Anpassa resepolicyn till en kostnadsmedveten kultur

Affärsresenär och Travel Manager diskuterar policy

Varje företag har en kultur, oavsett om den har formats avsiktligt eller vuxit fram av sig själv. Kulturen visar sig i företagets produktutveckling, varumärkesidentitet, kundservice, arbetsmiljö, policyer och affärsresor. Eftersom ditt affärsreseprogram berör varje del av företaget ger det sannolikt en god inblick i företagets kultur överlag.

Affärsreseprogrammet har stor betydelse, och att ta fram ett lyckat program är helt avgörande för små och medelstora företag. Webbinarier, e-post och videokonferenser är onekligen användbara verktyg, men det finns inget som slår personliga möten när det handlar om att bygga relationer och sluta avtal. Under 2017 rapporterade Harvard Business Review (HBR) att förfrågningar som görs ansikte mot ansikte har 34 gånger större effekt än de som görs via e-post.[1]

Det är kritiskt viktigt att företagskulturen är utformad för att hjälpa företaget nå sina mål. Dessutom måste affärsreseprogrammet – och resekulturen som följer – passa ihop med och komplettera företagskulturen överlag.

En enhetlig resekultur

Om ditt affärsreseprogram är oreglerat, så att alla bokar resor och hanterar kostnader på olika ställen online och offline, eller om en och samma person hanterar programmet för hela företaget internt, kan det ganska snabbt bli väldigt förvirrande och tidskrävande. Oreglerade affärsresor kan dessutom vara onödigt kostsamma för företaget. Tänk på hur mycket tid som går förlorad på att reda ut varje resenärs kostnader och resplan. Tänk även på hur mycket pengar som spenderas på resor som bokats utanför policy eller har kostat mer än de borde på grund av hur eller var bokningarna gjordes.

Affärsreseprogram ger enhetlighet. Genom att samarbeta med en affärsresebyrå som Egencia kan du samla dina affärsresor på en plattform och på så sätt förbättra hanteringen av dem. Resenärer kan göra sina bokningar med ett användarvänligt gränssnitt, och Travel Managers kan löpande justera resepolicyn, kontrollera var resenärer befinner sig och ta fram rapporter om exempelvis kostnader – allt på samma plattform. Detta förenklar processen för alla och frigör värdefull tid.

Använda resekultur för att få personalen på samma sida

Ett av de första problemen att lösa för ett litet eller medelstort företag, och vad som vanligtvis leder till att en omfattande resepolicy tas fram, är hanteringen av kostnader när antalet resande anställda ökar.

Alla förstår att det finns ett behov av att sätta gränser som styr kostnaderna för hotellrum, hyrbilar och flygresor. Men kommer ditt sätt att implementera dessa förändringar i organisationen att ha en positiv eller negativ inverkan på verksamheten?

Du skulle kunna nöja dig med att sätta gränser och inte göra mer än så. Sedan är det upp till de anställda att försäkra sig om att de känner till den senaste policyinformationen, kontrollerar alla sina bokningar och skickar in hela resan för godkännande. Men bokningsprocesser av den här typen leder inte till nöjda resenärer.

Samarbeta med en affärsresebyrå som har en plattform, där resenärerna kan ta sina egna beslut, samtidigt som de efterlever resepolicyn. Resenärerna kan fortfarande använda en välbekant och personanpassad bokningsprocess: söka, läsa recensioner och skapa en resplan. Nu kan de dock göra det på ett sätt som automatiskt tar hänsyn till företagets interna policyer för priser och begränsningar, så att de inte behöver jämföra sina bokningar med policydokumenten. På Egencias plattform kan Travel Managers till och med ändra resepolicyn när som helst, oavsett var de befinner sig.

”Jag älskar att jag kan göra ändringar i resepolicyn på resande fot. Teknologin är alltid nära till hands”, säger Joy Anzinger, Senior Manager of Global Travel på Splunk.

Vår plattform använder dessutom maskininlärning för att lyfta fram de bästa alternativen inom policy för dina resenärer, så att du sparar ännu mer tid och får ytterligare möjligheter att hantera kostnader.

Ta hjälp av affärsresor för att rekrytera och bibehålla personal

Om alla dina anställda bokar sina resor på en affärsresebyrås centraliserade plattform får du tillgång till en mängd uppdaterad information, som gör det möjligt för dig som Travel Manager att utvärdera affärsreseprogrammet i sin helhet för att hitta besparingsmöjligheter och förbättra företagets effektivitet. Informationen kan till exempel hjälpa dig att identifiera återkommande problem, som sena bokningar och brister i efterlevnaden, så att du kan åtgärda problemen tillsammans med dina resenärer och förbättra hur företaget hanterar resor.

När företagskulturen fungerar väl ihop med en resepolicy som uppskattas av de anställda, kan detta även hjälpa företaget att rekrytera och bibehålla personal.

En väldefinierad resepolicy i kombination med funktionalitet som gör den enkel att följa uppmuntrar din personal att efterleva policyn, gör att de känner stöd från företaget och får dem att tala väl om företagets resekultur. Enligt Accenture har ledande företag numera insett att man måste fokusera på personalupplevelsen för att kunna vinna konkurrensfördelar.[2] I en positiv personalupplevelse ingår de förväntningar som finns på de anställda när de bokar affärsresor, så det är viktigt att potentiella nyanställda känner till att din approach till affärsresor är positiv och rättfram.

Vill du veta mer om vad resor spelar för roll i en kostnadsmedveten företagskultur? Läs vårt white paper.


[1] Alexander Osterwalder, et al. ”Don’t Let Your Company Culture Just Happen”, Harvard Business Review, 2016.

[2] Accenture Strategy. ”Employee Experience Reimagined”, Accenture, 2017.