Så blir du starkare som Travel Manager

Tips till Travel Managers

I dagens tuffa affärsresemiljö känner många Travel Managers att de måste visa sig starkare än någonsin tidigare. Risk- och utgiftshantering har stigit i prioritet och nu håller även den högsta företagsledningen ett öga på företagets affärsresor. Fokus ligger nu på hur Travel Managers kan balansera riskhantering och besparingar för att skapa ett framgångsrikt, säkerhetsmedvetet affärsreseprogram.

Informera dig

Framgångsrika människor har några saker gemensamt: De lyssnar och lär sig av ämnesexperter, hämtar in och använder data och assimilerar dessa för att ta välgrundade beslut. Det är omöjligt att veta allt, särskilt i dessa osäkra tider. Vi har sammanställt några förslag som hjälper dig att leda organisationen framåt och utöka din egen expertis, och som ser till att du är redo när affärsreseprogrammet är i full gång igen.

Här är några steg du kan ta:

  • Lär dig så mycket som möjligt om resebranschen. Använd webbinarier för att hämta in nyheter om branschen och gå med i lokala reseorganisationer, till exempel någon av GBTA:s lokalavdelningar1, för att sätta dig in i ämnet och bygga ett nätverk av kontakter.
  • Ta reda på om din affärsresebyrå erbjuder något kundnätverk eller evenemang för att dela erfarenheter online. Vi har till exempel Egencia Connect Community, som hjälper Travel Managers att hitta information och kunskap och dela den med kollegor och branschexperter.
  • Ha ett nära samarbete med dina interna intressenter för att se till att deras behov uppfylls. Det kan innebära regelbundna samtal med team som HR om hälsa och säkerhet, eller ekonomiavdelningen när det gäller resekostnader och utgifter. Fler råd om hur detta går till hittar du i webbinariet Komma igång med affärsresor efter covid-19.

”Isolera dig inte. Skapa i stället ett nätverk av intressenter inom resor, hälsa och säkerhet på avdelningar som HR, anläggningsförvaltning, företagsledningen osv. När du talar med HR ska du tänka igenom vilka covid-19-relaterade risker som finns i anslutning till resan, så att dessa kan begränsas i största möjliga mån. Du vill inte publicera riktlinjer eller ett ramverk utan att först besitta den information du behöver. Och du vill verkligen inte att dina resenärer ska hamna i en situation där de behöver hjälp utan att veta vad de ska göra.”   

 – Caroline Strachan, Managing Partner på Festive Road

Ställ rätt frågor

Tänk igenom vilka frågor du behöver få svar på när du planerar omvandlingen av affärsreseprogrammet, eller när du arbetar på nästa presentation som du ska göra inför ledningsgruppen.

  • Vad betyder resorna för ditt företag och hur ska du göra dem till en del av tillväxt- och återhämtningsstrategin? Utvärdera ditt affärsreseprogram och dina policyer för att se till att de uppfyller företagets mål i det nya normaltillståndet.
  • Hur påverkas olika resenärer beroende på deras funktion? Prata med avdelningschefer så att ni tillsammans kan komma fram till vem som behöver komma ut på resa igen och hur de kan komma att behöva olika typer av hjälp. Beroende på hur företaget ser ut kan vem som helst – från försäljning och HR till den kreativa personalen och ingenjörerna – påverkas av de ändrade förutsättningarna för resande. Därför är det viktigt att ta reda på vilken typ av extra support de behöver.
  • Hur har du bemött dina resenärers oro? Prata med dina resenärer, antingen direkt eller genom företagsomfattande undersökningar. IATA rapporterade nyligen att 84 procent av resenärerna är rädda för att börja resa innan viruset är under kontroll2. Det är viktigt att bemöta de anställdas oro på ett sätt som gör att de känner sig bekväma med att resa igen och att de vet att du ger dem det bästa riskhanteringsstödet.
  • På vilket sätt kan din Account Manager hjälpa till? Account Managern på din affärsresebyrå är expert på affärsresor och bör kunna ge dig ovärderlig support och information.

Ladda ner vår verktygssats om hur du kan omvandla ditt affärsreseprogram efter covid-19 – där hittar du praktiska råd om hur du sätter upp mål och hur du analyserar och reviderar företagets affärsreseprogram och policyer

Informera andra

När du är klar med din plan är nästa steg att informera ledningsgruppen. Först behöver du samla alla runt ett virtuellt bord, vilket kan vara en utmaning i sig. Nästa steg är att förbereda dig väl och genomföra en lyckad presentation.

  • Börja med det lilla. Kontakta först din chef och se till att du har hens stöd för att dryfta dina bekymmer och initiativ med rätt personer.
  • Fokusera på vad du vet och kan kontrollera för att påverka beslut och minimera risken för resenärerna. Du kan inte förutsäga framtiden, så se till att du tar upp de saker du gör just nu och förklarar exakt hur de kommer att vara till nytta för företaget och dess resenärer.

”Håll det kort och enkelt. [Ledningsgruppen] behöver en presentation i stora drag snarare än massor av information. Ge dem ett par alternativ, men kom ihåg att du alltid ska ge din egen rekommendation först.”

– Whitni Willmore, Travel Manager på Engineered Structures, Inc.

  • Dela upp dina utmaningar i mer hanterbara bitar när du ska informera andra. Börja med de viktigaste utmaningarna och möjligheterna och gå sedan in på hur du bemöter dem för att se till att de mest brådskande behoven får uppmärksamhet och förståelse.
  • Ge ett självsäkert intryck och ha din data till hands. Men glöm inte att be om åhörarnas kommentarer; det kan finnas idéer i rummet som du ännu inte har övervägt.

”Gå inte in utan att vara väl förberedd. Var kortfattad och stöd dig på fakta och statistik.”

– Lisa Wilke, Travel Manager på Nationwide.

Ge ett självsäkert intryck

Vi lever i en tid med helt nya förutsättningar. De krav och utmaningar vi står inför 2020 skiljer sig i hög grad från de vi är vana vid. Lita på dig själv, förbered dig noga, dra nytta av dina befintliga relationer med intressenter och sätt säkerheten främst. Om du fortfarande känner dig nervös över att presentera dina planer och idéer kan du läsa några tips i vår blogg Enkla strategier för en bättre exekutiv framtoning, ta några djupa andetag och en klunk vatten. Du har det här under kontroll.

Sist men inte minst, omge dig med fantastiska samarbetspartners

Egencia kan hjälpa dig att sätta alla ovan nämnda tips och tricks i verket. Våra team är alltid tillgängliga för att ge dig sitt stöd. När du har fått feedback från dina interna intressenter och förstår deras nya krav, får du hjälp av våra Account Managers och implementeringsteam med att anpassa företagets policyer efter dess behov.

Som vi redan nämnt kan vi också erbjuda en utmärkt onlineresurs: Egencia Connect Community. Det är ett utrymme där Travel Managers på ett tryggt sätt kan ge varandra rekommendationer, få tips och råd från reseexperter och andra kollegor, samtidigt som de tjänar poäng genom att klara roliga utmaningar.

Vi hanterar resor åt över 9 000 företag runt om i världen. Med den erfarenheten kan vi hjälpa dig att bli en starkare Travel Manager för din organisation.

Kolla in hela verktygssatsen som hjälper dig att omvandla ditt affärsreseprogram efter covid-19 och lär dig mer om hur du förbereder dig inför nästa nivå av resande.

1. ”Lokalavdelningar.” GBTA. https://www.gbta.org/membership-and-communities/chapters-and-regions/europe
2. ”IATA:s passagerarundersökning om covid-19” International Air Transport Association (IATA). April 2020https://www.iata.org/en/publications/store/covid-passenger-survey/