Expedia Group effektiviserar globala affärsresor med Egencia
Publicerad: 8 juli 2021
Hela världen letar efter de bästa reseerbjudandena hos Expedia Group (EG), moderbolaget för välkända varumärken som Expedia, Hotels.com, Orbitz och Travelocity. Resandet är därför en central del av verksamheten för tusentals anställda på EG över hela världen. Men med en sådan global verksamhet behövde teamet en konsekvent och effektiv bokningsprocess för att optimera både produktivitet och säkerhet, och de vände sig därför till Egencia för att få tillgång till moderna lösningar för affärsresor.
Effektivisera globala affärsresor för bättre insyn
När Expedia Group började omvandla sitt affärsreseprogram var ett av huvudmålen att optimera arbetsflöden. Som i många andra globala företag var processen för att boka resor inte enhetlig, vilket skapade mer manuellt arbete och mindre insyn i resehanteringen. ”Ett av huvudmålen vi hoppades kunna uppnå omedelbart var att minska antalet försäljningskanaler i vårt system. Vårt affärsreseprogram var med andra ord mycket fragmenterat, med flera olika sidor för vardera företagsledning” förklarar Corbie Brumbeloe, EG:s Director, Global Procurement and Corporate Travel.
”Tack vare Egencias funktioner som lät oss integrera vårt HR-system och automatisera användarprofiler har vi minskat antalet försäljningskanaler i vårt system från 65 till 25”, lägger hon till. Bara den här förändringen ger EG-teamet klarhet för att fatta beslut enligt tydliga resemönster. Till exempel får teamet nu ett meddelande när någon bokar utanför policy, och informationen kan spåras till endast en av företagsledningarna för EG:s olika varumärken, oavsett var resan har bokats.
Eftersom resandet står stilla på grund av covid-19 arbetar de med Egencia för att integrera fler verktyg för affärsresor, i syfte att uppnå långsiktiga strategiska mål och göra besparingar i framtiden.
”[Vår Account Manager] Jim har varit till stor hjälp och satt oss på rätt kurs för att uppnå våra långsiktiga mål, och har gett oss tillgång till rätt resurser från Egencia. Eftersom resandet har stannat av [på grund av covid-19] har vi flyttat fokus till större projekt, som resor för möten och grupper. Egencias konsultteam har omfattande kunskap och expertis om de här ämnena, och vi fortsätter att samarbeta med dem och vår Account Manager för att göra löpande förbättringar” förklarar Corbie.
Nya lösningar för affärsresor leder till stora besparingar
I dagens oförutsägbara affärsresemiljö är det viktigt att inköpsteamen minskar sina kostnader för att anpassa sig efter företagens målsättningar. Tack vare Egencias verktyg och system kunde EG göra betydande besparingar. ”Besparingar är alltid en hög prioritet för inköpsteamet” säger Corbie. Under 2019 lyckades EG spara 7 miljoner USD på affärsresor.
EG:s Global Corporate Travel Manager, Megan Reynolds, förklarar att en stor del av dessa besparingar var möjliga genom att skapa ett robustare program för avtalspriser för hotell. ”Vi har gjort betydande besparingar genom vårt nya hotellprogram. Innan vi började arbeta med Egencias konsultteam skickade vi anbudsförfrågningar manuellt och förhandlade priser i stora städer som vårt team ofta reste till” säger hon. ”Egencias team har redan avtalspriser, och det sparade oss mycket tid och pengar. De kunde även föreslå hotell som vi inte hade en relation med tidigare, men som uppfyllde våra kriterier.”
”Vi har även lyckats göra besparingar genom att använda Egencias verktyg för att övervaka oanvända biljetter” berättar Corbie. ”Oanvända biljetter var aldrig ett stort problem tidigare, [före covid-19,] men nu kan de innebära omfattande kostnader. Med hjälp av en anpassningsbar instrumentpanel i Egencia Analytics Studio kan vi spåra oanvända biljetter och se till att flygbolagskredit används, vilket minskar förlusterna från avbokningar. De här analyserna är viktiga för att förutsäga framtida kostnader.”
Optimera standarder för riskhantering med Egencias lösningar för resenärssäkerhet
Utöver att övervaka oanvända biljetter för att minska de ekonomiska förlusterna har EG till följd av covid-19 även arbetat med Egencia för att implementera högre standarder för resenärssäkerhet. ”Vi samarbetar med vår Account Manager för att lära oss bästa praxis i branschen i dessa osäkra tider och förlitar oss på Egencias expertis för att se till att vi har tillgång till rätt verktyg när teamet börjar resa igen” förklarar Megan.
Megan förstår att det är viktigt att se till att både rätt verktyg för riskhantering och rätt resurser finns tillgängliga för att resenärerna ska känna sig trygga. Hon har skapat ett antal resurssidor på företagets intranät som fungerar som snabba guider om myndigheternas och olika länders riktlinjer, reserestriktioner och säkerhetsåtgärder. Resurserna omfattar även information om olika hotellkedjors säkerhetsstandarder. Om detta säger hon:
”Vi vill att resenärerna ska känna att de är tillräckligt informerade för att fatta välgrundade beslut när de ska resa.”
Den rådande situationen lyfter fram varför EG:s mål att skapa enhetliga affärsreserutiner över hela världen är viktigt, inte bara för att göra resandet effektivt, utan även för säkerheten. ”Genom att göra så att hela vårt team i alla regioner använder samma rutiner på Egencia kan vi både hantera vår resepolicy och förbättra resenärernas säkerhet. Om någon bokar utanför Egencia har vi inte samma insyn, och vi kan inte kommunicera med dem lika effektivt” förklarar Corbie.
När Expedia Group-teamet började att förbereda sig på att resa efter covid-19 visste de att den långsiktiga investeringen som krävdes för att skapa ett robust och modernt affärsreseprogram innefattade att förlita sig på fullständig data och anpassad rapportering för att justera resepolicyn, optimera standarder för resenärssäkerhet och analysera möjligheter till besparingar.
”Pandemin har belyst det vi gör internt med resor på EG, och vi använder den här tiden för att förbättra vår kommunikation med ledningen.” Megan fortsätter: ”Nu när antalet resor har minskat dramatiskt är det ett bra tillfälle att stärka de grundläggande delarna av vårt affärsreseprogram, till exempel säkerheten. Vi arbetar därför aktivt med Egencias team för att effektivisera våra åtgärder och se till att våra resenärer är säkra.”
