Företag:

NTT Singapore Pte Ltd

Antal anställda:

Cirka 200

NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) grundades 1997 och har över 20 års erfarenhet av att leverera teknologiska lösningar för information och kommunikation (ICT-lösningar). Som en global ICT-leverantör har NTT Ltd. cirka 40 000 anställda på en mångkulturell och dynamisk arbetsplats som spänner över 57 länder, gör affärer i 73 länder och levererar tjänster i över 200 länder.

Utmaningen

NTTS är ett innovativt teknologiföretag med en ung arbetsstyrka som förväntar sig flexibilitet och personalisering i hanteringen av sina affärsresor. NTTS tidigare affärsresebyrå var en mycket traditionell resebyrå, och Tricia Lim, VP för affärsplaneringsavdelningen, och Raymond Thor, inköpschef, sa båda att de gärna ville starta ett samarbete med en affärsresebyrå som delade deras värderingar.

”Innan Egencia kom in i bilden var de anställda tvungna att skicka en förfrågan till den centrala administrationen för att boka flyg och boende”, berättar Tricia. ”Det tog lång tid, vi hade ingen möjlighet att välja efter egna preferenser och det kostade mycket pengar att göra ändringar i sista minuten”.

Hitta en bra kulturell matchning

”Vi valde Egencia eftersom vi kände att de och NTTS har en liknande vision. De erbjöd teknologi och innovation som gjorde det möjligt för anställda, kunder med flera att hålla sig uppkopplade”, förklarar Tricia. De såg att Egencia kunde göra mer för dem än att bara bygga ett starkt affärsreseprogram och skapa en stark resekultur som speglar företagets värderingar.

”NTTS är inte som andra företag. Vi bokar alla själva våra affärsresor”, säger Tricia. ”Sedan vi bytte till Egencia kan resenärerna själva hantera sina resor. De bestämmer nu själva över sin planering.”

Det är enkelt att boka på Egencias affärsreseplattform. Resenärer och Travel Managers har tillgång till samma plattform som Egencias resekonsulter, vilket gör det till en konsekvent och förutsägbar upplevelse att boka och hantera resor. Resenärer och resebeställare har tillgång till plattformen från alla sina enheter och kan göra bokningar över flera enheter. De kan påbörja en bokning på en dator, för att sedan slutföra den på sin smartphone.

”En av våra högsta prioriteringar var att det skulle vara enkelt att boka, och Egencia har varit till stor hjälp med det”, berättar Tricia. ”Resenärer kan hitta boenden nära sina destinationer och boka flyg och hotell i sista minuten genom Egencias portal.”

Personaliserade alternativ gör resandet enklare och enklare för varje resa. Vår plattform visar sökresultat baserade på resenärens preferenser och tidigare sökningar, som förbättras med hjälp av maskininlärning med information från NTTS resepolicy och stora mängder data från andra resenärer i och utanför företaget.

Den personliga behandlingen spelar också stor roll. Tricia kommer ihåg när företagets CEO behövde hjälp under en resa i USA. En ändring i resplanen i sista minuten betydde att både flyg- och hotellbokningarna behövde ändras med kort varsel. ”Kundservicen var mycket effektiv. De gav honom hjälp direkt när han behövde byta hotell och flyg”, berättar hon.

NTTS har en innovativ och driven attityd. Genom Egencias plattformsteknologi får NTTS resenärer friheten att själva boka och hantera sina resor. Med hjälp av vår utmärkta kundservice vet de att vi finns där för dem om de skulle behöva hjälp.

Kostnadsbesparingar och bättre bokning

Tidigare var det centrala reseteamet ansvarigt för en stor del av administrationen när det kom till reseförfrågningar.

Varje gång en resenär bokade en resa följde upp till en timmes kommunikation med prisförslag och bekräftelser. Med vår plattform reducerades boknings- och godkännandetiden till 15 minuter.

Genom att omstrukturera användningen av en central administration sparade NTTS även oväntat mycket pengar. Tack vare deras smarta användning av teknologi har Egencia en lägre bokningsavgift än traditionella affärsresebyråer. Dessutom rekommenderar bokningsplattformen automatiskt de alternativ som kostar minst och som faller inom ramarna för NTTS resepolicy.

Since partnering with Egencia, NTTS have calculated a 60 percent savings in service fees, and between 27 percent and 58 percent savings in airfare over the course of a year.

”Egencias plattform hjälper till att förbättra upplevelsen för våra resenärer och hjälper oss hålla koll på kostnaderna på samma gång”, säger Raymond. Det gör även resan smidig, så att resenärerna kan fokusera på det de är där för att göra. ”NTTS är ett stort företag och Egencias plattform har gjort det enkelt att hitta våra globala kontor med all platsinformation inprogrammerad på förhand. Nu kan våra resenärer se vilka boenden som finns tillgängliga i närheten av den plats de ska besöka. 

Användbar information, förbättrad efterlevnad och ett nytt sätt att hantera affärsresor

Resebeställare kan dra nytta av att vi samlar all resedata åt dem. Det gör att de kan övervaka reseutgifterna, analysera resorna efter individer eller affärsgrupper och rapportera tillbaka till företagsledningen med visuella rapporter för alla aspekter i affärsreseprogrammet. ”Siffrorna hjälper oss att se våra reseutgifter, förhandla med flygbolag och få bättre företagspriser”, berättar Raymond.

Egencias plattform har även ökat efterlevnaden.

”Tidigare sköttes kontrollen av resepolicyn och godkännandet av resor av våra anställda”, säger Tricia. ”Nu är allt integrerat i plattformen. Det hjälper till att minimera antalet bokningar som sker utanför policy och vi har även sett förbättringar i våra granskningar.”

Att ha resepolicyn integrerad i plattformen gör det även enklare för resenärerna. Tidigare ”fanns det så många policyer inom företaget så att ingen hade möjlighet att lära sig dem utantill”, säger Tricia. ”Med Egencia behöver vi inte komma ihåg dem själva. Policyn finns här i plattformen.” Det gör det enklare för administrationsteamet att se till att de anställda uppfyller policyn utan att missa någonting i hanteringen av affärsreseprogrammet.

På Egencia erbjuder vi en omfattande support under implementeringen för att hjälpa resebeställare och inköpare att förbereda de anställda på det nya sättet att boka resor. Processen involverar även att presentera fördelarna för resenärerna, till exempel att resepolicyn är mer lättåtkomlig än tidigare, att bokningsplattformen påminner mer om hur användarna bokar resor privat, och att de vid behov har omedelbar tillgång till professionell support.

Hjälp med krisförberedelse

Förutom den ökade efterlevnaden och de stora besparingarna i kostnader och tid får NTTS via plattformen även viktig information när en nödsituation uppstår. ”Tidigare kunde vi inte spåra våra resenärer”, berättar Tricia.

Hur förödande detta hål i informationen kunde vara gick upp för dem under tsunamin i Japan 2011. ”Vi hade mycket personal där, men ingen information om var de befann sig. Idag kan vi tack vare Egencia veta var våra medarbetare ska befinna sig. Eftersom alla måste boka genom plattformen kan vi se var de befinner sig genom resenärsspårning, vilket gör att vi kan planera för krishantering.”

Den perfekta kombinationen

Vår globala affärsreseplattform har hjälpt NTTS ge sina resenärer mer frihet med det användarvänliga bokningsverktyget. Efterlevnaden har även blivit bättre tack vare en bra användarupplevelse och integrerad resepolicy.

Den samlade datan och rapporterna har även hjälpt resebeställare att hitta möjligheter för besparingar, förhandla om bättre priser och spåra resenärer i hela världen.

Tricia ser allt detta som fördelar som har hjälpt organisationen att hantera sitt globala affärsreseprogram, att hjälpa resenärer och skapa en positiv resekultur. ”Med Egencia har vi kunnat förbättra vår effektivitet och hjälpa vår unga arbetsstyrka.”

Är du redo för ett flexibelt globalt affärsreseprogram på ditt företag? Kontakta oss idag.