Spara en halv miljon dollar – på sex månader

Finance company - Business travel compliance - Online booking tool

Nasdaq är världens största börsdrivande företag och levererar handelstjänster och kapitallösningar till omkring 3 600 företag över hela världen. Deras teknologi används för att driva över 70 börser, clearingorganisationer och värdepapperscentraler i mer än 50 länder.

Nasdaq hade samma problem som många andra globala storföretag – resenärernas bokningsvanor varierade, resepolicyn saknade fokus och insynen i resekostnaderna var begränsad. Detta gjorde affärsreseprogrammet extremt komplicerat och svårhanterat, och kostnaderna var höga. Företaget letade efter en enkel lösning som kunde spara både tid och pengar.

”Med Egencia har vi lyckats få en djupgående insyn i våra resekostnader, vilket hjälpt oss att identifiera var vi kan sänka våra kostnader i realtid. Egencias godkännandeprocess för resor gjorde det lättare för vårt Travel Management-team att hantera policyefterlevnaden genom att lägga ansvaret där det hör hemma – på resenärerna och deras chefer.” – Global Head of Procurement på Nasdaq

Klicka här för att ladda ner en fullständig version i PDF-format

UTMANINGEN

Lågt upptag, begränsad insyn och höga kostnader

Företaget använde sig av olika lösningar för att boka resor online och offline. Att ta fram korrekta siffror över affärsreseutgifter och hitta mönster var svårt och mycket tidskrävande. Utöver problemet med begränsad insyn bokade Nasdaqs resenärer sina affärsresor framför allt offline, vilket ledde till att avgifterna upptog 7 % av de totala reseutgifterna. Detta kan jämföras med en branschstandard på 3–5 %. Nasdaq letade efter en affärsresebyrå som kunde ge korrekt och omedelbar insyn i företagets reseutgifter samt göra det möjligt att kontrollera affärsresepolicyn och sänka avgifterna. Det var även viktigt att kunna erbjuda en smidig övergång för resenärer och resebeställare.

Smidig lansering av en ny global resepolicy

Nasdaq ville genomföra ett omfattande förändringsarbete för att hjälpa resenärer och resebeställare att börja boka online, samtidigt som stöd från resekonsulter skulle finnas tillgängligt vid behov. För att lyckas med lanseringen av den nya globala affärsresepolicyn behövde Nasdaq en partner som kunde skapa en positiv och produktiv upplevelse för resenärerna.

LÖSNINGEN

Smidig övergång och nöjda resenärer

Nasdaqs resenärer ombads göra stora förändringar i hur de planerar, bokar och hanterar sina affärsresor. Egencias lättanvända onlineplattform i kombination med supporten från deras kunniga resekonsulter ledde till en smidig övergång till det nya programmet. Faktum är att 90 % av de tillfrågade resenärerna svarade att de sannolikt skulle rekommendera Egencia för en vän eller kollega, och det övergripande betyget vad gäller nöjdhet var 100 %.

Ökad efterlevnad och effektivare godkännandeprocess

Med Egencias lösning kunde Nasdaqs Travel Manager introducera företagets nya affärsresepolicy och hjälpa resenärerna att boka resor inom policyn. Möjligheten att justera policyn efter behov gjorde att företaget kunde vidta snabba åtgärder baserat på trender och nya besparingsmöjligheter.

De introducerade även en process för godkännande innan resa. Övergången från att ha bokat fritt med hjälp av resekonsulter till att boka online med godkännandeprocess innebar en stor företagskulturell förändring för Nasdaqs resenärer. Egencias flexibla och automatiserade lösningar för att hantera godkännande gjorde dock förändringen enklare för både resenärer och de som godkänner resor.

Kostnadsbesparingar och enklare hantering

Bara sex månader efter att samarbetet med Egencia inleddes hade Nasdaq lyckats spara in USD 500 000 på sina affärsresor, vilket motsvarar en besparing på 32 %. De hade även ökat andelen onlinebokningar från 30 % till 61 % samt minskat antalet arbetstimmar som krävs för att hantera affärsreseprogrammet med 50 timmar per vecka.

Resultaten översteg alla mål som Nasdaq hade satt när de började leta efter en affärsresebyrå som kunde erbjuda bättre insyn i utgifterna, lägre kostnader, flexibla och anpassningsbara policykontroller och utmärkt kundservice för resenärerna. Under 2018 har de fortsatt att öka andelen onlinebokningar till 85 %. De har dessutom kunnat förhandla fram bättre prisavtal med flyg- och hotellpartners.

Tack vare Egencia har Nasdaq nu en omfattande insyn i sina resekostnader, vilket gör det möjligt att reagera snabbt på nya trender och dra nytta av besparingsmöjligheter.