFTER

Du kan komma åt, lägga till, uppdatera eller radera uppgifter på sidorna Min profil och Mina resor samt ta bort din profil enligt nedanstående beskrivning.

Du kan även skicka in en skriftlig begäran om att få tillgång till de personuppgifter vi har om dig. Vid en sådan begäran förbehåller sig Egencia rätten att begära lämplig identifiering innan vi uppfyller en sådan begäran. Du kan göra en skriftlig begäran om tillgång till dina personuppgifter genom att kontakta oss via uppgifterna i avsnittet ”Hur du kan kontakta oss” nedan. Vi har alltid som mål att svara på din begäran inom en rimlig tid och alltid inom den tidsram som lagen kräver.

Vissa länder och regioner tillhandahåller ytterligare rättigheter för sina invånare relaterade till personuppgifter. Dessa ytterligare rättigheter varierar beroende på land och region och kan inkludera möjligheten att:

  • begära en kopia av dina personuppgifter
  • begära information om ändamålet med behandlingsaktiviteterna
  • begära information om de av dina personuppgifter som har sålts eller utlämnats i affärssyften
  • begära att dina personuppgifter raderas
  • invända mot vår användning eller vårt utlämnande av dina personuppgifter
  • begränsa behandlingen av dina personuppgifter
  • välja bort försäljning av dina personuppgifter
  • portera dina personuppgifter
  • begära information om logiken i automatiserat beslutsfattande som används i våra rutiner för bedrägeribekämpning och resultatet av sådana beslut.

Det enklaste sättet att skicka din begäran till oss är via avsnittet ”Hur du kan kontakta oss” längst ner i denna Integritetspolicy. Vi kommer inte att diskriminera dig till följd av att du utövar dessa rättigheter.

Utöver ovanstående rättigheter har du rätt att framföra klagomål till en dataskyddsmyndighet om vår insamling och användning av dina personuppgifter. Vi uppmuntrar dig dock att först kontakta oss så att vi kan göra vårt bästa för att lösa ditt problem. Du kan skicka din begäran till oss med hjälp av informationen i avsnittet ”Hur du kan kontakta oss”. Vi svarar på alla förfrågningar vi får från personer som vill utöva sina dataskyddsrättigheter för personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagar.

Som deltagare i Programmet kan det hända att du får meddelanden från oss med resenyheter och uppdateringar. Du kan när som helst avsluta din prenumeration på sådana nyhetsbrev på sidan Min profil under rubriken ”E-postinställningar” eller genom att säga till din Travel Manager, Arrangör eller Resebeställare att du inte längre vill få sådana meddelanden från Egencia. Du har också möjlighet att avsluta din prenumeration på sådana nyhetsbrev i alla e-postmeddelanden vi skickar. Observera att vi förbehåller oss rätten att skicka andra typer av meddelanden till dig, som viktiga tillkännagivanden, administrativa meddelanden och enkätundersökningar relaterade till din profil på Egencia eller dina transaktioner med Egencia, utan att erbjuda dig möjligheten att avbeställa dessa.

ATT ANVÄNDA EGENCIAS APPAR FÖR MOBILER OCH SURFPLATTOR (”MOBILAPPARNA”)

När du använder Egencias mobilappar samlar vi in och använder uppgifter om dig på samma sätt och för samma ändamål som när du använder vår webbplats. Dessutom använder vi en del andra uppgifter som vi samlar in automatiskt när du använder våra mobilappar. Specifikt:

  • Vi samlar in information om vilka funktioner i Mobilapparna du har tillgång till och använder. Dessa uppgifter gör att vi kan identifiera vilka områden i Mobilappen som intresserar våra kunder så att vi kan utveckla och löpande förbättra våra Mobilappar.
  • Om du använder en Mobilapps funktion för ”hitta hotell” med hjälp av din ”nuvarande plats”, använder vi information om din nuvarande plats – som tillhandahålls av din mobila enhet via GPS eller liknande – för att visa dig faciliteter i din närhet. Vi samlar inte in information om plats om du inte uttryckligen godkänner det genom att klicka på funktionen ”hitta hotell” med användning av ”nuvarande plats” som din destination eller aktiverar insamling av platsdata i din telefons inställningar. Om du godkänner delning av platsuppgifter via inställningarna i din app eller telefon kan vi använda och dela dessa platsuppgifter för att erbjuda dig lokala hotell- eller transportalternativ eller delge dig annan relevant information eller tjänster.
  • Varje Mobilapp skickar också felrapporter till oss med information om den kraschar eller fryser. Felrapporten gör att vi kan undersöka felet och förbättra Mobilappens stabilitet i kommande versioner. I felrapporterna skickar Mobilapparna information om din mobila enhets typ och version, ditt kund-ID, tiden då felet inträffade, vilken funktion som användes och i vilket tillstånd appen befann sig när felet inträffade. Vi använder inte denna information för något annat ändamål än att utreda och åtgärda felet.
  • Det kan hända att vi skickar push-notiser angående ändringar av flygstatus eller andra händelser som inträffar på dina resor. Dessutom kan vi använda push-notiser för att delge dig viktiga meddelanden från din Travel Manager/Resebeställare/arbetsgivare i nödsituationer. Dessa behörigheter kan alltid hanteras i din mobila enhets inställningar.
  • Om du väljer ”Kontakta Egencia per telefon” och väljer alternativet ”Återuppringning” under Egencia AssistMe, där detta alternativ finns tillgängligt, skickar Mobilappen ditt kund-ID, resplansinformation och eventuell annan information om hur du har använt Mobilappen till resebyrån. Detta gör vi för att underlätta kundtjänstinteraktionen och för att skapa en enklare och välinformerat utbyte.

Du har kontroll över viss information som en Mobilapp skickar till oss. Du kan när som helst stänga av insamling av platsuppgifter via inställningsmenyn i din telefon. Alternativt kan du radera Mobilappen från din mobila enhet och använda våra tjänster via webbplatsen eller per telefon.

HUR VI SKYDDAR DINA UPPGIFTER

Vi vill att du ska känna dig trygg med att använda våra tjänster för att planera och boka resor och vi tar skyddet av de uppgifter vi samlar in på största allvar. Inget företag kan garantera säkerhet, men vi har vidtagit lämpliga administrativa, tekniska och fysiska säkerhetsåtgärder för att bidra till att skydda de personuppgifter vi har i vårt förvar och under vår kontroll. Till exempel har endast behöriga anställda tillgång till personuppgifter och endast för tillåtna affärsfunktioner. Dessutom använder vi kryptering när känsliga personuppgifter skickas mellan ditt system och vårt, och vi använder oss av brandväggar och system som spårar intrång för att förhindra att obehöriga personer får tillgång till dina uppgifter.

HUR DU FÅR TILLGÅNG TILL DINA UPPGIFTER

Du har tillgång till dina uppgifter på följande sidor på vår webbplats:

Min profil 
På sidorna under Min profil på Egencias webbplats kan du se och ändra dina profilinställningar. Med alternativet för e-postinställningar kan du ändra din e-postadress och hantera dina kommunikationspreferenser. Du kan också justera dina e-postpreferenser genom att klicka på ”avsluta prenumeration” via länken i sidfoten på ett e-postmeddelande som vi skickat till dig. Du kan även byta lösenord och välja om du vill bli inloggad automatiskt på denna webbplats. När en Travel Manager har loggat in på sin Egencia-profil, har denna Travel Manager möjlighet att lägga till nya användare, uppdatera statusen på eller radera befintliga användarprofiler, uppdatera eller rätta namn, telefonnummer, passuppgifter och kontaktpersoner vid nödfall för Resenärer som är länkade till din profil samt uppdatera dina resepreferenser.

Begäran om att stänga ett konto 
Du kan stänga ditt konto hos Egencia genom att kontakta oss enligt beskrivningen nedan. När du har stängt ditt konto kommer du inte längre att kunna logga in och du kan inte få tillgång till några uppgifter som är förknippade med kontot, men du kan när som helst öppna ett nytt konto. Vi skickar ett e-postmeddelande som bekräftar att ditt konto har stängts till e-postadressen i din profil.

MINA RESOR

På sidan Mina resor på Egencias webbplats kan medlemmar se, uppdatera eller radera sina sparade resplaner. Om du vill meddela Egencia att vissa av dina personuppgifter inte är korrekta, fullständiga eller aktuella, kan du kontakta oss med hjälp av informationen i avsnittet "Hur du kan kontakta oss". Egencia ska vidta rimliga åtgärder för att korrigera personuppgifterna så att de är korrekta, fullständiga och aktuella.

EXTERNA LÄNKAR

Om någon del av denna webbplats länkar vidare till andra webbplatser som vi inte äger eller driver lyder inte dessa webbplatser under denna Integritetspolicy. Vi råder dig att läsa dessa andra webbplatsers integritetspolicyer för att förstå hur de samlar in, använder och lämnar ut personuppgifter.

VAR DINA UPPGIFTER LAGRAS

Egencia lagrar och behandlar Resenärers personuppgifter i säkra miljöer:

  • i USA i toppmoderna operatörsdatacenter (i Arizona) och i molnet (USA:s västra region) genom Amazon Web Services och
  • i EU (på Irland) i molnet genom Amazon Web Services.

När det gäller behandlingen av uppgifter för icke-amerikanska Resenärer måste Egencia, för att kunna tillhandahålla sina tjänster, överföra dina personuppgifter till sina koncernbolag och/eller tjänsteleverantörer för behandling i USA och eventuellt i andra länder utanför ditt hemland, vars dataskyddslagar kan skilja sig från lagarna i ditt land. Egencia kommer säkerställa att dina personuppgifter skyddas i enlighet med denna Integritetspolicy och kraven i tillämplig dataskyddslagstiftning varhelst dina personuppgifter behandlas. Egencia upprätthåller koncerninterna standardavtalsklausuler där så är tillämpligt för att skydda överföring av personuppgifter från EU till USA.

Vi säkerställer att alla våra tredjepartstjänsteleverantörer som vi överför personuppgifter till har vidtagit lämpliga skyddsåtgärder för att skydda dina personuppgifter. Den adekvata skyddsåtgärden kan vara (i) att landet erbjuder en adekvat skyddsnivå, dvs. leverantören är baserad i ett land som den Europeiska kommissionen har ansett vara ”adekvat” eftersom sådana länders dataskyddsstandarder liknar Europeiska unionens eller (ii) standardavtalsklausuler.

LAGRING AV UPPGIFTER

Vi lagrar inga uppgifter längre än vad som är nödvändigt för vår affärsverksamhet eller av juridiska skäl. Du bör dock vara medveten om att det kan hända att vi lagrar vissa uppgifter efter att du har stängt ditt konto hos oss, till exempel om det är nödvändigt för att uppfylla lagkrav, inklusive att lagra uppgifter för skatte- eller bokföringsändamål. Om vi avser att använda dina personuppgifter för analytiska ändamål eller trendanalys över längre perioder kommer vi att avidentifiera, aggregera eller på annat sätt anonymisera dem.

De kriterier vi använder för att bestämma våra lagringstider inkluderar:

  • varaktigheten av vår relation med dig, inklusive alla öppna konton du kan ha hos Egencia, eller nyligen genomförda bokningar eller andra transaktioner du har gjort på vår webbplats,
  • huruvida vi har en juridisk skyldighet relaterad till dina personuppgifter, till exempel en skyldighet att spara uppgifter om de transaktioner du har med oss, och
  • huruvida det finns några aktuella och relevanta juridiska skyldigheter som påverkar hur länge vi kommer att lagra dina personuppgifter, inklusive avtalsförpliktelser, krav på att bevara dokument i samband med en rättslig process, preskriptionstider och utredningar av tillsynsmyndigheter.

ÄNDRINGAR I DENNA INTEGRITETSPOLICY

Egencia kan komma att uppdatera denna Integritetspolicy i framtiden. Vi kommer att meddela dig om väsentliga ändringar i denna Integritetspolicy genom att skicka ett meddelande till den e-postadress du har gett oss eller genom att publicera ett meddelande på vår webbplats. Du kan se vilket datum denna Integritetspolicy senast uppdaterades intill ”Uppdaterades senast” högst upp i denna policy.

HUR DU KAN KONTAKTA OSS

Om du har frågor om denna Integritetspolicy eller om våra integritetsrutiner mer generellt kan du kontakta oss på följande sätt:

  • Via e-post. Om du har frågor eller klagomål rörande GBT och sekretess, eller om du vill utöva dina rättigheter, kan du kontakta dataskyddsavdelningen här.
  • Med vanlig post. Vår postadress är Global Privacy Team, American Express Global Business Travel, 5 Churchill Place, Canary Wharf, London E14 5HU, UK.

Information om personuppgiftsansvariga för Egencia:

Personuppgiftsansvarig för BelgienEgencia Belgium SA
Personuppgiftsansvarig för FrankrikeEgencia France SAS
Personuppgiftsansvarig för NorgeEgencia Norway AS
Personuppgiftsansvarig för DanmarkEgencia Denmark A/S
Personuppgiftsansvarig för FinlandEgencia Finland Oy
Personuppgiftsansvarig för TysklandEgencia GmbH
Personuppgiftsansvarig för SverigeEgencia Sweden AB
Personuppgiftsansvarig för StorbritannienEgencia UK ltd
Personuppgiftsansvarig för USA och Asien/Stillahavsområdet (inklusive Kina)Egencia LLC (USA)