Hur affärsresor kan påverka tillväxt vid expansion

kvinnlig-företagsledare-som-talar-till-anställda

Av Wendy White, vice president of marketing

En kollega introducerade mig nyligen till begreppet ”scaleup”. Hon sa: ”Du arbetar ju med startups, hur kommer det sig att du aldrig har hört det här begreppet tidigare? Det verkar användas överallt nu för tiden.” Så jag sökte på Twitter och såg att hon hade rätt. Det är överallt numera, i allt från listor i dagstidningar som Storbritanniens Financial Times till Incs lista över världens ”snabbast växande företag ”. Fler startups än någonsin är nu på väg att bli ”scaleups”. Det är företag som har haft en framgångsrik utveckling och nu behöver skapa en skalbar verksamhet som kan fungera väl långsiktigt. 

Om ditt företag har ambitioner att öka i storlek, öka intäkterna eller både och, är det dags att välja inom vilka delar av verksamheten, förutom företagets huvudkompetenser, som ni bör nyanställa för att hantera tillväxten. Det här behöver inte innebära att ni måste sakta ned, det gäller bara att hitta rätt samarbetspartner. En samarbetspartner med rätt företagskultur och rätt teknologier, som kan hjälpa ditt företag att fortsätta vara flexibelt. En av de första sakerna du bör ta itu med är företagets affärsreseprogram.

Kraften i standardiserade processer

Om du tvekar över att införa standardiserade processer i komplicerade situationer är du inte ensam.

Chefer för snabbväxande företag kan ha svårt för att införa något som de anser vara riktigt tråkigt. Men att standardisera processer kan vara mycket viktigt för företag som växer snabbt. Ta affärsresor som ett exempel. Visst är det inga problem om några få anställda bokar resor på olika reseplattformar när du bara har fem anställda, men tänk om ni är 50, eller till och med 500? Om du inte standardiserar processen (vilket inkluderar anskaffandet av lämpliga teknologi- och hanteringsverktyg) kommer du snabbt inse att du betalar mer än du borde, att processen är långsam och att dina resenärer kan hamna i situationer där de inte är säkra.

Det är här en bra samarbetspartner kommer in i bilden. För vad tror du är mest effektivt, att hantera ett affärsreseprogram eller att hantera resenärer manuellt? När du samarbetar med en affärsresebyrå får du nöjdare resenärer och bättre policyefterlevnad. Du kan även göra kostnadsbesparingar och förbättra företagets effektivitet. Om du arbetar med en affärsresebyrå som har en global plattform får du allt dina resenärer och ditt hanteringsteam behöver på ett och samma ställe – bokning, rapportering, spårning och all viktig information som påverkar företagets effektivitet. Det här ger team som tidigare slösat tid på att leta efter passande resor och som inte riktigt haft koll på gällande regler, kostnader och säkerhet ett mycket effektivare sätt att boka resor.

En smart affärsreseplattform som Egencias har inbyggda policyer och använder prediktiv analys för att erbjuda affärsresenärer resealternativ som passar just dem, vilket sparar tid och gör det enkelt att boka.

Krångla inte till det

Det kan verka ologiskt när vi talar om tillväxt, men ”nedskalning” är också viktigt. Att ”skala ned” innebär att man gör något mindre. Det är precis vad små, medelstora och snabbväxande företag behöver göra med sättet de organiserar affärsfunktioner. Det snabbväxande programvaruföretaget Outreach ville effektivisera och förenkla sin verksamhet. ”Vi bytte till Egencia eftersom de såg till att all friktion i processen försvann.” säger Max Altschuler, Vice President of Marketing.

En affärsresebyrå kan göra det möjligt för ett företag att spara tid och pengar på flera olika sätt, bland annat genom att:

  • Öka effektiviteten genom att standardisera bokningsupplevelsen. Alla använder samma plattform på samma sätt, oavsett vem eller var de är.
  • Förbättra efterlevnad genom att bygga in dina resepolicyer i bokningsplattformen. Detta förenklar bokningsupplevelsen och sparar i slutändan pengar för företaget om det till exempel inkluderar per diem och pristak.
  • Spara pengar genom att tillhandahålla viktig information. Egencias plattform samlar och visar till exempel all relevant resenärsdata på en och samma plats, vilket ger Travel Managers de kunskaper de behöver för att utföra kostnadsmedvetna förändringar och förbättringar. (Är de största utgiftsposterna från ett och samma evenemang år efter år? Skulle det i så fall vara möjligt att planera inför detta evenemang lite tidigare och på så sätt spara pengar på boende och transport?)
  • Hitta fler alternativ och lägre priser tack vare ett omfattande transport- och hotellutbud. Egencias plattform innehåller tusentals hotell och därför är 96 % av alla bokningar som görs via vår plattform mer förmånliga än offentliga hotellpriser.

En perfekt partner

Företagen på Incs lista över de 5 000 mest snabbväxande företagen 2018 hade sammanlagda intäkter på 206,2 miljarder USD under ett år (2017). Det är helt otroligt. Dessa företag är smarta och de förstår hur de kan använda affärsfunktioner som affärsresor för att skapa tillväxt för sina verksamheter. ”Vi skickar ut våra säljare på olika evenemang och middagar, så att de får möta våra kunder ansikte mot ansikte, vilket ger ett intryck av att vi finns i många amerikanska städer” förklarar Altschuler.

Små, medelstora och snabbväxande företag måste skala sina affärsfunktioner efter företagets tillväxt. Det innebär att de måste vara smarta när de väljer nya samarbetspartner. Växande företag behöver en samarbetspartner med experter som har tillgång till avancerad teknologi,  företagskultur som sätter stor vikt vid innovationer och som är pålitlig och har en befintlig kundbas med nöjda kunder. Det snabbväxande företaget Outreach gick från 0 till 350 anställda mycket snabbt och de förstod vikten av att skala upp med en affärsresebyrå som värderar effektiva arbetsprocesser högt. ”Mina Account Executives vill kunna öppna en app och veta att allt de behöver finns där, på en och samma plats, när de behöver det.” säger Altschuler.

En affärsresebyrå som siktar på långlivad framgång måste kunna erbjuda mer än bara ett snyggt gränssnitt. Det måste ha tillgång till bra teknologier, ha en omfattande global närvaro och utrymme att växa. Det snabbväxande programvaruföretaget @Splunk uttryckte detta på ett alldeles utmärkt sätt när de förklarade hur viktig en bra samarbetspartner är när du planerar dagens och morgondagens investeringar. ”Många utmärkta nya aktörer kanske passar vår kultur, men matchar inte våra framtidsplaner. Vi väljer teknologi utifrån var vi kommer att vara om fem år.” säger Joy Anzinger, Senior Global Travel Manager.

Det krävs mer än bara en riktigt bra idé för att nå framgång och jag är alltid intresserad av att se vilka startups eller SME:er som lyckas inom kategorin för snabbväxande företag.

Läs även artikeln ”Vad growth hackers vet om affärsresor” för att få reda på hur smarta och effektiva affärsresor kan göra stor skillnad för små, växande företag.