Det nystartade utbildningsföretaget Top Hat når framgång med Egencia

Education startup with Egencia

Top Hat tillhandahåller en omfattande utbildningsplattform som gör det möjligt för lärare att förse sina elever med lärorikt material och effektiva verktyg och aktiviteter både i och utanför klassrummet.

Sedan de inledde sitt samarbete med Egencia 2013 har de utökat till 300 anställda i USA och Kanada och har även planer på att öppna ett nytt kontor i Australien.

  • Andel onlinebokning: 93%
  • 300 anställda över hela världen

”Jag har flera olika ansvarsområden hos Top Hat och ett av dem är att ansvara för hanteringen av affärsresor för över 300 anställda. Jag kan växla mellan mina uppgifter och utföra dem på ett effektivt sätt eftersom Egencia gör det enkelt för mig att få en bra överblick av vårt affärsreseprogram.” – Russ Tebaldi, Travel Manager för USA och Kanada

Klicka här för att ladda ner en fullständig version i PDF-format

Utmaningen

Skapa och utforma ett affärsreseprogram från grunden
  • Ändra mentaliteten från att boka fritt och utan riktlinjer till att följa ett officiellt affärsreseprogram.
  • Hålla ångan uppe och behålla smidigheten i en snabbföränderlig startup-miljö.
  • Skapa en affärsresepolicy från grunden.
Kontrollera resekostnader

Egencias samlade reseräkningsrapporter hjälper Top Hat att identifiera besparingsmöjligheter genom att tillhandahålla översikter över kostnader, vilket i sin tur gör det möjligt att fatta strategiska policybeslut baserade på utgiftsmönster. De rapporter som Egencia erbjuder är ett viktigt steg i identifieringen av metoder för att kontrollera kostnaderna.

Skalbar tillväxt

Top Hats Travel Manager Russ Tebaldi har tidigare arbetat med nystartade bolag och kände väl till vilka utmaningar som finns vid hantering av affärsresor för små företag. Det kan till exempel vara svårt att ta hänsyn till resenärernas önskemål. När företaget fortsätter att växa är det viktigt att låta resenärerna själva få kontroll för att affärsreseprogrammet ska fungera på ett smidigt sätt. Genom att implementera sådana ändringar kan Russ fokusera på mer strategiska aspekter av programmet.

Varför de tycker om Egencia

Enkelt att informera om policyändringar

Med Egencia kan Russ snabbt reagera på trender och göra effektiva policyändringar. När Russ fattar strategiska beslut behöver han bara ändra policyn i bokningsplattformen och utbilda godkännarna. Sedan kan dessa i sin tur informera resenärerna om policyändringarna, i stället för att Top Hat genomför en utbildningskampanj för företagets samtliga 300 resenärer.

Skapa bestående strategiska samarbeten

Egencia tillhandahåller ett omfattande supportnätverk med kontakter utöver Account Management. När Russ hade frågor om biluthyrning hjälpte hans Account Manager honom med att ta kontakt med deras företagsrepresentant, som nu blivit en viktig strategisk partner.

Utöver Egencias hotellpartners i närheten av Top Hats huvudkontor i Colorado och Toronto, identifierade och förhandlade Russ även fram nya företagspriser med strategiska samarbetspartner genom att använda data från Egencias rapporteringsverktyg. Med Egencia kan Travel Managers utveckla samarbeten med flera parter som sträcker sig längre än det stöd de har från sin Account Manager.

Stöd för tillväxt

Top Hat öppnade nyligen ett kontor i Australien och som väntat har företaget regelbundet skickat personal mellan sina tre respektive kontor.

”Det var mycket enklare att öppna vårt kontor i Australien eftersom vi visste hur väl vårt affärsreseprogram fungerade på våra kontor i Nordamerika”, säger Ross.

  • Med hjälp av Egencias rapporteringsverktyg kan Top Hat snabbt identifiera möjligheter för kostnadskontroller, överse tillväxten från år till år och utvärdera värdet av varje resa. På så sätt kan de se till att varje dollar utnyttjas effektivt.
  • Tack vare resedata och ett bra supportsystem kan Russ ägna mindre tid åt att hantera affärsreseprogrammet och i stället fokusera på den övergripande strategin.
  • Anställda i intäktsdrivande positioner tillbringar hälften av sin arbetstid på resande fot. Att identifiera möjligheter för besparingar för den här viktiga gruppen resenärer är mycket viktigt för att kunna genomföra kostnadsbesparingar.