Så använder du dina styrkor för förändring

Travel Manager diskuterar förändring med en resenär

Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC.

Känner du igen detta scenario? Resenärer på ditt företag har blivit vana vid ett oreglerat reseprogram och dess resepolicy, men nu går båda igenom en stor förändring. Som Travel Manager kan det bli du som får ansvara för att den logistiska övergången går smidigt, och att hantera de känslor som förändringen väcker hos resenärerna.

Som Travel Manager är du en viktig person i affärsresenärernas liv. En förändring i resehanteringen är ett bra tillfälle för dig att använda ditt inflytande för att bygga starkare relationer med ditt team.

Följande tre frågor kan hjälpa dig att hantera förändringen samtidigt som du använder dina styrkor.

1) Vad behöver du för att känna dig bekväm med övergången?

Det är bra att arbeta tillsammans med den nya affärsresebyrån för att ta fram en strategi för att informera och stötta de som kommer att påverkas mest av övergången. Glöm inte att detta inkluderar dig.

Styrkecoachen Marta Hanson vet att chefer ofta får lära sig att de måste åsidosätta sina egna behov för att prioritera företagets. Hanson uppmuntrar istället chefer att även fundera över sina egna behov och prioriteringar när de börjar utforma en plan.

När du förstår vad som är viktigt för dig, vad som motiverar dig och är medveten om vilka personliga hinder som kan uppstå vid implementeringen befinner du dig i ett mycket bättre läge för att skapa en effektiv implementering.

Föreställ dig till exempel att dina resenärer är vana vid att boka resor genom dig och att företaget nu ska börja använda Egencia istället.

Under samarbetet med Egencias team för att skapa en implementeringsplan föreslår Hanson att du funderar över hur du skulle avsluta följande fraser: ”du får se det bästa av mig när …” och ”du får se det värsta av mig när …”.

Du arbetar kanske bäst när du kan se hur dina handlingar är kopplade till helheten. Försök i så fall hitta sätt som implementeringen kommer att påverka resenärerna på ett positivt sätt.

Om du vet med dig att du tidigare haft problem när du inte har haft tillgång till all information vill du kanske arbeta med de små detaljerna i nära samarbete med din Account Manager på Egencia. 

Spendera lite tid med att ta reda på vad du behöver för att känna dig bekväm med övergången.

2) Hur kan du se till att andra får vad de behöver?

Hanson föreslår att du låter andra gå igenom en liknande process.

Det är inte troligt att du kommer att ha individuella samtal med varje resenär i organisationen, men du kan skicka ut en enkätundersökning till dina resenärer för att få en bättre förståelse för vad de vill ha ut av den nya plattformen.

Du kommer troligen att kunna utröna några teman.

Enkätundersökningen kanske visar att resenärerna värdesätter sin självständighet. I detta fall kan du fokusera på sätt som resenärerna kan boka och ändra sina resor själva på Egencias plattform, istället för att behöva vänta på ditt godkännande.

Om de värdesätter konsekvens kan du berätta för dem att när de bokar via plattformen så följer de alltid affärsresepolicyn. De riskerar då inte att få avslag på någon utgift längre fram.

För viktiga resenärer eller personer som du har en personlig relation med kan individuella samtal vara hjälpsamma. Du kan få höra saker som till exempel ”som en regelbunden resenär förstår jag inte varför jag inte fick vara med och fatta beslutet”. 

Hanson föreslår att du försöker gräva lite djupare för att förstå vad det är de oroar sig för. Hon föreslår en öppen fråga som ”kan du berätta mer om det?” Resenären är kanske orolig för att hens åsikt inte värdesätts eller upplever osäkerhet för att det nya systemet känns främmande.

Det är lättare för dig att få resenären att känna sig lugnare om du har en bättre förståelse för det underliggande problemet. 

Om du själv redan har reflekterat över vad som är viktigt för dig i processen blir det lättare att förklara för resenärerna på vilket sätt förändringen kommer att vara dem till nytta. Sedan kan du och Egencias team beskriva systemet för resenärerna steg för steg.

3) Vilken strategi ska ni använda för implementeringen?

De första två frågorna fokuserar på den mänskliga sidan av processen. Den tredje handlar istället om logistiken och hur du kan använda dina styrkor för att organisera den. Hanson rekommenderar att du försöker besvara följande frågor:

  • Vad vet jag om hur jag arbetar på bästa sätt? 
  • Var kan jag köra fast?
  • Vilken typ av ansvarsskyldighet kan få mig att hålla mig till schemat?

När du har svarat på dessa frågor kan du använda svaren i strategin.

Om du slaviskt följer din kalender kan det hjälpa dig att skriva ner varje steg i implementeringen i den för att hålla dig till tidschemat.

Om du är mer relationsinriktad kan du istället prata med dina kollegor en gång i veckan för att se till att du har koll på processen och för att planera vidare.

Hanson uppmuntrar kunder att ta reda på hur de vanligtvis löser problem, vilket hjälper dem att identifiera vilka styrkor de har i situationen.

”Styrkebaserat ledarskap handlar om att bli mer medveten om dina motivationer och talanger, och att kunna använda dem på ett strategiskt sätt”, säger Hanson.

Människor är inte robotar, så förändring kan vara en känsloladdad process. Hanson säger att ”när vi måste anpassa oss efter saker bidrar det styrkebaserade arbetssättet med en medvetenhet om den mänskliga delen”, vilket ökar förutsättningarna för en mer effektiv förändringsprocess. 

Är du redo att förändra resehanteringen på ditt företag? I implementeringsrapporten hittar du våra tio bästa tips.