Så sparar du genom att gå över till affärsreseprogram

Affärsresenärer använder appen på en flygplats

Oavsett storleken på ditt företag är det avgörande för din framgång att du är effektiv med affärsreseutgifter och att du undviker onödiga kostnader. Om ditt företag har en kostnadsmedveten kultur är det särskilt viktigt att ha rätt teknologi för att du ska kunna hantera utgifter och bibehålla en god ekonomi. Du behöver en teknologi som hjälper dig att visualisera din data för att kontrollera dina reseutgifter och minska det administrativa arbetet, så att dina anställda får mer tid.

Om ditt företag växer kan du uppleva att ditt affärsreseprogram som en gång var effektivt inte längre ger företaget det stöd som det borde, och att du behöver hjälp från en affärsresebyrå. Affärsresor som bara hanteras internt, utan support och utan affärsreseprogram, kan lätt bli svårhanterliga. Utgifter och administration kan bli ohanterliga om affärsreseprogrammet inte följer med i företagets tillväxt och utveckling.  Det är därför det är så viktigt att ha ett fungerande affärsreseprogram.

Ett grundläggande sätt att stödja ditt varumärkes flexibilitet och kostnadsmedvetna kultur är att se till att du samarbetar med företag som delar dina värderingar och förstår vikten av att utvecklas snabbt men ändå förbli kostnadseffektiva.

Hur kan du spara med ett affärsreseprogram?

Med ett affärsreseprogram kan du först och främst använda teknologi så att dina resenärer själva kan boka och hantera sina resor. En bra affärsresebyrå använder sedan samma teknologi för att tillämpa dina policyer på dessa bokningar i en enskild plattform. Det innebär att du kan ha kontrollen över reseutgifter och efterlevnad av policy, utan att behöva överföra bokningar genom ett ofta överbelastat administrativt team. 

Oreglerade reseprogram brukar ha svårt att följa med i företagets tillväxt. Om du behöver en extra reseadministratör för var femte extra resenär, kommer du att behöva anställa mycket ny administrativ personal allteftersom antalet resenärer växer. Du kanske försöker göra besparingar genom att använda dessa anställda för att kontrollera resetjänster och efterlevnad av policy, men i slutändan brukar en sådan lösning innebära en förlustaffär. Dessutom måste du ta hänsyn till den mänskliga faktorn, som bara ökar med antalet personer som är inblandade i vad som kan vara en granska krävande och komplicerad process. Att fortsätta med ett oreglerat affärsreseprogram när företaget växer gör att dina totala besparingar blir minimala.

Med en affärsresebyrå som hanterar ditt affärsreseprogram undviker du behovet av en grupp människor som bokar resor. När din affärsresebyrå har rätt teknologi för jobbet, kan dina resenärer ha kontrollen och få åtkomst till alla alternativ för sina resor inom policyn. På så sätt kan de snabbt och enkelt boka det alternativ som bäst uppfyller deras behov och efterleva reglerna.

När det blir enkelt för dina resenärer att själva boka de alternativ som uppfyller deras behov och hålla sig inom resepolicyn, ökar efterlevnaden. Våra kunder efterlever policyn till över 80 % eftersom de har ett affärsreseprogram. Kan du säga detsamma om du har ett oreglerat affärsreseprogram?

Hitta ytterligare besparingar

När alla bokar genom samma plattform får du tillgång till en uppsättning data som du sedan kan använda till företagets fördel. De gör det inte bara möjligt att rapportera kostnader, du kan även se var det finns möjlighet att öka effektiviteten så att du sparar tid och pengar. 

Du kanske till exempel upptäcker att det finns ett särskilt boende eller en hyrbilsfirma som ditt team använder ofta. Nu kan du utnyttja denna information för att förhandla om grupprabatter. Om du redan gör det kan du också se hur du ytterligare kan förbättra din strategi med hjälp av ett affärsreseprogram. 

Med ett affärsreseprogram kan du utnyttja ett mycket större nätverk med resenärer utanför ditt företag. En affärsresebyrå som stöder din kostnadsmedvetna kultur bör använda dess kraft och påverkan för att förhandla om de bästa priserna baserat på dess totala kund- och resenärsbas. Det kan leda till riktigt bra priser som kan vara svåra att förhandla till sig på egen hand. Som en del i Expedia Group kan vi erbjuda dig ett omfattande urval av resealternativ med stora valmöjligheter på många platser. Om du redan har avtalspriser med leverantörer i ett visst område kan vi ge dig ytterligare alternativ.

En nöjd resenär är en resenär som efterlever policy

En av de största kostnaderna för ett företag är rekrytering och kvarhållande av anställda. Dina anställda är din största tillgång och fokus på att engagera de anställda är viktigt för att kunna vinna konkurrensfördelar.[1]

Det är mycket troligare att dina kunder är glada och lojala om de är i kontakt med en engagerad, nöjd anställd som har positiva erfarenheter av affärsresor. Nöjda anställda är därför viktigt för ditt företag. Forbes säger följande: ”För att verkligen uppskatta sina jobb måste de anställda känna att deras arbetsgivare respekterar dem och kommer att ge dem det de behöver för att vara framgångsrika i både arbetsliv och privatliv.”[2]

Vad kan vara mer motiverande och stöttande för en anställd som reser än att ge denne möjlighet att själv hantera sina bokningar? Och att göra det till en enkel uppgift. Med ett affärsreseprogram från en affärsresebyrå som stöder företagets kostnadsmedvetna kultur kan du göra det och samtidigt bibehålla det stora perspektivet på utgiftsgränser med en policy som vävs in i bokningsupplevelsen.

Hur vet du om det är dags för ett affärsreseprogram?

Det finns några viktiga indikatorer att hålla utkik efter i ditt företag för att se om ett affärsreseprogram är rätt nästa steg för dig:

  • Finns det en administrativ flaskhals när resenärer behöver boka eller ändra resor?  
  • Förblir vissa resekrediter oanvända eftersom ingen kan hantera de olika platser där dessa kan finnas lagrade?   
  • Får du feedback eller hör du rykten om att dina affärsresenärer är missnöjda med bokningsprocessen eller med begränsningar omkring resebokningar?  
  • Upplever du att medan ditt företag växer, minskar efterlevnaden av resepolicy?

Något av dessa scenarier är en bra anledning att börja leta efter en lösning med ett affärsreseprogram så snart som möjligt. Din affärsresebyrå kommer att vara en viktig partner i din verksamhet, och det är viktigt att välja en partner med en vision som stämmer överens med din. 

Om besparingar är viktigt för din företagskultur, är det nödvändigt att din affärsresebyrå är i linje med detta mål. Affärsresebyrån måste leverera en effektiv, kostnadseffektiv lösning och ha nöjda resenärer. En affärsresebyrå bör utrusta reseansvariga med den teknologi de behöver för att göra sitt jobb så snabbt och effektivt som möjligt, och ge dem möjlighet att göra ett bra jobb för att se till att affärsreseprogrammet ger bästa möjliga värde.

Vill du veta mer om vad affärsresor spelar för roll i en kostnadsmedveten företagskultur? Läs artikeln ”How business travel supports a cost-conscious culture”.

[1] Accenture Strategy. “Employee Experience Reimagined,” Accenture, 2017. 

[2] Alan Kohll. “What Employees Really Want At Work,” Forbes, 2018.