Hitta rätt affärsresebyrå utan att välja mellan teknologi och service

Vikten av att fatta rätt beslut när du väljer serviceleverantör

I det stora utbud av affärsresebyråer som finns på marknaden kan det ibland vara svårt att välja. Ser man bara till vilken teknologi som erbjuds missar man en viktig dimension: Vad ska resenärerna göra när tekniken inte kan lösa deras problem?

Å andra sidan kan valet av en liten byrå med ”mer personlig service” potentiellt skada införandet av ett stabilt reseprogram. Sker personaliseringen på bekostnad av standardprogramvara? Fungerar speciallösningen lika bra om du expanderar till andra regioner?

Affärsresebranschen är stor nog att kunna erbjuda båda dessa aspekter. Begär både den senaste teknologin och förstklassig kundservice för dig och dina resebeställare.

Till vilken grad samarbetar din affärsresebyrå med dig?

TMD Friction förstår vikten av att ständigt förnya sig. Bilbromstillverkaren har integrerat denna värdegrund i alla delar av sin verksamhet. De sökte en affärsresebyrå med samma värderingar.

Under sitt samarbete med Egencia har de haft regelbunden kontakt med sin Account Manager. Det exklusiva samarbetet var viktigt för att garantera att de fick tillgång till de funktioner och det stöd de behövde och därigenom få ut det mesta av sitt reseprogram.  Två resultat av detta är att de under sina första sex månader med Egencia både har uppnått en onlinebokningsgrad på 80 procent och halverat sina transaktionskostnader. Se videon.

Bygg in efterlevnad av din affärsresepolicy i företagskulturen från grunden

När det handlar om att ta hand om sina affärsresenärer finns det inget femte hjul på vagnen. Vare sig du har hand om 20 000 resenärer eller 200 är allas behov lika viktiga, även om din strategi och storleken på programmet kan skilja sig.

Först och främst behöver du tillgång till information och kunskap. Nyhetsbrev och bloggartiklar från din affärsresebyrå kan hjälpa till med det. Dessutom kan din Account Manager svara på eventuella frågor och sätta dig i kontakt med experter.

Vad gäller startups, till exempel, förväntas de ju att växa om allt går enligt planerna. Vår kund Top Hat är ett bra exempel, ett relativt nytt företag som säljer mjukvara för utbildningssektorn. Från början hade de bara några få resenärer, men de hoppades att deras affärsreseprogram skulle börja växa med dem. De påbörjade sitt samarbete med Egencia redan i ett tidigt skede av sitt affärsreseprogram. På så vis kunde de bygga in efterlevnad av resepolicyn i sin företagskultur.

Precis som det ser ut för många småföretag har Top Hats Travel Manager inte bara ansvar för resor. Han behövde råd om rekommenderad praxis inom affärsresebranschen och tips om hur han skulle introducera de nya verktygen och policyerna. Under den tid han har integrerat sitt reseprogram med den globala företagspolicyn har Egencia funnits med honom varje steg på vägen. Han kombinerade tipsen och råden med data från Egencias portal för att utveckla resepolicyn i realtid.

Denna utvecklingsstrategi eliminerar behovet för drastiskt förändringsarbete eftersom man inte väntar tills policyn når bristningsgränsen. Det har varit viktigt för varje steg i tillväxtprocessen för företaget, som nu har kontor i både Kanada, USA och Australien. Top Hats Travel Manager berättar: ”Det var mycket enklare att öppna vårt kontor i Australien eftersom vi redan visste att vårt affärsreseprogram fungerade så bra för våra anställda i Nordamerika.” Läs mer.

De bästa affärsresebyråerna erbjuder både mjukvara och service av högsta klass.

I slutändan om allting går som det ska kan det ju räcka med bra teknologi. Resenärer och resebokare kan boka, godkännare kan godkänna och du kan hämta dina rapporter som du ska. Men vad händer om något inte fungerar? Eller om något oväntat inträffar?

En affärsresebyrå är ett helt ekosystem av funktioner och tjänster för alla intressenter i affärsresevärlden. När man talar om service är kundsupport något bland det första man tänker på. Och det är förstås viktigt. Kundserviceteamet hjälper dina resenärer lösa problem varje dag.

Men Account Management då? Din Account Manager känner dig, kan ditt företag och är expert på dina prioriteringar och din policy. Hen finns till för att hjälpa dig att nå dina målsättningar. Hen kan också sätta dig i kontakt med rätt expert: Hyrbilsfirmor eller hotell om du är ute efter avtalspriser. Konsulter om du vill ha hjälp med att forma ditt reseprogram. Specialister på möten och evenemang om du planerar en konferens. Alla dessa tjänster finns till för att öka ditt affärsreseprograms värde i det långa loppet.

Vad ska man satsa på då? Teknologi? Funktioner? Kundservice? Account Management? Nöj dig inte med något mindre än vad du och dina resenärer förtjänar. Vägra kompromissa.

Vill du också ha en affärsreselösning som erbjuder allt du behöver? Ring Egencia idag och be om en demo för att se hur det fungerar. Vi svarar gärna på eventuella frågor du har om våra tjänster.