En enklare hantering av affärsresor

En affärsresenär ändrar sin resa från baksätet i en taxi

Av Lelia Gowland, Principal, Gowland, LLC

Som affärsresebeställare för ett snabbt växande företag har du ett stort ansvar på dina axlar att få dina medarbetare att nå sina resmål. Fler än någonsin är idag på resande fot, och ditt ansvar har växt på samma sätt som antalet brådskande ändringar i sista minuten. Du kanske undrar hur ditt arbete skulle vara om du samarbetade med en affärsresebyrå som Egencia.

Här är två scenarier med vår fiktiva favoritresenär Rhonda.

På äventyr utan affärsresebyrå

Låt oss först föreställa oss en situation med ett affärsreseprogram utan resebyrå. Rhonda är innovativ och snabbtänkt, något som har inneburit stora intäkter för företaget. Tyvärr innebär hennes affärsframgångar inte alltid att hon även har koll på detaljerna när hon bokar resor.

Hon följer sällan de etablerade processerna, men hennes VIP-status i företaget gör att din chef ber dig att bortse från den vanliga proceduren och uppfylla alla hennes önskningar.

Du får ett e-postmeddelande från Rhonda, där hon ber dig boka resan till årets viktigaste presentation. Efter en lång rad e-postmeddelanden har du äntligen lyckats få ordning på alla detaljer och genomfört bokningen, utan att i något läge tappa humöret. Puh!

Vi hoppar fram till söndagen, dagen före den stora presentationen, då Rhonda stressat ringer och berättar att hon kommer att missa flyget. Hon är på väg till veterinären med sin älskade dvärgspets, som har smaskat i sig ett helt paket chokladpraliner. Rhonda är förstås skärrad och har ingen aning om när hon kan vara på flygplatsen.

Du är på väg till din dotters dansuppträdande och stannar genast bilen för att utvärdera Rhondas alternativ. Om Rhonda kan vara på flygplatsen i tid för att ta ett flyg som avgår 13.00, kan du boka om henne på ett direktflyg med ett av hennes önskade flygbolag. Om hon kommer fram senare än så finns ingen annan utväg än att välja mellan ett stressigt byte på en fullpackad flygplats och ett tidigt morgonflyg nästa dag. Att meddela Rhonda om detta är inget du ser fram emot.

Du kan nu bara vänta på att hon får besked från veterinären innan en ny resa kan bokas.

Precis när du kommer fram till dansuppträdandet ringer Rhonda och berättar att hon är på väg till flygplatsen. Du blir glad när du får höra att Ellie kommer klara sig och att hon blir kvar hos veterinären tills Rhonda kommer hem igen. Direkt från parkeringsplatsen bokar du om Rhonda till direktflyget som avgår 13.00. Det är på håret, men hon är ett proffs och borde kunna hinna fram i tid.

Du andas ut och kan till slut sätta dig tillrätta i din fåtölj, men just som ljuset släcks i salongen ringer Rhonda. Med all stress kring ombokningen glömde du att Rhonda egentligen är hennes mellannamn. Namnet på biljetten matchar nu inte namnet i hennes pass, och hon kommer inte igenom säkerhetskontrollen. Du springer ut i foajén för att rätta till felet, även om detta inte direkt uppskattas av din familj.

Så snart du har korrigerat Rhondas namn går du in igen och tittar på föreställningen. Du håller koll på telefonen i smyg (samtidigt som din bror kastar irriterade blickar på dig) och kan till slut pusta ut när Rhonda skickar ett sms och bekräftar att hon har kommit på planet.

På äventyr med Egencia som affärsresebyrå

I vårt andra scenario har ditt företag anlitat Egencia och arbetar fullt ut på vår reseplattform.

Eftersom Rhonda reser mycket i jobbet och ses som något av en VIP-resenär, lägger du ner en extra ansträngning på att visa henne fördelarna med det nya Egencia-systemet. Hon uppskattar tanken av att ju mer hon använder Egencia, desto mer lär sig plattformen om hennes preferenser. Hon får personaliserade sökresultat som tar hänsyn till hennes önskade flygbolag, flygplatser, anslutningsstäder och flygtider.

En natt vid fyratiden ligger Rhonda i sin säng med valpen Ellie vid sin sida och har svårt att sova, så hon bestämmer sig för att få lite jobb uträttat. Hon loggar in på Egencias plattform och tycker att det är skönt att hon på egen hand kan boka varje del av sin resa, direkt från datorn.

Tack vare plattformens enkla gränssnitt vet hon att hon bokar inom policy och att hon inte missar några detaljer. Alla hennes bonuskort finns redan inlagda i systemet, så hon vet att hon inte kommer att bli utan sina poäng, oavsett vilket bolag hon bokar med. Hon bokar snabbt en fönsterplats med extra benutrymme, ett deluxe-rum på favorithotellkedjan och en hybridbil.

Morgonen efter godkänner du Rhondas resa med två enkla knapptryckningar från appen i din telefon.

På söndagen då flyget avgår får Ellie ändå i sig den där chokladen, vilket leder till att Rhonda missar det flyg hon hade bokat. Som tur är för alla inblandade kan Rhonda – istället för att störa dig på din söndag med familjen – själv boka om sitt flyg till det som avgår 13.00. Det gör hon enkelt via Egencias app i telefonen medan hon sitter i väntrummet hos veterinären. Max Altschuler på enhörningsföretaget Outreach sade följande om sitt affärsreseprogram: ”Mina Account Executives vill kunna öppna en app och veta att allt de behöver finns där, på en och samma plats.” Samma sak gäller givetvis för vår kära vän Rhonda.

Hon vet att den stressiga situationen kommer att ge henne en del överskottsenergi på planet. Hon byter därför till en sittplats vid mittgången, så att hon enkelt kan komma upp och sträcka på benen under flygningen. Eftersom hon använder Egencias plattform kan hon smidigt begära att åsidosätta företagets policy mot sista minuten-bokningar, och systemet skickar automatiskt och omedelbart en avisering till dig.

Med några enkla knapptryckningar på din telefon åsidosätter du policyn och godkänner Rhondas begäran om ändringar i sista minuten – allt från parkeringen på väg in till din dotters dansuppvisning.

Med Egencia kan Rhonda enkelt göra ändringar i sin resa, så att du kan ägna dig helt åt familjen och njuta av dansuppvisningen – i alla fall i den mån det går att njuta av små barn som springer runt i ballerinakjol i två timmar.

Skillnaden med Egencia 

Genom att använda Egencia slapp både du och Rhonda det frustrerande dividerandet kring reseändringar.

Eftersom Rhonda själv angav sitt namn, blev det inte heller något onödigt stopp i säkerhetskontrollen. Om Rhonda dessutom hade behövt boka om flyget på nytt, hade hon kunnat utforska alla tillgängliga alternativ och sorterat flygen i Egencias mobilapp efter restid, avgångstid eller ankomsttid. Du hade inte behövt förklara de olika alternativen för henne på telefon.

Det går inte att undvika oväntade utmaningar med affärsresorna, men med Egencia har resenärerna möjlighet att i realtid göra de ändringar som behövs för att nå fram till resmålet.

Genom att använda en affärsresebyrå kan du ägna dig åt affärsreseprogrammet, och du slipper lägga tid på att detaljplanera varje individuell resa. Egencia ger dig användbar information om medarbetarnas resebehov, vanor och tendenser. Det är också enklare än någonsin för dig att utföra dina säkerhetsåtaganden. Du kan hitta dina resenärer på bara några sekunder via Egencias resenärsspårning, direkt i appen.

Egencia gör resan både enklare och njutbarare för erfarna resenärer som Rhonda, och även för Travel Managers och resebeställare som du.

Se varför det snabbt växande företaget Splunk valde att låta Egencia förenkla bokningsprocessen för medarbetarna, så att de kunde ägna mindre tid åt resehantering och mer tid åt affärsverksamhet.