Skip to main content

Förenkla utläggsprocessen för affärsresor

Affärsresenärer lägger fortfarande papper på hög när de redovisar utlägg

3 min
Publicerades: 27 July 2021
Business-traveller-buried-in-expense-receipts

Föreställ dig en affärsresenär som registrerar sina utlägg för affärsresor, till exempel flygbiljetter, bilkostnader, kemtvätt, parkeringsavgifter, taxiresor och affärsmiddagar. Ser det ungefär ut så här: leta fram kvitton, matcha faktiska kostnader, tejpa, häfta och skanna? Det är bara att inse att utläggsrapportering är en process som många avskyr mer än affärsmöten. Som tur är har Egencia förbättrat och påskyndat utläggshanteringen för resenärer, Travel Managers och företag genom att samla allt resenärerna behöver på ett enda ställe – från om kostnaderna är transaktionsbaserade eller avdragsgilla, till återbetalning såklart. Men det finns fortfarande saker som både resenärer och Travel Managers kan göra för att bli ännu mer effektiva när det gäller utläggsrapportering.

Hur kan affärsresenärer få en smidigare utläggsrapportering?

Enligt Egencia Business Travel and Technology Survey registrerar 41 % av alla globala affärsresenärer sina reseutlägg via pappersformulär när de återvänder från sin affärsresedestination. Som jämförelse kan nämnas att 34 % rapporterar sina utlägg online, medan 19 % använder mobilappar. I genomsnitt lägger världens affärsresenärer 22 minuter på att rapportera utlägg för en tredagarsresa – vilket är dubbelt så lång tid än de helst skulle vilja. Trots uppkomsten av kostnadssajter och appar har användarupplevelsen inte förändrats särskilt mycket. De flesta utläggssystem utvecklas för att optimera redovisningsflöden; att faktiskt lösa användarnas behov kommer i andra hand. En förändring kommer inte att ske över en natt, men finns det åtgärder som både arbetsgivare och anställda kan vidta för att förbättra upplevelsen och få tillbaka sin värdefulla tid. Genom att uppmuntra resenärerna att använda företagskreditkort kan företag minska tiden – och krånglet – med att sammanställa spridda utlägg från vanliga reseavdrag och nödvändiga kostnader, som måltidskostnader. 33 % av affärsresenärerna använder för närvarande endast sina personliga kort, vilket också kan komplicera utbudet av avdragsgilla företagskostnader.

Hur kan företag och Travel Managers förbättra utläggsrapporteringen?

Travel Managers och företagare som vill förenkla utläggsprocessen bör också överväga att använda en leverantör som gör det möjligt för resenärer att synka sina online-/mobillösningar med sina företagskreditkort eller personliga kreditkort. Att konsolidera kreditkortstransaktioner direkt i ett utläggssystem med ett enda klick skapar en mer sömlös upplevelse för resenärerna. 36 % av resenärerna säger att det värsta med utläggsrapporteringen när de kommer tillbaka till arbetsplatsen är att leta fram och samla ihop kvitton, till exempel kvitton för måltider, hyrbilar och representationskostnader. Denna lösning underlättar dessutom för Travel Managers när de ska stämma av affärsresedata mot företagets bokföring och skattedeklarationer. Enligt Charlotte Business Journal [1] hade 25 % av arbetstagarna begått fel eller överträdelser i sina utläggsrapporter. Det kan till exempel röra sig om felaktiga kostnader, felaktig fördelning av relaterade kostnader för affärsändamål, personliga kostnader och oförutsedda kostnader som var för vaga. Detta ledde till att revisorer rekommenderade teknologiuppdateringar som till exempel att koppla företagskort till program för utläggsrapportering.

En förbättrad utläggsprocess med Egencia

Egencia inser behovet av att ge Travel Managers och resenärer sin tid tillbaka – och förenkla för alla parter att hantera affärsrelaterade resekostnader – och ger därför användarna allt de behöver för effektiviserad utläggsrapportering på ett och samma ställe, det vill säga resebokningar, kreditkortstransaktioner och utläggshantering. Vi arbetar med konton för småföretag och internationella företag för att se till att affärsverksamheten och de faktiska utläggen blir lättare att rapportera framöver. Det gör det också mycket enklare vid skattedeklarationen, då till exempel HMRC-rapporteringen kan förenklas när alla skatteavdrag och utgifter är redo att registreras.

En annan viktig del av Egencias utläggslösning är Egencia Open Connect Platform. Plattformen vidgar marknaden för utläggssystem genom att garantera att data smidigt överförs mellan olika samarbetspartners. Egencia Open Connect Platform växer snabbt och har idag 29 partners, inklusive Coupa, Expensify, Microsoft och Mobile Expense.

[1] Erik Spanberg. ”Audit: 25 percent of city workers tested had errors in expense reports”, Charlotte Business Journal, 2017.

Var detta innehåll användbart?
0

Letar du efter bättre lösningar för affärsresor? Kontakta oss.