Företag

James Fisher Marine Services Ltd.

Bransch

Marinteknik

Anställda

600+

James Fisher Marine Services Ltd. (JFMS) är en del av Storbritanniens ledande leverantör av marina tjänster, James Fisher and Sons plc, och erbjuder ett antal tekniska och operativa tjänster till energiföretag över hela världen. Företaget har ett stort ansvar inom offshoreindustrin, och levererar färdiga lösningar för underhåll av bland annat oljeriggar, vindkraftverk, vindkraftsparker och fartyg.

JFMS har runt 200 anställda på flera platser i Storbritannien, samt över 400 underleverantörer, och företaget behövde ett affärsreseprogram som kunde uppfylla deras behov.

Utmaningen

Att ge support till offshoreindustrin förutsätter expertkunskaper inom flera områden, eftersom varje situation är unik. Expertdykare kan exempelvis kallas in för att laga ett fartyg, medan duktiga ingenjörer kan behövas brådskande på oljeriggar. Precis som många andra företag i den här branschen anställer inte JFMS personer med projektspecifik expertis på heltid, eftersom behovet av deras tjänster ofta är svårt att förutse. Istället spelar underleverantörer en viktig roll, och mer än 400 av dessa arbetar med företaget varje dag. 

Inom JFMS finns ett projektteam som har flera ansvarsområden. Bland annat har de hand om företagets logistik och affärsresor. Detta inkluderar även en operativ support, som är tillgänglig dygnet runt för att kunna hjälpa till med aktiva offshoreprojekt.  

Projektteamet stod inför flera utmaningar som hade att göra med affärsresor. Lisa Murphy, som leder verksamhetsteamet på JFMS, gjorde det till en prioritet att lösa dessa utmaningar.  

Företagets unika krav gjorde att Murphy behövde hitta en affärsresebyrå som var snabb, informativ och effektiv för att kunna uppfylla de operativa och logistiska behoven. 

”Vår tidigare affärsresebyrå arbetade inte snabbt nog för att kunna möta de komplexa behoven vi har inom sjöfartsindustrin”, berättar Murphy. ”En av de viktigaste funktionerna hos Egencia är att resenärerna själva kan se sin resplan och avboka med en knapptryckning. Detta är ofta nödvändigt, eftersom många projekt är brådskande och kräver hög flexibilitet.”

Högre tempo med Egencia

Genom att använda Egencias affärsreseprogram kunde projektteamet besvara reseansökningar utan att behöva oroa sig. De visste att de kunde uppfylla kraven inom de begränsade tidsperioderna som ofta gällde. 

”Innan vi bytte till Egencia hade våra tidigare affärsresebyråer svårt att tillgodose våra behov”, säger Murphy. ”Vi måste till exempel ofta koordinera resor för över 20 ingenjörer, tekniker och dykare som inkluderar flyg, bilar, hotell, bagage och andra behov, som stort bagage med dykutrustning och annat. Allt detta sker på kort varsel och med platsspecifika krav.” 

Dessa problem löstes tack vare funktionerna på Egencias enskilda digitala reseplattform. Plattformen gjorde att teamet kunde boka resor både snabbare och effektivare, och dessutom blev administrationen lättare att hantera. 

Plattformens funktioner, som inkluderar masshantering av data, gästprofiler, resekonton och mycket mer, har förenklat bokningsprocessen för både resenärer och Travel Managers. Genom masshanteringen av data kan Travel Managers skapa och uppdatera flera resenärsprofiler samtidigt. Gästprofilerna har gjort hanteringen av entreprenörers affärsresor enklare, eftersom Travel Managers inte behöver skapa fullständiga profiler för att boka affärsresor åt korttidsanställda. 

Plattformen ger även support till projektteamet genom rapporteringsverktyget. Det är enkelt att få tillgång till rapporter om alla resor, och datavisualiseringsverktygen gör det lättare att se utgifter och resetrender för att kontrollera affärsreseprogrammets resultat. 

”Vår Account Manager på Egencia är underbar”, berättar Murphy. ”Hon använde rapporteringen för att visa upp efterlevnadsmönster hos resenärgrupper och peka ut svaga punkter, som sena bokningar och bokningar som inte efterlever policyn, vilka vi kan bli av med helt och hållet.”

Rapporteringen används också för att spåra anställda och entreprenörer via deras resplaner. Detta gör det lättare för Murphys team att logga in och ge stöd till resenärer vid behov. 

”Att alltid finnas till hands för att hjälpa vår personalstyrka och våra resenärer är en naturlig del av vår verksamhet”, förklarar Murphy. ”Naturligtvis uppstår det brådskande och oförutsägbara situationer i vår bransch, och det var därför viktigt för JFMS att hitta ett företag som finns till hands dygnet runt för att hjälpa till med allt vi behöver.”

”Med Egencias plattform kan vi logga in och hitta resenärsinformation direkt, och dessutom göra ändringar på språng, oavsett var vi befinner oss.”

Enklare ekonomi för en mångfacetterad verksamhet

Projektteamet kan fastslå resepolicyer via affärsreseplattformen och göra anpassningar beroende på om resenären är en anställd eller entreprenör.  

”Underleverantörer har inte samma privilegier som ingår i vanliga resepolicyer, så det är fantastiskt att vi kan anpassa och begränsa gästprofilerna via plattformen”, berättar Murphy. 

”De brukar också föredra att inte använda kreditkort när de betalar för bokningar eller boenden, så därför använder vi resekontot för att betala för allt. Vi förbetalar och fakturerar på samma gång, så det blir inget krångel med utgifter.” 

Den enkla och effektiva lösningen gör vardagen lättare för projektteamet och bidrar till att resenärerna blir nöjda, oavsett om de är anställda eller entreprenörer. Resenärer behöver inte samla in sina utgifter eller vänta på utbetalningar. 

Resekontot innebär att Murphys team inte behöver samla in utläggsrapporter från entreprenörer, utan istället kan hantera alla utgifter på plattformen via resekontot. Genom att hålla alla kostnader på en och samma plats i plattformen, kan projektteamet se till att de komplexa och omfattande reseutgifterna är samlade, vilket i sin tur förenklar spårningen.

Identifiera besparingar

Genom att använda Egencia Analytics Studio har projektteamet för första gången fått insyn i sina reseutgifter. Detta har hjälpt företaget att identifiera besparingsmöjligheter samt gjort det möjligt att visa för viktiga intressenter hur kostnader hanteras.

”Utgifterna varierar beroende på projekt”, förklarar Murphy. ”Att allt passerar genom samma kanal, och inte delas upp, förenklar rapportering och besparingsinitiativ.” 

Företaget kontrollerar kostnaderna genom att ge bokningsansvaret till vissa utvalda personer i projektteamet. Dessa personer har ansvar för resehanteringen för anställda och underleverantörer. 

Resenärer kan logga in på plattformen och välja sina alternativ, innan en medlem i projektteamet godkänner och färdigställer bokningen. Denna process är unik för JFMS, men plattformens flexibilitet gör att vilket företag som helst kan dra nytta av funktioner som passar deras specifika processer och behov. 

Även plattformens omfattande utbud spelar en viktig roll när det gäller att kontrollera kostnader. 

”Vi har gjort besparingar på affärsresor genom att boka hotell med Egencias [bästa] priser”, berättar Murphy. Det är en enorm fördel för ett företag som JFMS, med en stor personalstyrka och entreprenörer som reser ofta och med kort varsel. De har möjlighet att dra fördel av lägre rumspriser utan att behöva boka i förväg.

Kundservice som alltid finns till hands för att hjälpa till

Kundservice är viktigt för JFMS resenärer. Behoven och kraven som går hand i hand med deras resor kan vara unika och utmanande, så det är viktigt att experthjälp finns tillgänglig snabbt, enkelt och med kort varsel. 

”Kundservicen är mycket hjälpsam med extrabagage. På en del resor behöver vi ta med oss omfattande utrustning, så det hjälper att ha kundservice tillgänglig via telefon för att lösa allt”, säger Murphy.

Sedan övergången till affärsreseprogrammet med Egencia har projektteamet lyckats ge fullständig support till sina anställda. Vi ger support 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, 365 dagar om året på flera olika språk, och över 80 % av alla samtal besvaras inom 20 sekunder.

Egencias lösning

Teamet på JFMS har upptäckt många fördelar med att byta från deras tidigare affärsresebyrå till Egencia. 

”Teamet tyckte att övergången var smidig och väl understödd”, berättar Murphy. Den omfattande hjälpen från Account Management och tekniska uppdateringar som hela tiden förbättrar upplevelsen för JFMS är några av fördelarna. Genom att samarbeta med Egencia har JFMS också kunnat fokusera på att göra kostnadsbesparingar och öka flexibiliteten med hjälp av vår reseteknologi och alltid tillgängliga kundservice. 

Nöjda resenärer och användarvänlighet har varit a och o när det gäller att uppmuntra till efterlevnad av affärsreseprogrammet, och företaget har uppnått en bokningsandel online på 95 %. 

”Insynen i resealternativen är bra och plattformen är enkel att använda. Att vi kan boka hotell och transport i en och samma bokning är också viktigt för oss. Det är logiskt, så det är så resenärerna vill göra”, förklarar Murphy. ”Jag får bara nyheter om de handlar om problem, så för mig är inga nyheter goda nyheter.” 

Behöver du bättre lösningar för affärsresor? Vi hjälper dig.