Affärsresenärer använder fortfarande papper när de hanterar utlägg

Hitta och samla kvitton. Tejpa, häfta och scanna dem. Lägg till information om utläggen. Vänta på betalning. Att skicka in utläggsrapporter är verkligen en alldaglig och tråkig process som de flesta drar sig för att göra. Teknologin har förenklat många administrativa uppgifter, som hotellbokning och incheckning på flyg via mobilappar. Dock har utläggsrapporter ännu inte genomgått samma övergripande digitala omställning.

Enligt fjärde utgåvan av Egencia Business Travel and Technology Survey skickar 41 % av globala affärsresenärer in utlägg i pappersform. I jämförelse skickar 34 % in via reseräkningssystem online och 19 % använder mobilappar. Än mer förvånade är att det visade sig vara snabbare att skicka in utlägg i pappersform än att skicka in online eller via en app. Dock förväntar vi oss att trenden kommer att vara kortlivad tack vare industriledares satsningar på att förnya det förlegade systemet.

I genomsnitt lägger affärsresenärer globalt 22 minuter på att hantera utlägg för en tredagarsresa – det är 23 % längre än de vill spendera. * Faktum är att användarupplevelsen inte har ändrats markant, trots nya sajter och appar för hantering av reseräkningar. De flesta utläggssystem har designats med det primära syftet att optimera revisionsflöden och fokuserar på användaren i andra hand. En total omställning kommer knappast ske över en natt, men de goda nyheterna är att det finns möjlighet för både arbetsgivare och anställda att förbättra användarupplevelsen och spara värdefull tid.

Företag kan spara tid (och slippa huvudvärk) när de samlar in utlägg genom att uppmuntra alla anställda att använda kreditkort utfärdade av företaget. I nuläget använder en tredjedel (33 %) av affärsresenärer endast sina personliga kort. *

Travel Managers som vill förenkla processen att skicka in utlägg bör överväga att använda ett utläggssystem som låter resenärer koppla sina online-/appfunktioner till sina personliga eller företagsutfärdade kreditkort. Hela 36 % av alla resenärer säger att den minst uppskattade delen med utläggshantering är att hitta och samla kvitton, så de får en smidigare upplevelse när kreditkortstransaktionerna kan konsolideras direkt i ett utläggssystem med ett enda klick. *

Lösningen är också bättre för Travel Managers när de stämmer av företagets resestatistik. En rapport som publicerats i Charlotte Business Journal visade att 25 % av de som är anställda av staden Charlotte hade gjort misstag eller brutit mot reglerna i sina utläggsrapporter. Detta ledde till att revisorer rekommenderade teknologiuppdateringar som till exempel att koppla företagskort till program för utläggsrapportering.

Egencia insåg behovet av att ge mer tid till Travel Managers och resenärer och lanserade därför en programsvit för att revolutionera arbetet med utläggshantering. Genom att använda en och samma inloggning för Egencias plattform har användare allt de behöver för att enkelt kunna rapportera utlägg på en och samma plats – resebokningar, kreditkortstransaktioner och utläggshantering.

En annan viktig del av Egencias utläggslösning är Egencia Open Connect Platform. Plattformen vidgar marknaden för utläggssystem genom att garantera att data smidigt överförs mellan olika samarbetspartners. Egencia Open Connect Platform växer snabbt och har idag 29 partners, inklusive Coupa, Expensify, Microsoft och Mobile Expense.


Idag är vi glada att kunna meddela att vi kommer delta i GBTA i Boston, Massachusetts för att demonstrera vår första fullt integrerade, globala rese- och utläggslösning tillsammans med programleverantören Chrome River. Kom förbi monter 1951 på GBTA 17-18 juli och lär dig mer om Egencias integrerade reseräkningssystem tillsammans med Chrome River. Kan du inte ta dig till Boston? Slösa inte mer tid; lär dig mer om vår lösning för reseräkningar eller boka en demo.

*Fjärde utgåvan av Egencia Business Travel and Technology Survey, juli 2017