Hantera ett framgångsrikt globalt affärsreseprogram

Grunderna för att hantera ett framgångsrikt globalt affärsreseprogram

Att gå från ett lokalt till ett globalt affärsreseprogram är logiskt för globala verksamheter. Fördelarna med ett globalt affärsreseprogram är bland annat att hela företaget börjar använda samma bokningsverktyg och att datainsamlingen förenklas. Men implementeringen kan fortfarande te sig som en övermäktig utmaning. Företaget måste ta många olika faktorer i beaktning, allt från resenärernas välbefinnande och kostnadsbesparingar till kommunikation och policy.

Under en paneldiskussion om det viktigaste för att hantera ett internationellt affärsreseprogram från ett hanterings- och inköpsperspektiv, på Business Travel Show i London, gav affärsresekonsulter och inköpschefer råd om hur du bäst hanterar globala affärsreseprogram.

Skapa ett globalt ramverk med utrymme för lokala skillnader

Om ditt multinationella företag hanterar resor med många olika leverantörer i flera olika länder, är det hög tid att överväga att byta till en global affärsresebyrå. En global affärsresebyrå kan hjälpa dig över hela världen och dramatiskt förbättra din effektivitet.

”Vi förstod att vi behövde börja förenkla i stället för att använda olika leverantörer där det fanns samverkande krafter. Vi började med Europa och sedan var det dags att jobba globalt.” Ana Gibson, GB Supply Manager för Hilti GB Ltd.

Genom att använda din globala skala och resevolym kan du hjälpa inköpare göra stora besparingar och stärka deras position vid förhandlingar med leverantörerna. När leverantörer ser siffrorna som rapporteras – tusentals rumsnätter och flyg i en enda vy – kan det ge inköparna en fördel under förhandlingarna.

Det är viktigt att komma ihåg att inte alla resvägar och platser kan täckas av ett globalt förhandlat kontrakt. Överväg om du kan byta till ett globalt kontrakt som täcker 80 procent av efterfrågan och låta dina lokala team förhandla om de kvarvarande 20 procenten. Det kan vara lockande att implementera en global process, men det är viktigt att även beakta lokala skillnader.

”Det är en global process, men gör den inte till en diktatur”, lade Gibson till. ”Kom ihåg att olika kulturer är inblandande och att alla bör respekteras. Det är svårt att få människor att anpassa sig efter ditt affärsreseprogram om de inte har lite flexibilitet.”

Ta med kostnadsbesparingar och resenärsnöjdhet i beräkningen

När du byter till ett globalt affärsreseprogram är det viktigt att ta med kostnadsbesparingar och resenärsnöjdhet i beräkningen. Företagets CFO kanske fokuserar på ekonomin, men det finns mer att tänka på än bara reseutgifter. Missnöjda resenärer kan ha stor negativ inverkan på verksamheten.

“Om du sätter resenärer på ett hotell där de inte känner sig bekväma, kan de börja fråga sig själva efter några nätter: vad gör jag här? Valde jag rätt jobb? Företaget kan såklart spara pengar, men om de anställda är missnöjda brukar de sluta eller bli oproduktiva” säger Dr. Christian Spieker, Head of Corporate Services på ZEB.

Det är även vanligt att missnöjda resenärer inte följer affärsreseprogrammets regler, så kommunikation är av högsta vikt. Alla panelmedlemmar prioriterade kommunikation med resenärerna via enkätundersökningar, företagets intranät och utbildningsmaterial.

”Du måste lyssna på folk.  Det finns ingen absolut sanning”, säger Spieker.

Att göra det enkelt för resenärerna och låta dem boka med ett verktyg med en väldefinierad och integrerad policy gör det lättare för dem att efterleva reglerna. När resenärerna bokar resor på olika plattformar påverkar detta rapporteringen och förhandlingskraften samt utsätter resenärerna för risker, eftersom det kan vara svårt att veta var de är. Egencia gör så att policyn är en del av bokningsverktyget, vilket bidrar till efterlevnad.

“Alla använder samma system, oavsett var de är, oavsett vilken roll de har – 96 procent [av alla resor] sköts online i bokningsverktyget” säger Spieker.

När du bygger en globala resepolicy måste du ta hänsyn till din företagskultur och kulturella skillnader i varje region som du arbetar i.

“Prata [med dina resenärer] och säg: vi måste hitta en balans av förväntningar. En tysk resenär i London kanske tycker att rummen är för små och för dyra, och vice-versa” säger Spieker.

Så gör du för att byta

Gibson föreslog att försöka hålla processerna enkla till en början.  ”Innan du byter från ett lokalt till ett globalt affärsreseprogram måste du förstå vad det är du vill åstadkomma. Om du inte vet det kommer du inte att använda dig av rätt ramverk.”

Att byta till ett globalt affärsreseprogram involverar en mängd olika intressenter – resenärer, resebeställare och lokala Travel Managers. Strategin kan lätt falla i bitar om du inte ser till att du har ledningen på din sida. Panelen var enig om att det är viktigt att visa siffrorna. Vilka intäkter ger investeringen? Hur många avtal måste slutas för att det där flyget ska vara värt det? Och även om det är svårare att mäta, hur påverkar resenärernas nöjdhet företagets framgångar? Hur kan detta synliggöras?

Din företagskultur kan också avgöra hur du bäst säljer in strategin inom din verksamhet. Om företagskulturen är kostnadsmedveten kan du visa siffror och räkna ut avkastningen. Om fokus snarare ligger på de anställdas välmående kan du peka på hur global erfarenhet och flexibilitet för lokala skillnader kan vara nyckelfaktorer för att göra resenärerna nöjdare och tryggare.

Studera och försök att förstå de olika länderna som omfattas av affärsreseprogrammet för att ta hänsyn till deras synsätt när du börjar utforma det nya programmet. Spieker rekommenderade att ”involvera fler människor och göra dem medvetna om vad du håller på med”.  Om fler än bara företagsledningen är involverade från första början kan du förvänta dig mindre motstånd mot din strategi och dessutom bygga in de avgörande lokala skillnaderna i programmet.

Sist men inte minst ska du välja en samarbetspartner för affärsresor som kan anpassa sig efter dina behov. Fråga dig själv om de kan täcka alla regioner ditt företag har verksamhet inom. Kan de tillhandahålla sina tjänster till dina resenärer lokalt? Kan de erbjuda de globala rapporter som du behöver? Kan de fortsätta att hjälpa er även under de kommande åren om ditt företag växer?