Enkla strategier för en bättre exekutiv framtoning

Travel Manager i möte med resenärer

Lelia Gowland, Principal, Gowland LLC. 

Travel Manager vet att personliga möten hjälper anställda att känna anknytning till sina kunder och kollegor. Oavsett hur bra man är på att prata, och trots den starka utvecklingen inom videokonferensteknologi, finns det en gräns för hur goda relationer man kan skapa.

Om dina resenärer är ute och reser för att träffa kunder och kollegor, hur tror du de vill uppfattas när de kommer fram? Vill de vara:

  • a) personen som för sig med värdighet och omedelbart ses som kompetent och kapabel att utföra sitt jobb, eller
  • b) personen som tappade hela innehållet i sin väska i trappan på flygplatsen och som helt uppenbart kämpar för att hålla sig samman?

Jag har provat båda, och föredrar alternativ A.

Vi känner alla igen ”exekutiv framtoning” (alternativ a) när vi ser den. Det är den känslan du får när en person kommer in i rummet, balanserad och belevad, med en ledares närvaro. Det är något särskilt med hur de för sig, och det faller sig så naturligt för dem. 

Vi vill alla ge en exekutiv framtoning, men hur kan vi gå till väga? Det finns än så länge inget magiskt piller, men lyckligtvis finns Jennifer Lee, chef för utbildning och utveckling och expert i exekutiv framtoning. Enligt Lee är två kritiska faktorer i exekutiv framtoning värdighet, dvs. hur du agerar, och det hon kallar ”uppfattad identitet”, hur du ser ut, och hur människor uppfattar dig på grund av det.

Värdighet: Visa självförtroende (eller lär dig att se ut som att du har det)

Affärsresor handlar om att din personal ska åka för att möta de personer de behöver göra affärer med. Men vad händer när de väl är på plats? De personliga stunderna är viktiga och likaså de intryck de för med sig, så du måste förbereda dina resenärer för framgång. Lee ger några utmärkta tips som du kan dela med de som reser mycket. Det börjar med att ha rätt accessoarer.

När du reser, kan det vara bekvämt att slänga ner allt i en ryggsäck, eller en stor handväska när du går ut genom dörren. Det kan leda till obekväma situationer då du måste leta i väskan efter ett visitkort. Du säger ”det är här någonstans”, medan du tar ut allt från halstabletter till energibars, för att upptäcka att visitkorten ligger i din andra väska.

Lee berättar om ordning och uppmuntrar kunder att göra saker enkelt och organiserat. Om du tycker om stora väskor, kanske du kan ha en mindre väska inuti den stora där du alltid har de nödvändigaste affärsaccessoarerna: penna, visitkort, anteckningsblock.

Genom att snabbt kunna hitta det du letar efter kan du hela tiden vara närvarande i situationen. I stället för att vara distraherad av att leta efter något som visar sig ligga i botten av väskan, kan du fokusera på samtalet.

Med detta tillvägagångssätt kan du ge ett positivt första intryck när du träffar på viktiga personer. 

Att visa självförtroende under press är en annan historia. 

En av Lees kunder brukade paralyseras av oro när hon under möten träffade människor hon upplevde som starkare än sig själv. Hennes annars starka exekutiva framtoning kraschade. 

För att vara avslappnad utvecklade hon och Lee en strategi före mötet, lite som en basketspelares ritual före ett straffkast. Hon skulle:

  • Gå till en lugn plats och ta fyra djupa andetag.
  • Ta en flaska vatten. (Lee berättar att när människor blir nervösa blir de lätt torra i munnen. Sedan blir de oroliga för att de är torra i munnen, och sedan har de förlorat sin närvaro.)
  • Ta med någon du känner till mötet, någon som kan hjälpa till. Om Lees kund tappade tråden, kunde den andra personen ställa en enkel fråga. Detta skulle hålla upp presentationen tillräckligt länge för att Lees kund skulle samla sig och ge hennes självförtroende ett uppsving.

Bara några månader efter att de införde denna strategi upplevdes Lees kund som en säker presentatör inför företagsledningen.

Vi ska vara tydliga: fyra andetag, lite vatten och en person du känner är inget magiskt recept för värdighet eller att du ska vara avslappnad. Dessa strategier hjälpte Lees kund att hantera sina känslor och proaktivt implementera en plan innanhon upplevde tydliga tecken på stress. Dina strategier kan vara annorlunda, men behovet att förbereda sig mentalt är detsamma. 

Uppfattad identitet: Se rätt ut för rollen

Jag kontaktades nyligen av en kvinna som kom till en konferens i jeans. Hon hade noggrant tänkt på sitt utseende och valt jeans för att ge intrycket av att vara öppen och tillgänglig. När hon kom fram och såg kostymer i överflöd insåg hon att hon såg oprofessionell ut i jämförelse. Lee håller med om detta. Allt handlar om sammanhang och att uppfylla förväntningarna från branschen.

Lee citerar undersökningar från Harvard Medical School och säger ”människor bedömer din kompetens och trovärdighet på en sekund baserat endast på hur du ser ut”.

”Det är inte rättvist” säger hon, ”men om du vill gå vidare i din karriär måste du se rätt ut för rollen. Dina idéer är i fokus, inte din garderob.”

Inte heller män klarar sig från detta. Mark Zuckerberg bytte från sin karaktäristiska t-shirt och huvtröja till kostym när han mötte investerare. Men tyvärr: ”Kvinnor måste ha ännu fler saker i åtanke för att se till att inte förlora den där sekunden”, beklagar sig Lee.

Det handlar om att du känner till branschens normer och klär dig rätt för det arbete du vill ha – särskilt om du är kvinna. En av Lees kunder arbetar i en mycket avslappnad bransch. Men om hon vill avancera professionellt ”kan hon inte dyka upp i en t-shirt med tryck och trasiga jeans”, säger Lee, även om några av hennes kollegor gör det. 

Uppfattad identitet handlar om en fråga för Lee. ”Om jag berättar vilken min jobbtitel är, får du då intrycket att jag är duktig på mitt jobb?” 

På vissa sätt är det logiskt. Det som är olämpligt i en bransch är helt acceptabelt i en annan. En stram hästsvans som nästan förväntas på en olympisk gymnast skulle se onaturlig ut på reportern som täcker evenemanget. Samma gäller om gymnasten skulle anlända med en perfekt fixad reporterfrisyr, hon skulle inte tas på allvar. Det handlar återigen om sammanhang och förväntningar.

Sist men inte minst

Som med nästan allt i vårt arbetsliv kan vi vara överens om att det ställs andra krav på kvinnor än män när det gäller exekutiv framtoning. Det är upp till oss att göra vad vi vill med den informationen. Om du anser att ditt agerande är viktigare än kläderna är det fritt fram att bära t-shirten med Game of Thrones-motiv, men var medveten om det intryck du ger. 

Men om du vill ta Lees råd om exekutiv framtoning, ska du göra ditt bästa att vara organiserad, hitta sätt att koppla av och klä dig rätt för rollen.

Din företagskultur spelar troligen en stor roll i hur du och dina kollegor klär er på jobbet, och det påverkar utan tvekan även sättet de reser i arbetet. Läs mer om påverkan av affärsresor i en kostnadsmedveten kultur i vår artikel idag.