Dags att uppdatera godkännandeprocessen för affärsresor?

Travel-Managers-som-överväger-att-ge-godkännande

Av Natasha Samuel, senior Product Marketing Manager och Kriti Agarwal, senior Product Manager

Tidigare var resepolicyer ofta strikta, regelinriktade och inte särskilt flexibla. Lyckligtvis fokuserar resepolicyer idag mer på resenärerna, tack vare en bättre förståelse för relationen mellan resenärernas nöjdhet, produktivitet och lojalitet.

Den stora frågan är nu: Är det inte också dags att uppdatera godkännandeprocessen för affärsresor? Enligt data från Egencia är det i genomsnitt 19 procent av alla bokningar som kräver godkännande. Av dessa bokningar är det endast 1 procent som nekas av bokningsgodkännaren. I de flesta fall har bokningsgodkännaren nämligen redan blivit informerad om den planerade resan och därför är risken att denne nekar mycket låg.

För många företag är en godkännandeprocess fortfarande nödvändig. Men även godkännandeprocesser kan vara tidsenliga och resenärsfokuserade, precis som moderna resepolicyer.

Vi har samlat ett antal exempel från våra kunders verklighet och lite Egencia-data som kan hjälpa dig att förbättra din godkännandeprocess.

  1. Först bör du förstå företagets och de anställdas behov

Företag har godkännandeprocesser av många olika anledningar. Det kan handla om allt från budgetgodkännanden och projekthantering till revisionsändamål och kundrelaterade resor (som du återbetalas för senare).

Enligt våra erfarenheter från när vi börjar arbeta och tala med nya kunder är transparens den vanligaste orsaken till att de har en godkännandeprocess. Det innebär helt enkelt att de behöver ge chefen insyn i de anställdas resor. Men det finns mer saker att ta i beaktning.

Vi har sammanfattat de viktigaste behoven som rör godkännandeprocessen för resenärer, bokningsgodkännare och de som hanterar affärsreseprogram.

  • Resenärer vill ha en tydlig och automatiserad godkännandeprocess oavsett hur de bokar (online, via en app eller genom en resekonsult). Det borde inte gå till på ett sätt vid bokningar via en app och ett annat sätt om de kontaktar en resekonsult.
  • Bokningsgodkännare vill fatta välgrundade beslut när de godkänner eller nekar en resa. Ge dem informationen som de behöver för att fatta välgrundade beslut.
  • De som hanterar affärsresor dagligen vill ha effektiva och flexibla självbetjäningsverktyg så att de kan justera godkännandeprocessen direkt när de behöver det.
  1. Utvärdera påverkan

Förstå dina bokningsgodkännare, var de finns och hur de gör när de godkänner resor.  Det ger dig en tydlig indikation om vilken typ av förändringar som behövs innan du lanserar en ny process eller inleder ett samarbete med en ny affärsresebyrå.

  1. Lyssna på fler åsikter

Det är viktigt att samarbeta med din affärsresebyrå för att lära dig mer om vilka alternativ som finns tillgängliga innan du lanserar en godkännandeprocess. Deras erfarenheter och kunskaper kan hjälpa dig att bekräfta att processen har stöd bland dina anställda, så att de inte påverkas negativt.

Här följer ett antal exempel som vi varit personligt inblandade i, där Egencias ståndpunkter ledde till två mycket olika resultat.

  • Företag A ville att alla godkännandeförfrågningar för alla resenärer skulle skickas till en central e-postadress. E-postinkorgen skulle sedan övervakas av en Executive Assistant som inte skulle göra något med förfrågningarna.

Resultat: Vad är poängen om ingen ens tittar på en begäran om godkännande?  Att skrämma resenärerna gör inte att de efterlever företagets resepolicy bättre.  Kunden valde till slut att inte gå vidare med godkännandeprocessen utan valde i stället en tydlig policy med inbyggd rapportering för att hantera problem med bristande efterlevnad.

  • Företag B ville ha tre godkännandenivåer för fler än 3 000 resenärer över hela världen. Situationen var dessutom extra komplicerad eftersom bokningsgodkännarna (alla tre, per resenär) befann sig i olika länder på olika kontinenter.

Resultat: Vilket råd gav vi till den här kunden? Gör det inte. Att informera 3 000 resenärer och deras bokningsgodkännare om processen och dessutom få den att gå ihop med förändringar i tillgänglighet och skiftande priser dygnet runt, året om, var helt enkelt ett omöjligt företag.

I det här fallet valde kunden att implementera systemet med tre godkännandenivåer, men efter en vecka valde ledningen att avbryta processen. Sedan dess har de ett system där en chef godkänner sådana resor som inte efterlever resepolicyn, i stället för att kräva godkännande för alla resor. Företaget valde att skrota processen som krävde tre godkännanden för varje bokning.

  1. Förstå kulturen och öka efterlevnaden

Ofta tas besluten om ändringar av regler, godkännandeprocesser och vilken affärsresebyrå ni ska använda i ett land, men besluten påverkar flera andra länder. Om du först ser till att få stöd från alla länder blir det sedan enklare för dig att förbättra efterlevnaden och minska antalet avvikelser som du som ansvarig för affärsreseprogrammet måste hantera.

  1. Oroar du dig för att bokningsgodkännarna inte ska kunna agera i tid eftersom det är första gången ni implementerar en godkännandeprocess?

Vi hör ofta att våra kunder oroar sig för att deras bokningsgodkännare inte ska hinna godkänna eller neka en resa i tid när företaget implementerar en godkännandeprocess för affärsresor för första gången.

När resenärerna bokar på en reseplattform med tillgänglighet som ständigt uppdateras finns en risk för prisändringar och att rummen blir fullbokade, så det är viktigt att ha en snabb godkännandeprocess. När företaget dessutom är globalt kan det bli ännu svårare. Du kanske till exempel har en resenär i London med en bokningsgodkännare i Sydney. Hur ska du hantera tidsskillnaderna, särskilt för sista minuten-bokningar?

Var lugn. Vår data visar att bokningsgodkännare är snabba på att svara på förfrågningar: 70 procent av alla bokningsförfrågningar godkänns eller nekas inom en timme, och 90 % inom 24 timmar.*

  1. Kommunicera, utbilda och informera

Att byta till en ny process i ett företag med begränsad onlineanvändning för bokningar och utan automatiserad godkännandeprocess är en utmaning. Underskatta inte svårigheterna med att ändra resekulturen och olika procedurer. Det är av högsta vikt att hålla alla informerade om processen och deras ansvar innan du inför en ny automatiserad godkännandeprocess.

  1. Var transparent

Resenärerna tänker på godkännandeprocessen som något som affärsresebyrån har drivit igenom. Informera dina resenärer om varför det finns en godkännandeprocess och om de förväntade resultaten av den nya processen.

  1. Förstå vad du kan och inte kan göra med din reseplattform

Oavsett om du implementerar godkännande för första gången, byter affärsresebyrå eller bara granskar dina affärsprocesser bör du samarbeta med din affärsresebyrå för att lära dig mer om vad som är möjligt.

  1. Automatisering

I en alltmer automatiserad värld kanske du även vill automatisera sättet på vilket dina resenärers profiler hanteras i reseplattformen. Detta kan göras via ett flöde till ditt HR-system. Om du avser att automatisera medarbetarnas profiler med ett HR-flöde ska du kontrollera att medarbetardatabasen kan identifiera vilka godkännare som är kopplade till vilka resenärer.

  1. Krångla inte till det

Är det nödvändigt att involvera mer än en bokningsgodkännare för varje resa? Färre än 10 % av våra kunder har mer än en godkännandenivå.

Det är osannolikt att resegodkännanden kommer att försvinna helt från affärsreseprogrammen. Men resepolicyer blir mer och mer flexibla och resenärsfokuserade, och vi ser att strikta och komplicerade godkännandeprocesser blir alltmer impopulära.

Affärsresor driver tillväxt Enligt våra erfarenheter är det mycket ovanligt att företag vill förhindra att deras anställda reser.

Så vad har vi för råd om du vill implementera en godkännandeprocess för affärsresor? Samarbeta med din Account Manager och implementeringsteamet hos din affärsresebyrå för att verkligen utvärdera hur godkännandeprocessen kommer att fungera när den väl är lanserad. Se till att du på ett tydligt sätt kan räkna upp fördelarna med en godkännandeprocess och tänk noga igenom om den kan förbättra verksamhetens resultat och göra dina resenärer nöjda.

* Baseras på Egencias kunddata, resegodkännanden för flyg-, hotell-, hyrbils- och tågbokningar under 2018