Hur små besparingar på bokningsavgifter kan kosta dig miljoner

Det finns fåtal vad du kan göra där insatsen är liten – kanske endast några få kronor – där den potentiella vinsten är flera miljoner. Självklart finns de stora lotterierna, även. fast de flesta av oss fortfarande väntar på att just våra nummer ska ropas upp på Lotto.

I affärsresebranschen är situationen tvärtom: om du inte betalar den motsvarande låga transaktionsavgiften från affärsresebyrån och något händer, kan de potentiella kostnaderna, både faktiska och gällande anseende, lätt hamna på sjusiffriga belopp. Att betala en liten summa nu, för att kunna spåra resenärer och få tillgång till andra tjänster som täcker arbetsgivarens säkerhetsansvar (Duty of care), kan göra att företaget undviker allvarliga konsekvenser.

Fundera ett ögonblick på det här:

Inte alla nödsituationer på en affärsresa inträffar under ordinarie arbetstid på en vardag. Två händelser som inträffade nyligen visar att det inte är så. Attacken mot flygplatsen i Bryssel inträffade precis före 08.00 och Parisattackerna skedde efter 21.00 på en fredag.

Om du är en resebeställare som väljer att ta hand om sådant här själv och inte använder en affärsresebyrå – vad ska du göra vid de här tillfällena då du inte är på kontoret?

Som resebeställare är du förmodligen den första personen som chefen ringer när något händer – terrorism eller något mer vardagligt, såsom ett inställt flyg. Många företag, särskilt små och medelstora, spårar sina resenärer på vad man skulle kunna kalla ett relativt traditionellt sätt: på en lista i ett kalkylblad eller ett Worddokument. Om det värsta tänkbara skulle inträffa när du sitter på vinbaren en lördagskväll eller väcks klockan tre på natten, hur troligt är det då att du har den där viktiga listan till hands?

Det är vid ett sådant tillfälle som resebeställaren minns det där samtalet med affärsresebyrån förra året då ämnet “Säkerhet (Duty of care)” nämndes. Du tänkte på det men bestämde dig sedan för att du kunde göra det bättre själv – utan att behöva betala de få kronorna extra i transaktionsavgifter.

Alla oroar sig för ökade kostnader, men att spara pengar på transaktionsavgifterna som en affärsresebyrå tar ut kan visa sig vara en ekonomisk fälla. I ett företag vars resebeställare får stöd av en affärsresebyrå kan chefen välja att ringa affärsresebyråns dygnet runt-tjänst istället, och du kan fortsätta att njuta av din sömn eller ditt glas Pinot Grigio.

Än värre vore väl om, istället för chefen, resenärens make eller maka ringer för att ta reda på var partnern är. Säga att listan ligger i ett arkiv på kontoret är knappast ett alternativ och att erkänna att du inte vet för att du inte ville betala avgiften till en affärsresebyrå kommer knappast att göra personen du har i luren nöjd.

Om den anställde blir allvarligt skadad eller omkommer till följd av att ha befunnit sig på fel plats vid fel tid, kan kostnaderna bli astronomiska. Sjukvårdsräkningar, hemsändning av kroppar och böter enligt lagstiftningar som civillagar runt om i världen kan bli obegränsade.

Det handlar inte bara om terroristattacker. Under krisen med vulkanaskan på Island 2010 satt många resenärer och resebeställare i timmar och försökte ringa kundservice, ofta utan framgång. Kostnaden för att sitta i telefonkö överstiger ganska snabbt kostnaden för transaktionsavgiften.

Program för spårning av resenärer är nu del av standardutbudet och innebär att affärsresebyrån kan hjälpa till att kontakta resenärer och göra eventuella ombokningar. Exempelvis kontaktar Egencia berörda resenärer förebyggande via mobiltelefon, vilket sparar åtskilliga viktiga minuter.

För vissa resebeställare handlar det om vad vi kallar “avgiften eller mitt jobb”. Om de anlitar en affärsresebyrå förlorar de jobbet. Faktum är att detta sällan händer och att det mest sannolika resultatet är att du får mer tid att fokusera på strategiska aktiviteter eller någon av de andra uppgifterna som en resebeställare ofta har nuförtiden.

Många ekonomi- och inköpsavdelningar har ett skarpt fokus på kostnader. Vad de borde fokusera på är värde för pengarna. Vilket värde sätter du på att kunna tala om för chefen eller en orolig partner att deras bästa medarbetare eller älskade partner är säker och på väg hem med ett annat flyg?