Många tror kanske att affärsresor är något som är enkelt att beskriva, men detaljerna blir ganska snart suddiga. Utan effektiv visualisering och analys av data kan en diskussion på ledningsnivå om framgången av ert affärsreseprogram förvandlas till en ren gissningslek.

Det kan se ut som att affärsresor är någonting enkelt: folk reser och spenderar företagets pengar på att flyga, åka tåg, hyra bilar och bo på hotell. Det verkar okomplicerat, men så är inte fallet.

Oavsett hur stort affärsreseprogrammet är, spårar de flesta Travel Managers några centrala mätvärden. Hur många bokade i förväg, som de skulle? Drar tillräckligt många nytta av sin affärsresebyrå? Hur mycket sparade vi på resekostnader förra kvartalet på grund av avtalspriser? Hjälper min affärsresebyrå mig att automatiskt spara pengar? Om du ska hitta korrekta svar på frågor av den här typen krävs rätt data och analys.

Egencia Analytics Studio är lösningen. Denna användarvänliga funktion i vår plattform har utformats med Travel Managers vardagliga rapporteringsbehov i åtanke och har anpassats för de som hanterar affärsresor varje dag. Med Analytics Studio kan du arbeta med data om resekostnader på ett visuellt sätt, upptäcka dolda insikter och hitta nya möjligheter till besparingar. Du kan även spåra trender över olika tidsperioder för att optimera dina utgifter inom kategorier som flyg, hotell, tåg och bil. Analytics Studio sträcker sig bortom ett vanligt affärsverktyg och erbjuder snabba och kraftfulla funktioner för datavisualisering, som gör att du fort kan förmedla viktiga reseuppgifter och resultat till de interna teamen och ledningen.

Att veta hur många av dina resenärer som använder din affärsresebyrå och bokar inom policy är ett viktigt första steg för att effektivt kunna hantera ditt affärsreseprogram. I Analytics Studio behöver du inte gissa när det handlar om de viktigaste mätningarna. Du kan snabbt visualisera viktiga mätvärden såsom utgifter, onlineupptag och efterlevnad av policy i hela programmet och använda effektiva filter för att titta närmare på till exempel transportsätt eller avdelning.

I vårt arbete med företag som använder resor som en del av sin tillväxtstrategi har vi hittat tre sätt Analytics Studio hjälper Travel Managers.

1. Förstå dina utgifter

Med hjälp av Analytics Studio skapar Egencia tydliga rapporter som du kan presentera för din organisations personalavdelning, finansavdelning, ledning och inköpsteam. Vi gör detta möjligt genom att erbjuda en sammanfattande översikt av företagets affärsresedata. Egencia lagrar all din resedata på en och samma plats, oavsett om bokningen sker online, offline eller via appen – vilket ger dig en helhetsbild över ditt affärsreseprogram.

Att titta på vart dina utgifter går är ett viktigt första steg. När det till exempel handlar om flygutgifter är det viktigt att känna till de populäraste resvägarna samt hur ofta de flygs och av vem. När du har denna information kan du titta på hur mycket pengar som spenderas och börja tänka på var du kan hitta besparingar genom att förhandla priser med flygbolag. När dina resebehov ändras från år till år, från kvartal till kvartal eller till och med från projekt till projekt, är det viktigt att ha analyser som visar vart du ska styra resurserna.

I översikten över flygresor i Analytics Studio har du fullständig insyn i hela organisationens flygutgifter. Här kan du granska utgifter och antal transaktioner efter enskilda resenärer, flygrutter eller flygbolag. Om du behöver mer detaljerad information finns det rapporter efter avdelning, resetyp (inrikes eller utrikes) och kabinklass. Översikter som denna finns också för hotell, tåg och bil, så du har åtkomst till allt du behöver.

2. Få en snabb bild av resedata på flera nivåer

Relevans är av högsta vikt för att se till att resedata förmedlas till dina kollegor och din företagsledning på ett effektivt sätt. Om du exempelvis hanterar resor inom en viss region för ett företag som är aktivt i många olika länder vill du framför allt hålla koll på vad som händer i din region. En helhetsbild kan vara till hjälp, men dina chefer är vanligtvis mer intresserade av sina egna budgetar, snarare än hela företagets.

I Analytics Studio kan Travel Managers ge olika grader av åtkomst till de anställda, baserat på roll. Systemet är flexibelt och kan anpassas efter ditt företags behov. Åtkomstreglerna gör att användarna kan se precis så mycket som behövs för att de ska kunna utföra sina uppgifter, men inte mer. På så sätt får de anställda inte tillgång till data som inte berör dem, och de blir inte överösta av företagsinformation som inte är relevant för deras arbete.

Analytics Studio erbjuder också möjlighet att utforska detaljer på djupet. Du kan filtrera datavisualiseringarna efter avdelning eller resenärsgrupp. Anta till exempel att du vill jämföra företagsavdelning A med företagsavdelning B avseende hur väl de olika avdelningarna följer förbokningsreglerna. De enkla kontrollerna i Analytics Studio gör att du kan skapa diagram att jämföra med bara ett par klick. Detta kan hjälpa dig att hitta mönster och trender i ditt affärsreseprogram som företagsledningen kanske är intresserad av och som kan leda till besparingar eller en bättre efterlevnadsstrategi.

3. Använd rapporter för att hålla resenärer säkra

Affärsresepolicyer har till syfte att spara pengar, men för den typen av besparingar krävs efterlevnad. Att effektivt framkalla efterlevnad kräver att ni lätt kan se om någon bokar utanför policyn och att ni kan samla data om kostnaderna av dessa bokningar. En global affärsreselösning som Egencia minskar arbetet med att samla in data.

Med hjälp av data kan du starta en konversation om policyn och anpassa reglerna. Om policyn inte tar hänsyn till resenärernas lokala vanor kan detta leda till minskad efterlevnad. På Egencia förstår vi hur viktigt det är att erbjuda särskilda transportmedel och ha policyer som stödjer dem. En analys över besparingarna från lokal efterlevnad av policy kan också ge information om vad som kan fungera på en global nivå.

Analytics Studio har utformats för att vara lätt att använda för de som arbetar med affärsreseprogram varje dag. Det gör det möjligt för dig att förstå vad affärsreseprogrammet har för resultat, hur det skulle kunna förbättras, var du kan hitta mer besparingar – och hur du effektivt kan förmedla till alla i företaget hur bra ditt affärsreseprogram fungerar.

Läs mer i vårt informationsblad om Egencia Analytics Studio.