Företag kan byta affärsresebyrå av en mängd olika anledningar. Det kan röra sig om en ny VD, fusion eller företagsförvärv, eller att den nuvarande byrån inte presterar som väntat. Det finns alltid de som motsäger sig förändringar – och processen kan både ta lång tid och vara svår att genomföra. Men förändringarna kan även leda till konkreta förbättringar, som bättre ekonomi, effektivare processer och högre tillfredsställelse hos resenärerna. En väl hanterad implementering kan göra bytet så smidigt som möjligt. Detta kräver dock att Travel Managers engagerar resenärerna och andra interna intressenter som bör involveras både före och under beslutsfattandet. Chansen att förändringarna bemöts positivt är låg om de genomförs utan att de som påverkas först får möjlighet att uttala sig. När beslutet att utforska möjliga förändringar har fattats bör du försöka identifiera viktiga interna intressenter och samla dem i en kommitté som överser projektet. Samarbeta med dem innan du skickar ut anbudsförfrågningar för att identifiera målsättningar och fastställa prioriteringar. Indikerar feedback från resenärer att de vill ha mer användarvänlig affärsreseteknologi eller förbättrad åtkomst till innehåll? Många ogillar förändringar, och affärsresande kan vara känslosamt. Oavsett varför företaget vill se över det befintliga kontraktet med sin affärsresebyrå är det viktigt att ta resenärernas åsikter i beaktning när ett alternativ ska tas fram. När du har anlitat den nya affärsresebyrån rekommenderar vi dessa tre steg för att se till att övergången tas emot väl.

1. Involvera resenärer och intressenter i implementeringen

   Samarbeta med dem för att se till att förändringarna du arbetar på kommer uppskattas. Du kanske introducerar en integrerad affärsreseplattform? Tidsplanen bör ha tillräckligt med tid för att rätta till eventuella tekniska problem och ge utbildning och support. Intressenterna bör både representera avdelningar som har egenintresse i affärsreseprogrammet (IT, HR, ekonomi) och avdelningar med regelbundna resenärer. Om programmet täcker andra platser bör även dessa regioner eller länder finnas representerade i kommittén. Alla ändringar i affärsreseprogrammet måste ha de olika platsernas miljöer och resenärernas förväntningar i åtanke när det gäller personlig service och automatiserade verktyg. Varje intressent bör veta sin egen roll och vem som är ansvarig för vad. Affärsresande är i ständig förändring. Du behöver se till att dina andra beslutsfattare inte bara tänker på vad intressenterna och resenärerna behöver just nu, utan även vilka behov som kan finnas i framtiden. Att byta affärsresebyrå kan vara tidskrävande och kosta mycket pengar, men fördelarna väger upp investeringen. Du borde satsa på en affärsresebyrå som kan leverera det program som intressenterna vill ha och som dessutom erbjuder modern affärsreseteknologi som levererar vad resenärerna vill ha.

2. Kommunicera effektivt så att alla är med på noterna

   Underskatta aldrig vikten av god kommunikation. Att byta affärsresebyrå kommer bara att fungera i längden om alla intressenter, både resenärer och ledning, är med på förändringen. När du byter affärsresebyrå kanske du även gör andra grundläggande förändringar, som att introducera ett integrerat hanteringssystem för resor och utgifter. Du behöver informera om och förklara nya processer och verktyg, samt tillhandahålla support. Försök att se nya verktyg från användarens perspektiv. Är de så användarvänliga och intuitiva att även anställda som inte reser tycker att de är lätta att använda? Behöver du skapa enkla, nedladdningsbara anvisningar eller erbjuda virtuella demonstrationer online? Det kan vara en bra idé att utse någon i projektkommittén som ansvarig för att besvara användarnas frågor. Att byta affärsresebyrå ska vara en positiv upplevelse, och inte något att vara orolig för. Ett nytt bokningsverktyg kan göra det möjligt för användare att via en enda kanal få tillgång till användbart innehåll, när de tidigare behövde gå till flera olika källor. Affärsresande förändras ständigt – och kommer förändras ännu mer i framtiden. Se till att du samarbetar med en affärsresebyrå som kan hantera framtidens affärsresor.

3. Se över ditt affärsreseprogram

   När du byter till en ny affärsresebyrå kan det vara en bra idé att även se över ditt affärsreseprogram. Sammansättningen av dina team och processer kan behöva uppdateras. Ny affärsreseteknologi innebär troligtvis ett mer integrerat affärsreseprogram. Det kan ge dig möjlighet att effektivisera vissa steg i processen, till exempel godkännande innan resa, avstämning och betalning. Detta kan påverka förväntningarna på individuella medlemmar i teamet. När du anlitar en ny affärsresebyrå kan det även vara ett bra tillfälle att uppdatera resenärsprofilerna (PNR – Passenger Name Record). Flygbonusprogram och specialtjänster som val av sittplats, specialmåltider och eventuellt assistansbehov bör inkluderas. Dessutom kräver vissa länder ytterligare personuppgifter. USA:s elektroniska system för resegodkännande (ESTA) inkluderar till exempel passuppgifter.

Klicka här för att läsa mer om olika lösningar.