4 steg som hjälper affärsresenärer att hitta balansen

Travel Managers kan hjälpa affärsresenärer att minska stressen

Nyligen presenterades en undersökning på ett antal anställda som deltog i ett företagshälsoprogram. Den visade att affärsresenärer som reser ofta (minst två veckor varje månad) tenderar att få högre kroppsmasseindex, högre HDL-kolesterolnivå, högre blodtryck och förhöjd risk för fetma.

Dessa belastningar, som ofta kallas ”friktion” och drabbar regelbundna resenärer, är inte något nytt fenomen. Andra har påvisat ökade stressnivåer, sömnproblem, sämre kost och bristande motion. På lång sikt kan även produktiviteten minska och minneskapaciteten försämras.

Men om vi stannar upp och tänker efter ser vi snabbt att det även finns en positiv sida. Eftersom det här är något som blivit synligare under de senaste åren finns det nu många som delar med sig av tips och råd. National Center for Biotechnology Information har upptäckt att hur vi hanterar stress kan påverka vår hälsa. Även en liten ändring i hur vi ser på relationen mellan stress och hälsa kan ha en positiv effekt.

Med hjälp av undersökningar som dessa påminns vi om att vi måste kontrollera om våra affärsreseprogram och resepolicyer fokuserar på resenärerna. Om du hanterar ett affärsreseprogram och inte vet var du ska börja kan du följa de här fyra stegen.

Steg 1: skapa mötesplatser där resenärerna kan dela tips och råd

Det säger sig självt att de som bäst vet vad det innebär att vara på resande fot är de som ofta är ute och reser. Skapa en Facebook-grupp eller en Slack-kanal där dina resenärer kan ge varandra råd och tips. Vi frågade olika medarbetare på Egencia hur de går tillväga för att bibehålla hälsan när de är ute och reser, och vi har samlat deras bästa tips i det här blogginlägget.

Steg 2: se till att resepolicyerna är tilltalande och transparenta

Inom affärsreseprogram läggs det stor vikt vid fenomenet ”bleisure”. Egencias ”Bleisure Trends”-undersökning 2018 kom fram till att fler och fler affärsresenärer lägger till lediga dagar i anslutning till affärsresan, och 68 procent åker på minst en bleisure-resa per år. Undersökningen visade även att chefens åsikt om bleisure-resor spelar en viktig roll. Om du ser att det finns efterfrågan för det i ditt företag kan det vara en bra idé att inkludera bleisure i resepolicyn.

En tydlig resepolicy kan dessutom ha följande fördelar:

  • Minska risken för programläckage genom att få resenärerna att hålla sig till utvalda leverantörer och företagets egna bokningsverktyg.
  • En vistelse över helgen kan ge resenären tid att vila och acklimatisera sig inför arbetsveckan, särskilt på internationella resor.
  • Genom att boka internationella flygresor på lördagar kan du ofta få ett lägre pris. Även om man lägger till kostnaden för en extra hotellnatt blir det slutliga priset ofta detsamma. Den extra natten gör resenärerna mer utvilade, produktivare och lyckligare, vilket leder till både nöjdare resenärer och kostnadsbesparingar.

En annan möjlighet att förtydliga resepolicyn är när det gäller kompensation – i form av både tid och pengar.  Den fjärde utgåvan av Egencias Business Travel and Technology Study kom fram till att vissa resenärer efterfrågar tidskompensation för affärsresor som äger rum under helgen. Har du tillsammans med HR och företagsledningen satt upp tydliga riktlinjer när det gäller komptid?

Steg 3: överväg att ge resenärerna extra bekvämligheter och förmåner

Genom att ge affärsresenärerna extra förmåner kan du göra dem nöjdare under resan och därmed öka effektiviteten och produktiviteten. Det kan till exempel röra sig om tillgång till flygplatslounger, något som gör oväntade väntetider för resenären till en behagligare upplevelse.

Programmet Egencia Advantage ger till exempel våra kunder möjlighet att införa förmåner som gör resenärerna nöjdare på resan, vilket i sin tur förbättrar effektiviteten och produktiviteten. Samtidigt får företagen en möjlighet att förbättra sina affärsreseprogram. Det senaste tillskottet i programmet är globalt wi-fi, som gör att resenärerna kan få jobbet gjort och hela tiden hålla kontakten med familj och vänner, var de än befinner sig.

Steg 4: gör det enkelt för resenären att hitta information om affärsreseprogrammet och resepolicyerna

En lättåtkomlig resedatabas, till exempel på företagets intranät, kan minska oklarheten och bidra till att resenärerna kan använda sin tid på bästa möjliga sätt när de är på resande fot. Genom att samla all information på samma plats får resenärerna snabbt tillgång till resepolicyer och tips från andra resenärer, och du kan dessutom snabbt göra resenärerna uppmärksamma på viktiga reseaviseringar och uppdateringar i resepolicyn.

Här är några exempel från våra kunder:

  • Undvik onödigt huvudbry för affärsresenärer genom att skicka en avisering som rekommenderar tidig bokning om det önskade hotellet har begränsad tillgänglighet eller om en hel stad börjar bli fullbokad. Till att börja med kan du ta en titt i vår kalender, som ger en översikt över evenemang världen över som kan ta över en hel stad.
  • Det kan vara en god idé att skapa reseguider till de vanligaste destinationerna. Inkludera rekommendationer från medarbetare om de bästa transportalternativen och stadens bästa restauranger, barer och sevärdheter.
  • Fråga affärsresebyrån om de i sökresultaten kan visa boendealternativ som ofta bokas av medarbetarna, så att resenärerna får ökat förtroende och kan ta snabbare beslut.

Det ger dig även en central plats där du kan informera resenärerna om säkerheten under resan. Även om du inte kan förhindra trafikstörningar kan du se till att resepolicyn är tydlig och att det finns en affärsresebyrå som hjälper till med att uppdatera resvägen i realtid för resenärer som hamnar i nödsituationer. Tillsammans med affärsresebyrån kan du minimera resenärernas obehag och stress genom att se till att de alltid har tillgång till den information de behöver före, under och efter en incident.

Om du vill veta mer om hur Egencia kan minska stressen för dig och dina affärsresenärer får du gärna kontakta oss.