Hur du förbereder för anbudsförfrågningar till hotell

Affärsresenär–checka-in

Teknologi har ändrat sättet som Travel Managers hanterar anbudsförfrågningar. Tillgång till data har hjälpt till att göra förhandlingarna enklare och mer transparenta. Travel Managers har nu möjlighet att använda mer resenärsuppgifter än någonsin tidigare.    

Som Travel Manager behöver du inte hantera anbudsförfrågningar med en mängd information, men det finns viktiga parametrar som är bra att ha till hands. Var förberedd med analyser om hur det nuvarande affärsreseprogrammet kan mäta sig. Inkludera information som hotellkedjans andel av din budget, nya destinationer utan några förhandlade hotell, och övergripande hotellutgifter. Verktyg som Egencia Analytics Studio gör det enkelt för dig att komma åt denna information snabbt. Du kan lätt hämta resultat som stödjer dina förhandlingsstrategier och hjälper dig att förbereda dig för dina leverantörsomdömen under året.      

I denna blogg utforskar vi de specifika områdena som du bör fokusera på när du förbereder för anbudsförfrågningar till hotell. 

1. Att förstå ditt programs behov  

När du förhandlar anbudsförfrågningar till hotell måste du ha ett antal faktorer i åtanke beroende på vad som är viktigt för ditt företag. Identifiera de mest besökta städerna, avstånd till ditt kontor, medellängd för hotellvistelser och de mest populära bekvämligheterna. Eftersom policyefterlevnad är en prioritet för Travel Managers är det viktigt att ha denna information om ditt hotellprogram. På så sätt kan du ta bort alternativ i mindre besökta områden eller ta reda på varför dina resenärer inte bor på rekommenderade hotell.   

Avancerade rapporteringsverktyg från din affärsresebyrå kan hjälpa dig att upptäcka vad som ger bäst resultat i ditt affärsreseprogram. Detta hjälper dig när du förhandlar om avtal, eftersom det baseras på ditt företags unika resenärsbehov.    

2. Ta hänsyn till företagskultur  

Företagskultur spelar en viktig roll i relationerna med leverantörer och kunder. På Egencia sätter vi kunderna främst, och vi letar alltid efter hotellpartners som erbjuder både utmärkt kundservice och utmärkta bekvämligheter.   

Travel Managers måste fundera på hur ett affärsreseprogram kommer att påverka deras bredare företagskultur. Ett företag med en stark hälsoprofil till exempel kan välja hotellpartner med gratis fitnessfaciliteter för att stärka sina värderingar.  

3. Nöjda resenärer   

Människor vill ha och kräver mer från sin reseupplevelse, både för affärer och nöje. Teknologi har ändrat sättet vi bokar och upplever resor. Affärsresenärer förväntar sig samma bekvämligheter för nöje som för arbete.   

Resenärer vill ha personliga upplevelser genom hela resan. Det senaste inom artificiell intelligens (AI) och maskininlärning hjälper till att leverera rätt alternativ vid rätt tillfälle, på alla kompatibla enheter. På Egencia ger våra nya teknologier affärsresenärer fler alternativ att hitta, boka och nå sina boenden när och på vilket sätt de vill.  

Det finns ingen stil som passar alla vad gäller affärsresor, resenärer vill ha alternativ för sina resor. Resenärer på längre resor kan till exempel föredra en lägenhet framför ett hotell, och Egencia har nu fler alternativa boenden att erbjuda i detta syfte.    

4. Värdet av de anställda   

De anställda är ett företags största tillgång. Ett affärsreseprogram kan ge företag konkurrensfördelar när det gäller personalomsättning och anställning. Företag kan visa de anställdas värde genom att erbjuda enkla reseförmåner.   

En smidig reseupplevelse, på alla enheter och i alla aspekter av resan, ger nöjda anställda. När anställda har användarvänliga, bekanta bokningsverktyg, är det mer troligt att de kommer att använda dem. Ju fler anställda som använder företagets valda bokningsverktyg, desto mer ökar efterlevnaden av programmet.   

5. Personalisering   

Personalisering är viktigt inom affärsresor. Det skapar en djupare och mer betydelsefull relation med resenärer genom att erbjuda det de vill ha och behöver.   

På Egencias plattform använder vi data för att förstå våra kunder och för att leverera en mer personlig upplevelse. Prediktiv teknologi gör att vi kan se på individuella resvanor och preferenser. På detta sätt säkerställer vi policyefterlevnad, genom leverans av betydelsefulla hotell- och flygresultat.    

6. Flexibilitet   

Människor är ständigt i farten. Därför är bekvämlighet, användarvänlighet och flexibilitet viktigt för ett affärsreseprogram. Det är här som en global affärsreseplattform kommer in i bilden. Resenärerna har tillgång till alla sina resplaner på en och samma plats och kan boka eller ändra en resa i farten.     

Egencia ger dina resenärer verktyg som fungerar och som de kan använda i flera program.    

7. SME-företag och resenärsteknologi   

Genom att samarbeta med en affärsresebyrå som har en global plattform kan företag i alla storlekar bli mer effektiva. Travel Managers kan minska tiden som läggs på att konsolidera sin data online och offline för att ta fram rapporter och se allt i en enda vy. Små och medelstora företag kan också enkelt konsolidera flera affärsreseprogram när de växer och utökas. Genom att använda en enda reseplattform på en global skala samlas allt på en plats.  

Artificiell intelligens och maskininlärning har totalt revolutionerat resebranschen. Nu har Travel Managers smarta och användbara analyser till hands. På så sätt kan de hantera sina affärsreseprogram på ett bättre sätt, öka efterlevnad och ta fram ovärderliga rapporter.   

Egencia levererar en fullständigt integrerad global affärsreseplattform. Det ger managers en full insyn i alla aspekter av programmet – allt på en och samma plats.   

Vad händer sen?  

Vid anbudsförfrågningar får Travel Managers möjligheten att verkligen dra nytta av sin data. Se till att din nuvarande eller framtida affärsresebyrå, och extra hotelleverantörer, kan stötta och anpassa sig till dina affärsresebehov.   

Det finns fler än ett synsätt på affärsresor. Vill du veta hur det snabbt växande företaget Splunk använder Egencias globala plattform och toppmoderna teknologi för att hantera affärsresor? Se videon för att få mer information.   

Artikeln publicerades först på LinkedIn.