Den ultimata guiden som hjälper dig att omforma ditt affärsreseprogram

Man som står på pilskyltar som läser 2018 och 2019

När året nu går mot sitt slut är det dags att ta ett steg tillbaka och se över ditt affärsreseprogram. Vad fungerade bra? Vilka områden behöver förbättring? Var kan du effektivisera verksamheten? Hur kan du identifiera ytterligare kostnadsbesparingar? Utnyttja den här tiden till att titta på trenderna på marknaden och bedöma företagets framtida resebehov. Detta är också din chans att visa den högsta ledningen att ditt affärsreseprogram är en strategisk tillgång, inte bara en budgetpost. Ju mer du planerar för, desto bättre blir resultatet.

Hur kan du hitta nya sätt att förbättra effektiviteten och skapa ytterligare kostnadsbesparingar i ditt affärsreseprogram? Våra konsultexperter har tagit fram den ultimata guiden för att hjälpa dig att omforma ditt affärsreseprogram inför det nya året. Här är fem viktiga områden att fokusera på nu för att förbereda din strategi för Travel Management inför 2019.

Säkra engagemang från högsta ledningen

Hur bevisar du som Travel Manager ditt värde och säkrar stöd från företagets nyckelpersoner? Anta den här utmaningen med en strategisk inställning och en plan för hur du ska kommunicera med ledningen.

Se först till att du förstår ledningens huvudmål och planer för det kommande året. När du har helheten klar för dig fastställer du vilken positiv inverkan ditt affärsreseprogram har på ekonomin:

  • besparingar och ökad köpeffektivitet,
  • resebehov som matchar företagets tillväxtmål,
  • riskhantering,
  • bibehållning av kvalificerad personal.

Därefter avgör du hur du bäst distribuerar denna information i organisationen. Vilka interna och externa kanaler finns tillgängliga? Anpassa meddelandet och välj den bästa kanalen för din målgrupp. Ta reda på vilka av företagets intranät, extranät, nyhetsbrev och sociala medier som är mest populära bland dina resenärer jämfört med företagsledarna. Se också till att delta i möten där du får möjlighet att kommunicera med nyckelpersoner och beslutsfattare.

Följ slutligen upp dina resultat. Visa hur ditt program är anpassat till företagets viktigaste nyckeltal för verksamheten (KPI:er). Ta hjälp av dataanalysverktyg för att enkelt kunna ta fram och dela uppdateringar om hur affärsreseprogrammet presterar.

Utnyttja all data

Vi lever i en digital värld där det är data som gäller. Hur väl hanterar du och agerar utifrån den information som finns tillgänglig via olika datakällor – online, offline och mobila?

Metoden du använder för att samla in och hantera data avgör din framgång och påverkar ekonomin. För att göra detta måste du identifiera vilken information du behöver, analysera data, skapa insiktsfulla rapporter och ta fram en handlingsplan. Kom ihåg att fokusera på det viktigaste, särskilt om dataanalys är en ny aspekt av ditt affärsreseprogram. Definiera tre eller fyra huvudområden och gör en djupdykning i dessa.

Se till att identifiera dina KPI:er, till exempel omfattningen av onlinebokning, efterlevnad av policy, mobilanvändning eller antalet heltidsanställda per resa. Fastställ vilken typ av data du behöver för att fatta välgrundade beslut. Exempelvis behöver inte alla medarbetare resa till samma möte eller tillbringa lika mycket tid där. Hur identifierar du detta? Har du övervägt andra alternativ, såsom att uppmuntra endagsresor samt tur-och-retur med enkelresor?

När du har fått fram din data måste du analysera den. Datavisualisering och prediktiv analys revolutionerar branschen och bidrar till att transformera det som traditionellt har betraktats som ett kostnadsställe till en strategisk del av verksamheten. Verktyg, såsom Egencia Analytics Studio, samlar all data på ett ställe och ger dig en tydlig bild över hur affärsreseprogrammet presterar. Dessa verktyg visar dina nyckeltal visuellt, så att du enkelt kan förstå hur dina beslut påverkar ekonomin.

Varje företag har sina egna metoder för att rapportera KPI:er. Vare sig det handlar om hur du beräknar efterlevnad, visar bokningar utanför affärsresebyrån eller sätter utgiftstak för måltider måste du ta med dina kostnadsdata och växlingskurser. Våra konsulter hjälper dig att skapa en anpassad visualiserings-dashboard som placerar all information precis där du behöver den.

Glöm slutligen inte att fastställa hur ofta du behöver rapportering. Är du säker på att du får värdefull information från månatliga rapporter? Skulle du få mer djupgående analys från kvartalsrapportering?

Mer än bara priset: fokusera på avkastningen

Det är bara att inse att resor är dyra. Flygbolag, hyrbilar, hotell och måltider – det rinner snabbt iväg. Sedan har vi de dolda kostnaderna: extrakostnader för att ändra bokningar eller för att resa under högsäsong, förlust av produktivitet, missade möten till följd av försenade eller inställda flyg eller flygbolagens extra skatter eller bagageavgifter vid gaten. Av denna anledning är det viktigt att se över alla kostnader i ditt affärsreseprogram och fokusera på att få den bästa avkastningen.

Börja med att ta en ny titt på resebehoven. Gör en lista över de mål med affärsresor som är viktiga för ditt företag och dina anställda. Arbeta tillsammans med företagsledningen för att skära ned på icke-väsentliga resor. Alla möten behöver inte vara personliga möten. Ibland är det lika effektivt med ett telefonsamtal eller en videokonferens. Om du anordnar många evenemang eller mässor får du inte glömma att inkludera även dessa tal i den globala planeringen.

Utnyttja alla affärsresebyråns rapporteringsverktyg för att identifiera resemönster. Vilka städer besöker resenärerna oftast? Vilka resvägar använder de sig oftast av? Använd denna data för att titta på listan över prioriterade leverantörer med nya ögon. Det är viktigt att planera så långt framåt som möjligt och förhandla långsiktiga avtal som inte behöver förnyas varje år.

Var öppen och flexibel när du förhandlar priser och bekvämligheter för dina resenärer. Många hotell har gått över till en procentbaserad rabatt istället för en fast rabatt. Detta är inget du behöver bekymra dig över. I själva verket kan denna modell bidra till en snabbare förhandlings- och anbudsförfrågningsprocess med hotellen. Återigen, fokusera på data och resemönster. Identifiera de mindre besökta städerna där du tjänar på att använda den här strategin. Här kan du kontrollera kostnaderna genom att sätta ett tak för hotellutgifter per stad.

Hantera riskerna

Naturkatastrofer, sjukdomar, olyckor, politisk oro och terrorism medför risker för dina resenärer – och företaget. Är ditt företag berett på eventuella störningar? Vet dina anställda vad de ska göra i en nödsituation?

Se till att företagets policyer och beredskapsplaner är uppdaterade med tydliga åtgärder för att hantera störningar på hemmaplan eller på resan. Tidsaspekten är kritisk i en nödsituation. Du behöver veta var dina anställda befinner sig och hur du kan kontakta dem. Se till att resenärerna uppdaterar sina profiler och resplaner med mobilnummer och andra kontaktuppgifter så att du snabbt kan nå dem. Externa resesäkerhetsbolag, som International SOS, ger extra trygghet för anställda som reser utomlands.

Dagens delningsekonomi innebär ytterligare utmaningar för företagsresor. Företag som Uber och Lyft samt nyttjandet av alternativa boenden försvårar för företag som försöker säkerställa sina resenärers trygghet och efterlevnad av standarder. Se till att din resepolicy tydligt förklarar företagets inställning och policyer avseende dessa tjänster och kom ihåg att hålla den uppdaterad.

Klicka här för att upptäcka Egencias lösningar för riskhantering för resenärer.

Se på ditt affärsreseprogram med nya ögon

Det är viktigt att tänka strategiskt om förbättringar av ditt affärsreseprogram. Det här är ett bra tillfälle att ta ett steg tillbaka från den dagliga verksamheten och överväga andra områden som behöver ses över.

Har du någonsin funderat på att utnyttja din resepolicy som ett rekryteringsverktyg? Ett starkt affärsreseprogram är en tillgång vid rekrytering och för att kunna behålla kvalificerad personal på nyckelpositionerna. Förhandla fram extrafunktioner, som Fast Track hos flygbolag, tillgång till passagerarlounge, flexibelt schema eller särskilda företagspriser som gör affärsresorna mer tilltalande. Samarbeta med företagets HR och kommunikationsteam för att säkerställa att affärsreseprogrammet är anpassat till företagets kultur och policyer. Detta bidrar också till ökad efterlevnad i ditt affärsreseprogram.

Om hållbarhet och miljön är viktiga för företagskulturen, återspeglar din resepolicy det? Kan du använda den för att främja tåg över flyg? Eller för att övertyga dina resenärer om att samåka när det är dags att hyra bil? Du kan även se till att dina prioriterade partners gör allt de kan för att minska deras respektive miljöpåverkan.

Varje år medför nya utmaningar och nya möjligheter. Vi rekommenderar att du ser över ditt affärsreseprogram med hjälp av dessa fem steg. Självklart står våra konsulter redo att hjälpa dig. Fyll i formuläret för att ta kontakt med våra experter.