Förenklade reserapporter med datavisualisering

How-Analytics-Studio-helps-travel-managers
5 sätt Egencia Analytics Studio hjälper Travel Managers

Du tror kanske att affärsresor är något som är enkelt att beskriva, men detaljerna blir ganska snart suddiga. Utan effektiv visualisering och analys av verksamhetens data kan en diskussion på ledningsnivå om företagets affärsreseprogram förvandlas till en ren gissningslek.

Det beror på att affärsresor ser ut att vara något som är lätt att förstå sig på: folk reser och spenderar företagets pengar på att flyga, åka tåg, hyra bilar och bo på hotell. Det verkar ganska okomplicerat, men så är inte fallet.

För ett stort multinationellt företag med tusentals anställda som reser samtidigt kan volymen och komplexiteten av företagets resedata bli överväldigande. Hur många bokade i förväg, som de skulle? Drar tillräckligt många nytta av sin affärsresebyrå? För att besvara den här typen av vanliga frågor krävs data och dataanalys.

Det är dock inte alla företag och Travel Managers som har de färdigheter och resurser som krävs för att ta sig an siffrorna, vilket kan skapa en svår situation. Utan rapporter med datavisualisering som är lätt att förstå kan diskussionen om affärsreseprogrammet lätt mynna ut i den förenklade frågeställningen ”hur mycket spenderade du, och varför spenderade du inte mindre?”

Lösningen är datavisualisering. Datavisualisering förenklar och sammanställer tusentals rader av data till tabeller och diagram som är lätta att förstå. Det tar bort behovet av avancerad analys och gör det möjligt för Travel Managers och beslutsfattare att hålla koll på affärsreseprogrammet.

De verktyg som har funnits tillgängliga för datavisualisering har tidigare varit dyra, svåra att använda eller både och. Idag behöver dock Travel Managers, resebeställare och företag som vill förstå sig på affärsresornas inverkan på verksamheten inte längre leva med dessa begränsningar.

Egencia Analytics Studio är lösningen. Denna användarvänliga plattform har utformats med Travel Managers vardagliga rapporteringsbehov i åtanke och anpassats för de som arbetar med affärsresor varje dag. Med Analytics Studio kan du arbeta med data på ett visuellt sätt, upptäcka dolda insikter och hitta nya möjligheter till besparingar. Du kan även spåra trender över olika tidsperioder för att optimera dina utgifter inom kategorier som flyg, hotell, tåg och bil.

Analytics Studio är mer än bara ett vanligt affärsverktyg. De snabba och kraftfulla funktionerna för datavisualisering gör att du fort kan förmedla viktiga reseuppgifter och resultat till de interna teamen och ledningen.

I vårt arbete med multinationella organisationer har vi funnit att Analytics Studio hjälper Travel Managers prestera bättre på fem olika sätt.

1.     Förstå affärsreseprogrammets resultat

Med Analytics Studio kan du skapa tydliga rapporter att presentera för organisationens personalavdelning, finansavdelning, ledning och inköpsteam. Detta är möjligt tack vare produktens sammanfattade översikt över företagets resedata. Uppgifterna hämtas från Egencias affärsreseplattform, där all din resedata lagras på en och samma plats, oavsett om bokningen sker online, offline eller via appen. Det gör att Analytics Studio kan ge dig en fullständig bild av ditt affärsreseprogram.

Du kan använda grafiska presentationer och anpassningsbara widgets för att analysera din organisations unika reseprogram. Med hjälp av diagram och filter kan du lyfta fram viktig information för företagsledningen. Du kan till exempel ge en grafisk presentation av vad förköp inom policyn har för inverkan på internationella, inrikes och regionala resor.

2.     Få en snabb bild av resedata på flera nivåer

Relevans är av högsta vikt för att se till att resedata förmedlas till kollegor och företagsledning på ett effektivt sätt. Om du exempelvis hanterar resor inom en viss region för ett företag som är aktivt i många olika länder vill du framför allt hålla koll på vad som händer i din region. En helhetsbild kan vara hjälpsam, men dina chefer är vanligtvis mer intresserade av sina egna resultat och budgetar, snarare än hela företagets.

I Analytics Studio kan Travel Managers ge olika grader av åtkomst till de anställda, baserat på förbestämda roller. Systemet är flexibelt och kan anpassas efter ditt företags behov. Åtkomstreglerna gör att användarna kan se precis så mycket som behövs för att de ska kunna utföra sina uppgifter, men inte mer. På så sätt får de anställda inte tillgång till data som inte berör dem, och de blir inte överösta av företagsinformation som inte är relevant för deras arbete.

Produkten ger dig även möjlighet att utforska alla detaljer på djupet. Du kan filtrera datavisualiseringarna efter avdelning eller resenärsgrupp. Anta till exempel att du vill jämföra företagsavdelning A med företagsavdelning B, med avseende på hur väl de olika avdelningarna följer förbokningsreglerna. De enkla kontrollerna i Analytics Studio gör att du kan skapa diagram att jämföra med bara ett par klick. På så sätt kan du hitta mönster och trender i ditt reseprogram som företagsledningen kanske är intresserad av och som kan leda till besparingar eller en bättre efterlevnadsstrategi.

3.     Arbeta med resedata internt, utan IT- eller dataspecialister

Den allmänna trenden inom dataanalys har varit att röra sig bort från särskilda avdelningar som hanterar den här typen av arbete. Nya visualiseringsverktyg har gjort att grafiska presentationer kan tas fram även av icke-specialister. Med Egencia Analytics Studio kan de som använder sig av affärsresedata enkelt skapa presentationer på egen hand.

Datavisualisering hänger på dataåtkomst. Inte ens de bästa visualiseringsverktygen fungerar om användarna inte kan få tillgång till data. Analytics Studio löser problemet genom att hämta data från Egencias affärsreseplattform.

Att kunna importera data från flera källor är inget nytt. Det som får Analytics Studio att sticka ut är hur enkel processen är. Förr krävdes ofta ett IT-projekt som leddes av särskild IT-personal för att få tillgång till resedata internt. Det innebar att man var tvungen att arbeta med interna eller externa integreringsspecialister och databasadministratörer – en process som alltid var både kostsam och tidskrävande. Nu kan du sammanställa data från olika källor utan att behöva dra igång ett komplicerat projekt.

Med Analytics Studio kan du även exportera underliggande rådata vid behov. Om du vill göra ytterliga analyser offline kan du lägga in siffrorna i ett Excel-blad. Sedan kan du arbeta med informationen i minsta möjliga detalj utan att behöva kontakta IT-avdelningen.

4.     Utforska ”tänk om …”-möjligheter utan problem

Dataanalys kan leda till insikter som företagsledningen kan agera på. Det har dock varit komplicerat och tidskrävande att lägga fokus på dessa analyser, vilket har skapat problem. Med verktygen i Analytics Studio kan du snabbt presentera analyserna grafiskt, så att de blir lätta att förstå. Dessa visualiseringar lyfter fram de ”tänk om …”-möjligheter som ofta uppstår när ledningen utvärderar reseprogramsrapporter.

Anta att du försöker reda ut varför en viss europeisk filial har bättre efterlevnad av policy än en annan. I Analytics Studio finns funktioner som kan presentera komplicerade koncept, som efterlevnad av policy, på ett visuellt sätt över en karta. Genom att justera dina parametrar kan du hitta ett svar, till exempel att de anställda i ett visst land inte bokar så långt i förväg som policyn kräver. Du kan exempelvis gå igenom ett ”tänk om …”-scenario och jämföra hur långt i förväg alla olika länder i regionen bokar.

Den här typen av jämförelser kan leda till att du får reda på varför vissa rutter eller flygbolag oftare bokas utanför policy än andra. Du kan jämföra vad kostnaderna skulle bli med olika valutor och flygbolag eller med fler eller färre mellanlandningar och så vidare. När du känner till alla fakta kan du vidta åtgärder. I framtiden kan Analytics Studio genom analytiska prognoser hjälpa dig att ta fram modeller för hur policyändringar skulle påverka ditt reseprogram.

5.     Ge ett gott intryck på jobbet

Datavisualisering handlar förstås om mer än att bara göra smarta grafiska presentationer av affärsreseprogrammets data. Det handlar också om dig. Analytics Studio är ett verktyg som leder dig in i rätt sorts diskussioner med viktiga personer inom din organisation.

Ibland kan det vara svårt för Travel Managers att presentera sitt arbete som någonting strategiskt och nödvändigt för företaget. För de högsta cheferna kanske resor ser ut som något väldigt enkelt, abstrakt eller rutinmässigt. Med hjälp av effektiv datavisualisering kan avdelningen för affärsreseprogram och företagsledningen föra en meningsfull dialog. Genom att tillhandahålla användbara analyser och utforska krångliga ”tänk om …”-möjligheter kan du lyfta fram resornas värde för företaget i realtid.

Slutsats

Du har nu tillgång till informativ och visuell resedata, men inte ens all data i världen hjälper om du inte vet vad du ska göra med den. Utmaningen är att veta vad som behöver göras för att främja företagets verksamhet. Egencia Analytics Studio kan ge dig den här kapaciteten och föra ditt reseprogram bort från gissningsleken till gedigen kunskap. Till skillnad från tidigare generationer av datavisualiseringsverktyg har Analytics Studio utformats för att vara lätt att använda för de som arbetar med affärsreseprogram varje dag.  Det gör det möjligt för dig att förstå vad affärsreseprogrammet har för resultat, hur det skulle kunna förbättras och hur du kan förmedla informationen effektivt till andra inom företaget, oavsett nivå.