Affärsresor för diversifierade arbetsstyrkor

Snabbväxande företag är vana att bryta ny mark. Eftersom de brukar bestå av diversifierade team har de ofta även en unik förståelse för behoven hos en diversifierad kundbas. Att ha rätt arbetsstyrka är ovärderligt – men det är lika viktigt att vara på rätt plats vid rätt tillfälle. Ett smart affärsreseprogram är viktigt för att man ska kunna få rätt personer till rätt plats, just när de behöver vara där.

Flyget och internet har varit viktiga faktorer för att göra världen tillgängligare, vilket också har lett till att företag och deras kunder har blivit mycket mer diversifierade. Affärsresandet har varit en framgångssaga och har lett till ökad tillväxt inom nya globala marknader. Indien har till exempel en förväntad tillväxttakt på 7,3 procent under 2018–19, jämfört med en tillväxt på 2,9 procent för USA under samma tidsperiod[1]. Många snabbväxande företag investerar i tillväxtmarknader med förhoppningen att nå nya regioner allteftersom företagen blir större och får längre räckvidd.

Anta till exempel att du designar T-tröjor i Los Angeles. Du distribuerar dina produkter online och har en vanlig butik. Du har märkt att antalet beställningar från Europa har stigit kontinuerligt och du har kommit fram till att det finns stor möjlighet att växa som företag om du öppnar en butik i Paris. Det innebär att du måste resa för att hitta och få tillgång till rätt lokal, samt anställa personal på plats. Föreställ dig sedan att du efter ett tag kommer fram till att det vore mer kostnadseffektivt att även tillverka T-tröjorna i Europa, i stället för att transportera dem från USA. Den ökade efterfrågan har lett till ett nytt kontor, ny personal och minst en ny leverantör. För att kunna genomföra och hantera en sådan tillväxt måste du förr eller senare se över dina affärsreselösningar ordentligt. De snabbast växande småföretagen behöver dessutom en affärsresebyrå som kan uppfylla ett kontinuerligt växande affärsresebehov allteftersom företaget blir större.

Förstå dina resenärers destinationer 

Det kan hända att dina resenärer måste besöka platser där företaget aldrig tidigare har haft någon verksamhet. Affärsresebyrån kan göra resan enklare för resenärerna genom att informera dem om destinationen. Med hjälp av flexibla självserviceverktyg kan resenärerna få bättre kontroll över resan och få nyttiga tips om till exempel matställen och boenden, samt information om den lokala kulturen. Travel Managers kan även använda dessa verktyg för att förbättra resenärsupplevelsen och kontrollera kostnaderna. Om till exempel tre resenärer landar på samma flygplats ungefär samtidigt kan de få ett meddelande som rekommenderar dem att dela taxi till hotellet de ska bo på.

Man kan också ha i åtanke att de kulturella normerna kan skilja sig väldigt i olika länder, och ibland även i olika regioner i samma land. Det är viktigt att ha en resepolicy som beaktar dessa skillnader för varje resenär.

Ett affärsreseprogram bör till exempel i förväg informera resenärer om lokala lagar och sedvänjor på destinationen. Många länder har hårda lagar som rör samkönade förhållanden. Andra regioner kan ha strikta regler kring hur män och kvinnor ska uppföra sig i det offentliga rummet. Å andra sidan finns det platser som har en mer frigjord och öppen kultur som kan väcka anstöt hos somliga resenärer. Allt detta kan påverka dina affärsresenärer – alltifrån osäkerhet om hur de ska bete sig i professionella sammanhang till vad som gäller på fritiden.

En bra lösning kan vara att skapa onlineforum där resenärerna kan dela med sig av sina upplevelser. Föreställ dig att en medarbetare ska åka till Perth i Australien för första gången och en annan är uppväxt där. Den som växte upp i Perth är givetvis en ovärderlig informationskälla för den kollega som ska åka dit, och den information som delas mellan de två kan sparas på forumet inför framtida resor.

Om Travel Managers kan hjälpa resenärer i dessa scenarier genom att låta rådgivning ingå i resepolicyn kommer de snart att upptäcka att det är till fördel för både resenärerna och företaget.

Uppfyll dina resenärers behov

En diversifierad arbetsstyrka är nyckeln till framgång för framtidens företag. Ernst & Young uttryckte det så här: ”Det nyskapande som mångfalden för med sig hjälper oss att utveckla konkurrensfördelar, bli marknadsledande och erbjuda bättre lösningar till våra kunder.”[2]

Snabbväxande företag måste kunna uppfylla individuella behov i sina affärsreseprogram. Det är något som är viktigt att förstå för att utöka mångfalden. En gravid chef som bara har en kort övernattning någonstans har andra behov än någon som är ute på en längre resa på andra sidan jordklotet. Tar din resepolicy hänsyn till sådana skillnader?

En bra resepolicy måste även ha utrymme för olika resenärers unika behov. Det kan röra sig om allt från medarbetare med nedsatt hörsel eller syn till rullstolsburna eller arbetskamrater som har särskilda behov när det gäller diet eller sjukvård.

Att hantera dessa olika resenärsbehov är inget problem, så länge man har en resepolicy som klarar av det. Resepolicyn måste ha utrymme för en komplett förståelse för varje resenärs behov, från de som behöver flyga med direktflyg till de som behöver en viss typ av boende. Eftersom det hela tiden kan uppstå nya behov måste policyn dessutom kunna uppdateras på kontinuerlig basis.

Vem berörs av detta? 

Du kommer ha nytta av att ta initiativet när det gäller att ta hänsyn till de anställdas olika behov i resepolicyn. Det kommer även att vara till fördel för företagets viktigaste tillgång: medarbetarna själva. Om du lyckas ta fram en bra policy kommer resenärerna vara nöjda, efterleva policyn och använda sig av bokningsverktyget, eftersom de kan vara säkra på att deras välbefinnande är viktigt för företaget. På så sätt ser du också till att resenärerna bokar till de rekommenderade priserna och av rätt leverantörer, och genom att spåra bokningarna kan du ta fram innehållsrika datarapporter som hjälper dig att ta framtida beslut om utgifter, policy, resenärers tillfredsställelse med mera.

För att en resepolicy ska bli framgångsrik måste ett flertal team vara involverade, däribland HR och IT. HR kan vara intresserade av att få reda på vilka säkerhetsåtgärder som finns tillgängliga för medarbetare som reser till nya områden. IT kan istället vilja veta om det finns något flexibelt verktyg som går att integrera med företagets övriga teknologiska lösningar.

Det är viktigt att förstå hur du hanterar företagets tillväxt samtidigt som du tar hänsyn till behoven hos en kontinuerligt växande arbetsstyrka. Du måste givetvis fokusera på företagets mål, men det är lika viktigt att förstå dina resenärers individuella behov, eftersom din framgång är helt avhängig deras framgång.

Vill du veta mer om hur growth hackers hanterar mångfald på resan? Läs vår artikel om hur snabbväxande företag hanterar sina affärsresor.

 

[1] ”India’s economy is set to grow faster than China’s this year”, World Economic Forum, 12 oktober 2018, https://www.weforum.org/agenda/2018/10/indias-economy-is-set-to-grow-faster-than-chinas-this-year.

[2] ”Our approach to diversity and inclusiveness”, Ernst & Young, 2015, https://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/EY-our-approach-to-diversity-and-inclusiveness/$FILE/EY-our-approach-to-diversity-and-inclusiveness.pdf