2018: Är den traditionella hanteringen av affärsresor död för små och medelstora företag?

På Egencia har vi arbetat med Travel Managers i över 15 år och ser hur hanteringen av affärsresor förändras drastiskt, speciellt för små och medelstora företag (SME-företag).

Virginie Pouget, Head of Global Consulting på Egencia, berättar om hur hon ser på SME-företags målsättningar och utmaningar angående affärsresor under 2018.

 

Vad kommer ligga i fokus för SME-företags hantering av affärsresor under 2018?

Under de senaste åren har vi sett att reseinköpare i SME-företag förväntar sig alltmer. De vill att deras affärsresebyrå ska bidra med värde till verksamheten genom att hjälpa dem generera besparingar, hantera reseutgifter och förstå deras resemönster inom företaget. De förväntar sig detaljerade rapporter, djupgående analyser av utgifter och en positiv kapitalavkastning. Dessa förväntningar tas upp tidigt i försäljningsprocessen, långt före frågor om utbud och resepolicy.

Under december 2017 bad vi våra SME-kunder berätta om de viktigaste fokusområdena för 2018. Resultaten stämde överens med våra dagliga interaktioner med kunder då 85 % anser att ”öka besparingar” är ett av de viktigaste fokusområdena för 2018 (för 60 % av de tillfrågade var det den allra viktigaste frågan). De två fokusområden som följde var också starkt kopplade till effektivitet. ”Öka resenärers produktivitet” (50 %) och ”förbättra insynen i resekostnaderna” (40 %) kom på andra och tredje plats.

Därmed ser vi att de mer traditionella fokusområden som tidigare brukade vara viktigast i hanteringen av affärsresor numera prioriteras lägre av SME-företag. ”Förbättra eller utöka affärsresepolicyn”, ”förbättra riskhanteringsprogram för resenärer” och ”justera hotell- och flygavtal” är de minst viktiga fokusområdena för SME-företags Travel Managers under 2018.

Hur förklarar du att hantering av affärsresor allt mer handlar om kostnadseffektivitet, i synnerhet för SME-företag?

Vi får inte glömma att positionen som Travel Manager för affärsresor skapades först under 1970-talet av stora industriföretag av mycket specifika anledningar. Det var till exempel mycket komplicerat att boka en resa. På den tiden behövde en företagsledare en resekonsult som kunde boka resor, och idén att anställa en konsult eller skapa en intern struktur som såg över företagets alla affärsresebokningar spred sig. Affärsresebyråer uppstod, som sålde sin expertis om affärsresor till företag. Enligt denna modell såg de flesta SME-företag inte värdet av affärsresehanteringen med tanke på deras bokningsvolym och kostnaden för att anställa en Travel Manager eller anlita en affärsresebyrå.

Som i många andra sektorer revolutionerade teknologin reseindustrin, till att börja med för privatresebokning och senare även för affärsresor, och gjorde det enklare och billigare att boka flyg, tåg, bilar och hotellrum, var som helst i världen. Onlinebokningsverktyg blev allt vanligare och resenärer vande sig vid att boka sina resor själva. Affärsresebyråerna anpassade sig och utvecklade, som Egencia, justerbara verktyg för att effektivt hantera affärsreseprogram för både stora och små företag.

Existerande Travel Managers behövde, oftast i större grupper, strukturera om sin verksamhet och de fokuserade naturligtvis på saker som implementeringen av affärsreseprogram, strategier för att öka efterlevnaden av resepolicy och reducera reseutgifterna, samt relationerna med flygbolag och hotell. Tidiga svar från en enkätundersökning under januari 2018 visade att kostnadsbesparing är av högsta prioritet 2018 även för 50 % av Travel Managers från större grupper.

Samtidigt har SME-företag insett kapitalavkastningen av att anställa en reseexpert. Dessa ”nya” Travel Managers har med viss logik integrerats i företagens inköps- eller ekonomiavdelningar. Denna integration kan också förklaras av SME-företags strukturella, ekonomiska och kulturella karaktärsdrag:

  • De är mer kostnadsmedvetna än större företag.
  • De har inte tillräckligt stor bokningsvolym för att motivera ett antal anställda/en avdelning som ägnar sig uteslutande åt dessa uppgifter.
  • De har snabb tillväxt (som den tvåsiffriga tillväxten vissa nystartade företag går igenom) vilket kan leda till en snabb ökning i reseutgifter som snabbt måste hanteras. Vår enkätundersökning av SME-företag visar att mer än 53 % förväntar sig att deras reseutgifter ska öka under 2018.

Enligt en studie från 2015 av GBTA och Sabre (The Transformation of the Travel Manager’s Role) rapporterade nästan 60 % av Travel Managers i Europeiska unionen och i Nordamerika till inköp- eller ekonomi/finansavdelningar.

Skulle du i detta sammanhang säga att hanteringen av affärsresor är död?

Absolut inte, men verksamheten förändras.

I detta nya sammanhang måste Travel Managers hålla sig uppdaterade och anpassa sig. Samtidigt måste företag stödja sina Travel Managers och hjälpa dem hantera affärsreseprogrammet, uppmuntra till efterlevnad av resepolicy, ta hand om resenärers säkerhet och hantera reseutgifter.

Även om affärsresor numera integreras i ekonomi- eller inköpsavdelningar finns det ändå ett antal viktiga faktorer som kan hjälpa denna ”nya generation” av Travel Managers att lyckas:

  • ”Insidern” – Hanteringen av ett affärsreseprogram handlar inte bara om att köpa resor eller skriva kontrakt med en affärsresebyrå. Du har att göra med riktiga människor och den personliga närvaron är av högsta vikt. En intern Travel Manager har bättre kännedom om företagskulturen och de anställda och vet bättre vem som behöver kontaktas, vilket ökar effektiviteten. Med en extern Travel Manager, å andra sidan, krävs en stor ansträngning för att integrera ”nybörjaren”.
  • ”Utbildning” – Resebranschen är en mycket specifik och komplex bransch med sitt eget vokabulär. Att bemästra det är viktigt, framför allt när man arbetar med andra specialister i branschen. Till exempel är det viktigt att veta vad en GDS är för att förstå bokningssystemet och det är även till stor nytta när du vill skicka en anbudsförfrågan för att hitta den bästa affärsresebyrån.
  • ”Nätverka” – Resebranschen rör sig snabbt. Vi ser exempel på ny teknologi, nya spelare och nya regleringar varje dag. En Travel Manager måste ha de resurser som krävs för att hålla sig uppdaterad, men kan dessutom vara ännu mer effektiv genom att utbyta information med sina jämlikar (via olika förbund, evenemang organiserade av affärsresebyrån etc.).
Hanteringen av affärsresor är inte död, den är pånyttfödd!

Vissa affärsresebyråer har dessutom lägligt nog utvecklat lösningar och verktyg (anpassad rapportering, spårning av resenärer (Traveler Tracker), utbildning, stöd för leverantörsförhandlingar, marknadsanalyser etc.) för att hjälpa Travel Managers att tackla alla dessa nya utmaningar.

 

Anmäl dig idag för regelbundna uppdateringar!