Så förbereder sig Travel Managers inför framtida resor

Travel Managers diskuterar framtidens resor

Förbereder du dina affärsresenärer på att resa igen efter covid-19? Det kan vara svårt att veta var du ska börja. Saker och ting förändras, och i resebranschen står vi fortfarande inför helt nya utmaningar som vi snabbt försöker att lära oss hur vi ska hantera på ett säkert och vaksamt sätt.

Allt handlar om förberedelse. När resandet kommer att återgå till det normala är osäkert, och många företag planerar för hur deras personal ska kunna resa så säkert som möjligt fram tills dess. Egencia erbjuder support till dessa företag och arbetar hårt för att bemöta deras resenärers oro och minska riskerna i affärsreseprogrammen.

Vi pratade med flera företagsledare bland våra kunder från olika branscher. Vi ställde en rad frågor för att ta reda på hur de förbereder sina affärsreseprogram och resenärer inför affärsresor i framtiden.

  1. Vilka åtgärder vidtar du för att förbereda ditt affärsreseprogram för resor i framtiden?

Uppdatera information: Travel Managers vill ha möjlighet att kontrollera vem som reser vart och när, så att de omedelbart kan få tag i rätt personer om något förändras eller går fel. Travel Managers har prioriterat uppdateringar av resenärsuppgifter, från att granska resenärsprofiler till att uppmuntra resenärerna att kontrollera vem de har lagt in som kontaktpersoner vid nödfall i sina Egencia-profiler.

”Vi uppdaterar resenärsprofiler med kontaktpersoner vid nödfall och ser till att all information är korrekt. Vi håller också på att gå igenom oanvända resekrediter för att se vilka som har påverkats av covid-19. Vi avgör även vad som ska betraktas som nödvändiga resor.” 

– Whitni Willmore, Travel Manager på Engineered Structures, Inc.

Kommunikation: Företag har pratat med regelbundna resenärer för att förstå hur de känner inför att resa igen och för att ta reda på vad resenärerna skulle behöva för att känna sig säkrare. Många företag har också börjat arrangera utbildnings- och informationssessioner om framtida resor tillsammans med sina Account Managers från Egencia.

Definiera nödvändiga resor: Beroende på vad det är för organisation kan nästan alla resor betraktas som nödvändiga, till exempel i specifika tjänsteroller. För de flesta Travel Managers kommer dock definitionen av nödvändiga resor att bero mer på vem det är som reser, vad kundernas behov är och vart resenärerna är på väg.

Hantering av outnyttjade biljetter: Att förstå sig på outnyttjade biljetter och resekrediter – och hur de kan användas – var viktigt för de flesta företag. Läs mer om hur Egencia hjälper Travel Managers att dra nytta av flygkrediter genom tydlig data.

  1. Anpassar ni företagets resepolicyer? I så fall, på vilket sätt?

Introducera regler om nödvändiga resor: Många företag arbetar hårt på att definiera vad nödvändiga resor innebär för dem. När företagen väl har fastställt detta kan reglerna vävas in i företagets resepolicyer. Då visas reglerna i sökresultaten i Egencias affärsreselösning, och de kan uppdateras vid behov i samband med att resesituationen efter covid-19 utvecklas.

”Vi börjar ta itu med följande: kostnaden utöver resekostnaderna, tiden som krävs, miljöpåverkan, tillgänglighet i schemat etc. Vi vill försäkra oss om att vi reser effektivt på alla sätt, så att vårt företag lyckas (och går med vinst).”

– Whitni Willmore, Travel Manager på Engineered Structures, Inc.

Uppdatera regler kring tidiga bokningar och resor med kort varsel: Tidiga bokningar är ofta billigare, och många företag uppmuntrar till dessa under normala omständigheter. I det nuvarande läget bokar flera av våra kunder närmre inpå resedatumet för att ge mer utrymme åt flexibilitet inför resan.

Regelbunden kommunikation: Som affärsresebyrå kommunicerar vi numera oftare med affärsresenärer för att hålla dem uppdaterade med den senaste informationen. Flera av våra kunder säger att de nu förväntar sig detsamma från sina resenärer, och de kommer att uppmuntra resenärerna att höra av sig regelbundet.

”Vi kommer att ta fram nya regler och kräva att resenärer hör av sig regelbundnare om en nödsituation skulle uppstå.”

– Irene Lavell, Senior Executive Assistant på Merritt Woodwork

Restriktioner: Med vår affärsreselösning kan Travel Managers enkelt blockera resor till specifika destinationer eller med särskilda flygbolag. Många av våra kunder säger att de fokuserar på detta och har använt sig av den officiella reseinformationen för länder och regioner för att ha restriktioner på plats där det behövs.

Godkännanden: Flera kunder har lagt till nya godkännandeprocesser för att förbättra resesäkerheten, till exempel genom att ställa in strängare godkännandekrav för resor till högriskdestinationer. Under normala omständigheter är godkännandeprocesser inte idealiska, men i den rådande situationen kan de hjälpa till att begränsa och hantera reseriskerna.

  1. Hur planerar du att ge stöd åt resenärer före och efter affärsresor?

Följa riktlinjer: Alla Travel Managers vi pratade med sa att de kommer att följa CDC:s riktlinjer och hålla sig informerade om aktuella resevarningar, restriktioner och krav på nationell och regional nivå.

Skapa resepaket som inkluderar personlig skyddsutrustning: En av våra kunder berättade att de diskuterade hur de skulle kunna skicka ut resepaket som inkluderar personlig skyddsutrustning, till exempel munskydd, handskar, rengöringsmedel och våtservetter. I paketet ingår även ett dokument med tips om hur man följer nya hygienkrav från flygbolag, hyrbilsfirmor, tågbolag och hotell.

Självkarantän: De flesta företag arbetar med detaljer om självkarantän och följer noga listan med reseförbud och krav för olika destinationer. Att förstå karantänkraven för varje destination gör det även lättare att ta informerade beslut om nödvändiga resor.

  1. Vilka verktyg eller vilken typ av support skulle kunna vara till hjälp när du arbetar med dessa uppdateringar och ändringar?

Överlag tyckte våra kunder att support var viktigast inom tre specifika områden.

  • Dra nytta av oanvända biljetter och krediter:

Läs det här blogginlägget om du vill ha mer information om hantering och rapportering av outnyttjade biljetter.

  • Identifiera vilka flygplatser som påverkas och granska regionala och nationella riktlinjer:

Se den här videon om hur du hittar specifik information i vårt hjälpcenter. I hjälpcentret finner du de senaste uppgifterna om vilka flygbolag som påverkas och nationella regler.

  • Förstå hur du förbereder resenärerna inför en affärsresa:

Ladda ner vår checklista inför resan och dela den med dina affärsresenärer.

  1. Vad ser du och dina resenärer mest fram emot med att resa igen?

Det överlägsna svaret på vad våra kunder ser fram emot mest var personliga möten. Om och om igen berättade Travel Managers att det bästa skulle bli att få ”träffa och prata med kunder, leverantörer och kollegor ansikte mot ansikte”.

Få den hjälp du behöver

Vi förstår. Ingenting slår personliga möten. Fram tills saker och ting återgår till hur det var förut, finns vi här för att stödja våra kunder och hjälpa dem att navigera i det nya normaltillståndet på ett säkert och framgångsrikt sätt.

Är du på jakt efter en affärsresebyrå som kan förbättra resenärssäkerheten, hjälpa till att dämpa resenärernas oro och ge dig en bättre förståelse av utgifterna från ditt reseprogram? Ladda ner vår checklista för hur du hittar rätt affärsresebyrå, så att du vet vad du bör hålla utkik efter.