Egencia driver efterlevnad av policy och automatiskt godkännande för Alexander Mann Solutions

Kvinnlig affärsresenär med smartphone

Alexander Mann Solutions är ett internationellt företag som tillhandahåller tjänster till mer än 100 ledande organisationer i över 90 länder och på 40 olika språk. Alexander Mann Solutions hjälper företag och individer att uppfylla sin potential genom talangrekrytering och -hantering.

Företaget har över 4 000 anställda experter över hela världen och erbjuder en unik blandning av utkontrakterade lösningar och ett komplett utbud av konsult- och specialisttjänster.

VIKTIGA RESULTAT

  • Användning av onlinebokning: 89,9 %
  • Efterlevnad: 87,4 %
  • Besparingar från förhandling av flyg och hotell: + 70 000 USD
  • Besparingar på onlineavgifter: + 110 000 USD

UTMANINGEN

På Alexander Mann Solutions utförs affärsresor ofta för en viss kund eller ett specifikt projekt.

De ville därför ha en godkännandeprocess som gjorde det möjligt att godkänna projekt, specifika kunder eller interna resor i stället för chefsgodkännande. Helst skulle lösningen även tillhandahålla ett sätt att hämta projektkoder för varje resa och ge bokningsgodkännaren information om resan som en del av godkännandeprocessen. Lösningen skulle även göra det möjligt för ekonomiavdelningen att allokera och stämma av kostnader på ett smidigt sätt.

LÖSNINGEN

Egencias affärsreseplattform ger kunder flexibilitet att konfigurera godkännande som fungerar för alla typer av resor, t.ex. godkännande av alla bokningar eller endast de som inte efterlever företagets resepolicy.

Egencia erbjuder även funktioner som godkännande på flera nivåer, undantag för sista minuten-resor, godkännande för blandning av produkter (flyg, hotell, hyrbil och tåg) och resepolicygrupper, inställningar för godkännande av inrikes och internationella resor samt synliga väntande godkännanden för både bokningsgodkännaren och företagets Travel Manager.

För att uppfylla Alexander Mann Solutions behov implementerade Egencia ett arbetsflöde för projektbaserat godkännande i april 2017. Resenärer och resebeställare kan välja projekt eller kund på bokningens betalningssida. Detta utlöser ett automatiserat arbetsflöde för godkännande för bokningar både online och offline som skickas till projektets eller kundens bokningsgodkännare. Om en bokningsgodkännare inte är på jobbet finns även möjligheten att utse en reservgodkännare som också kan godkänna eller avslå begäran om godkännande.

Egencias kunder kan skapa hur många resepolicygrupper de vill. Du kan även lägga till olika team, grupper eller individer till en anpassad resepolicy. Inom varje resepolicygrupp kan kunder anpassa per diem, förköpa och filtrera efter en mängd olika kriterier som t.ex. kabinklass, prioriterade leverantörer och pris.

När en resepolicy har skapats visas vad som täcks och vad som är utanför policy för resenärer (och Egencias resekonsulter) innan bokning. När du behöver göra ändringar tillämpas de genast över alla bokningskanaler (appen, webbsidan och kundtjänst).

Med hjälp av Egencias anpassade resepolicylösning har Alexander Mann Solutions nu 87,4 % efterlevnad av resepolicyn och en fantastisk bokningsandel online på 89,9 %.