Det globala cybersäkerhetsföretaget Kaspersky hade problem med definitionen och efterlevnaden av företagets resepolicyer. Egencias reseplattform och onlineresurser gjorde det möjligt för Kaspersky att öka efterlevnaden på både global och regional nivå. Dessutom blev affärsreseprogrammet enhetligare, och kommunikationen förbättrades.

Kaspersky är ett av världens ledande företag inom cybersäkerhet, och deras Travel Managers har hand om ett omfattande affärsreseprogram. Företaget har över 30 kontor över hela världen och hjälper över 270 000 företagskunder och 400 miljoner användare.

För att hantera ett globalt ekosystem på den här nivån måste Kasperskys anställda regelbundet resa internationellt. Det inkluderar medarbetare från huvudkontoret i Moskva, som behöver besöka Nord- eller Sydamerika, Afrika, Asien eller Europa. Medarbetare på ett flertal lokala kontor måste också resa både regionalt och internationellt för att ge stöd åt företagets många utspridda projekt.

Utmaning: att uppnå en enhetlig efterlevnad av resepolicyn

Kasperskys affärsreseprogram är baserat på två policynivåer. Den globala policyn påverkar alla inom företaget och bestämmer maxgränser för resor, boende och per diem. Den definierar vad som ersätts och inte ersätts, vem som får och inte får boka flyg i Business Class osv.

Resepolicyns andra nivå fokuserar på regionala och lokala policyer, som definieras för specifika regioner eller länder. Dessa policyer speglar lokala och kulturella skillnader på olika platser i världen, och de följer lokala juridiska och finansiella regler. De lokala resepolicyerna kan ses som mindre flexibla än den globala policyn eftersom ingen av dem får stå i konflikt med den globala policyn. Om den globala policyn inte tillåter någonting kan inte heller den lokala policyn tillåta detta.

”En av våra största motiveringar till den dubbelsidiga policyn är att skapa en rättvis miljö, där alla känner att de behandlas på samma sätt”, berättar Irina Kostyukova, som är ansvarig för affärsresor på Kaspersky.

”Vi vill även ha en hög efterlevnad, vilket endast är realistiskt om policyerna är flexibla och möter lokala behov. Om vi inte hade en global policy skulle de lokala policyerna kunna gå skilda vägar, vilket hade skapat kaos. Om vi å andra sidan endast hade en global resepolicy skulle vi inte kunna täcka alla specifika lokala behov. Som jag ser det behöver ett multinationellt företag båda typer av policyer.”

Utmaningen som Kaspersky stod inför bestod av att uppnå en konsekvent definition och efterlevnad av resepolicyn. Irinas mål var att resepolicyerna skulle vara tydliga, realistiska och enkla att följa. Alla anställda i ett multinationellt företag ska (i en perfekt värld) få samma upplevelse och servicenivå när det gäller affärsresor. Detta var dock inte lätt att uppnå när företaget först försökte implementera sina resepolicyer. Efterlevnad var ett problem, vilket blev mycket frustrerande för Irina.

”Om två anställda från olika länder checkar in på ett hotell och ser att deras vistelser är bokade till olika pris, kan det skapa alla möjliga problem ur ett policyperspektiv”, säger hon.

”På samma sätt blir det problem om en av dem kan betala sin vistelse med ett företagskort, medan den andra måste betala med sitt personliga kreditkort. Den andra resenären kanske undviker att boka till företagspris nästa gång.”

Problemet med enhetlighet består av ett antal relaterade utmaningar. Ett problematiskt område för Kaspersky var reserelaterad kommunikation och utbildning. Företagets anställda kände ofta inte till eller hade glömt detaljer i policyn. Att bibehålla en konsekvent resepolicy kräver även bra förhållanden med reseansvariga i de andra regionerna.

”Det är mycket viktigt, nästan ett måste, att man har en öppen dialog med reseansvariga i olika regioner”, förklarar Irina. ”Det gör att vi alla arbetar tillsammans för att erbjuda våra resenärer en service som är säker och av bästa kvalitet. Vi måste diskutera nya idéer och olika sätt att hantera problematiska situationer.”

Lösning: ökad efterlevnad med tydligt kommunicerade resepolicyer

För att uppnå efterlevnad av resepolicyn, tillsammans med alla fördelar som medföljer en sådan efterlevnad, har Kaspersky byggt ett intranät med information om den globala resepolicyn. På så sätt kan resenärerna hitta informationen de behöver för att följa policyn. När det var dags att bygga ett robust internationellt affärsreseprogram kunde Kaspersky använda vår plattform för att implementera de specifika detaljerna de behövde ha i sin resepolicy för att möta behoven på en global och regional nivå.

Kasperskys nya affärsreseprogram gör det möjligt för resenärerna att boka och enkelt hålla sig inom policyn. Det kan svara på praktiskt taget alla reserelaterade frågor. Om en resenär inte vet hur man bokar en resa, eller en del av en resa, finns informationen som behövs i kunskapsbasen.

Plattformen är anpassad för lokala resor. Baserat på Kasperskys krav ser därför resenärer i en specifik region särskilda hotellkedjor eller regionala flygbolag som tillgängliga för deras resor. Det finns även transparens på en global nivå. På intranätportalen kan resenärer från ett visst land se hur det fungerar i ett annat. ”Det skapar en känsla av sammanhållning”, säger Irina.

Resultat

Kasperskys resenärer har nu samma bokningsupplevelse oavsett var de befinner sig och oberoende av destination. ”Det är viktigt inte bara för bokningsupplevelsen, utan för hela reseupplevelsen”, förklarar Irina. 

Vår plattform har även gett Kaspersky ett flertal andra fördelar. Ett exempel är fler kombinerade förfrågningar om godkännande för flyg och hotell. Detta speglar en ökad efterlevnad, då fler resenärer bokar hotell enligt lokala och globala policyer.

Plattformen har även gjort det möjligt för Irinas team att dra ner på antalet reseleverantörer. ”När det gäller vårt affärsreseprogram är det minimalism som är nyckeln”, säger hon. ”Vi bör ha så få tjänsteleverantörer som möjligt för flyg, hotell, taxi, betalningstjänster osv.”

På så sätt kan företaget få de bästa priserna och göra saker och ting enklare och enhetligare för resenärerna. Det blir också enklare att definiera standardnivåer på servicen över hela världen och lösa problem som kan uppstå.

Data är en röd tråd i Kasperskys plattform. ”Jag gillar data”, berättar Irina. ”Jag älskar att arbeta med den. Jag älskar att se hur siffrorna kan visa vad som sker, vart vi är på väg och vad trenderna är just nu. Jag använder data för att generera olika rapporter, såsom efterlevnadsrapporter, översikter över globala resor med mera. Denna data är ett bra stöd för mig.”

Tillsammans med Egencia har Kaspersky lyckats utveckla och implementera ett affärsreseprogram som möter deras behov av en enhetlig policy.