Tre måter Egencia løser forretningsreiseproblemer på

Løsninger når det oppstår problemer under forretningsreiser

Av Karri Alexion-Tiernan, Senior Director, Product Marketing

Reising kan gi deg fantastiske opplevelser. Det er alltid spennende å reise til nye steder og møte nye mennesker – uansett om du reiser i forretningssammenheng eller på ferie.

En forretningsreise kan imidlertid fort bli en nedtur hvis du trenger legehjelp, hvis flyreisen blir kansellert etter et langt møte, eller hvis en storm fører til at flyet blir omdirigert. Slike situasjoner er dessverre aldri beleilige. Det kan virke som om det alltid skjer noe når du må hjem til barna, når du har avtalt å møte noen du ikke har sett på lenge, eller når du planlagt en romantisk kveld. Noen ganger lengter man rett og slett hjem.

Egencia kan selvfølgelig ikke kontrollere hvorfor disse tingene skjer, men vi kan gjøre situasjonen enklere for deg hvis reiseplanene går skeis, og sørge for en så smidig opplevelse som mulig – både før, under og etter forretningsreisen.

Egencia knytter sammen dine ansatte, våre globale samarbeidspartnere og banebrytende reiseteknologi på en unik måte for å tilby en moderne løsning for administrasjon av forretningsreiser. I tillegg til dette har vi førsteklasses kundeservice og egne Account Management-team som alltid vil hjelpe deg ved uforutsette situasjoner.

Det aller beste er at Egencia eier, utvikler og administrerer denne teknologien. Det vil si at du har tilgang til alt du trenger – enten på nettet eller i mobilappen vår – på en intuitiv og brukervennlig måte.

Før reisen

Når jeg sier at Egencia alltid gjør det de kan for deg, så mener jeg det. Når jeg bestiller forretningsreiser, kan jeg dra nytte av Smart Mix-søkeresultater. Smart Mix er en banebrytende forretningsreiseteknologi fra Egencia, som er basert på maskinlæringsalgoritmer.

Denne funksjonen tar hensyn til flere variabler, blant annet mine foretrukne hoteller, hvilke overnattingssteder jeg er lojal mot, og bestillings- og søkehistorikken min. Basert på dette viser Smart Mix meg de beste alternativene. På denne måten består søkeresultatene mine av hoteller jeg foretrekker, og som samsvarer med bedriftens reisepolicy. Jo oftere jeg reiser – uansett hvor jeg drar – desto mer lærer Smart Mix, og søkeresultatene blir bare bedre og bedre. Siden jeg ikke lenger må bla gjennom mange sider med forskjellige alternativer, sparer jeg mye tid. Jeg vet også hva som venter meg når jeg ankommer hotellet.

Savings Finder er en annen innovativ funksjon som hjelper teamet mitt med å spare penger og overholde reisebudsjettet. Etter at jeg har bestilt en flyreise, holder Savings Finder et øye med prisene for å se om det legges ut billigere billetter. Hvis det dukker opp billetter til en lavere pris, endres billettene mine automatisk, men sete, klasse, rute og tider beholdes. Jeg synes det er fantastisk at samtidig som jeg jobber for Egencia, så jobber vår egen reiseadministrasjonsteknologi i bakgrunnen for å spare penger – uten at jeg trenger å gjøre noe som helst.

Og kundene våre kan også dra nytte av dette. Hittil har Savings Finder for flyreiser hjulpet kundene våre med å spare flere millioner dollar, og vi forventer å fordoble beløpet i 2020. I første kvartal av 2020 lanserer vi dessuten Savings Finder for hoteller, og da blir det mulig å spare penger på hotellbestillinger også. Disse besparelsene gjør at jeg for eksempel kan sende hele teamet på en konferanse, til en kunde eller et annet sted i verden for å jobbe med innovasjon og utvikling.

Egencias team for krisekommunikasjon passer på allerede før du reiser. Teamet vårt følger kontinuerlig med på været og hendelser rundt omkring i verden, slik at reisende og Travel Managers til enhver tid har oversikt over eventuelle sitasjoner via varsler i Egencias reisenyheter og reisesenter.

Hvis en situasjon tilspisser seg, genererer teamet Global Customer Impact-rapporter for å kontakte Travel Managers og reisende som kan bli berørt. Med dette pålitelige overvåkings- og varslingsnettverket hjelper Egencia deg med å gjøre om på reiseplanene før det blir kaos.

Her har du et eksempel på hvordan det fungerer i praksis: En gruppe fra Egencia deltok på en konferanse i Frankrike sammen med kollegaer fra et annet selskap, som bruker et konkurrerende forretningsreisebyrå. Da teamet vårt nevnte at de nettopp hadde endret reiseplanene sine på grunn av et varsel de hadde fått via Egencia-appen om en forestående streik, lurte kollegaene på hvilken streik de pratet om, og de innrømte at forretningsreisebyrået deres ikke hadde reisevarsler i sanntid.

Under reisen

Hva skjer hvis det oppstår en uventet situasjon under en reise?

Egencia er der for deg uansett. Både reisende og Travel Managers får varsler i appen og kontaktes via tekstmeldinger, så de vet hva som foregår, hva vi gjør med situasjonen, og hva neste skritt er.

I tillegg til disse reisevarslene har Egencia over 3000 profesjonelle reisekonsulenter i over 60 land, som til sammen snakker 32 språk. Konsulentene er tilgjengelige døgnet rundt og hjelper deg uansett når du måtte trenge det, og hvor du befinner deg. Når du ringer, vet reisekonsulentene hvem du er, hvor du befinner deg, og hvor du skal.

Hvis jeg ser at jeg kanskje ikke rekker flyet på grunn av kø på motorveien eller fordi flyutgangen endres i siste liten, er Hjelp-funksjonen svært nyttig. Det eneste jeg må gjøre er å trykke på Hjelp-knappen i Egencia-appen, så blir jeg oppringt av en reisekonsulent i løpet av kort tid. Jeg behøver ikke å slå et nummer eller klippe og lime. Det eneste jeg gjør er å trykke på en knapp, og så blir jeg oppringt av en konsulent som sier: «Hei, Karri! Hva kan vi hjelpe deg med?». Det å snakke med en rolig og dyktig reisekonsulent gjør at jeg kan senke skuldrene og fokusere på hva neste steg er.

Når du først er midt i en vanskelig situasjon, trenger du heller ikke å forstå deg på kompliserte grensesnitt eller bruke flere forskjellige apper. Vi har brukt mye av kunnskapen og erfaringene fra Expedia (som jeg bruker for å bestille familieferier) til å lage Egencia-appen og gode løsninger for forretningsreisende. Det er dermed mange likheter mellom bestillingsverktøyene jeg bruker privat og i jobbsammenheng, noe som gjør alt enklere og raskere.

Traveler Tracker er en annen funksjon fra Egencia som ivaretar sikkerheten til de reisende dersom det oppstår problemer. Med Traveler Tracker kan Travel Managers velge et område og se hvem som befinner seg i eller skal til det aktuelle området i et bestemt datointervall. Deretter kan de ta direkte kontakt med de reisende.

Jeg føler meg tryggere når jeg vet at Egencia holder et øye med hendelser som kan berøre meg, selv om jeg ikke er klar over dem. Det gjør at jeg kan fokusere på jobben jeg skal gjøre, ettersom jeg vet at Egencia har kontroll og holder meg informert.

Dette er særdeles viktig når det oppstår uventede krisesituasjoner, noe en av kundene våre, Informa, fant ut da det var et angrep på London Bridge. Informas leder for reiseadministrasjon kunne med én gang identifisere og kontakte de ansatte som befant seg i området, og rapportere til administrerende direktør samme dag at alt stod bra til med bedriftens reisende.

Etter reisen

I nødssituasjoner jobber Egencia hardt lenge før flyet mitt har landet. Hvis det oppstår problemer under selve reisen, blir Egencias reiseeksperter varslet. De sørger da for at jeg får sen innsjekking, eller så ombestiller de ved behov.

Hvis det oppstår problemer etter at jeg har landet, bruker jeg Egencia-appen til å ta smarte avgjørelser. La oss si at jeg lander i München, og at det er et trafikkaos uten like på grunn av et arrangement. Ved bruk av appen kan jeg se hvor lang tid det tar å komme fra et sted til et annet med forskjellige transportmåter, for eksempel tog, buss, til fots, Uber osv. Alt legges dermed til rette for at jeg skal kunne ta den beste avgjørelsen.

Fremtiden for gode reiseopplevelser

Selv om alt allerede fungerer svært bra, blir nok alt enda bedre i fremtiden. La oss for eksempel se på Smart Mix. Selv om vi ved bruk av maskinlæring allerede kan vise deg de beste søkeresultatene basert på preferanser, reisepolicy og priser, er det bare begynnelsen.

Egencia kan allerede synkroniseres med jobbkalenderen din, men hvis vi ser lenger fremover i tid, er det for eksempel mulig at verktøyet kan forstå hvor du trenger å være i løpet av reisen, og foreslå det hotellet som har den beste beliggenheten når du skal besøke flere steder – selvfølgelig i samsvar med reisepolicyen og preferansene dine.

Jo tettere samarbeidet mellom leverandører og forretningsreisebyråer er, desto bedre kan vi tilpasse brukeropplevelsen for våre felles kunder. Selv vil jeg helst ikke spise frokost på hotellet fordi jeg foretrekker å starte dagen med en liten spasertur og deretter kjøpe en kaffe og noe å spise på en lokal kafé (særlig i Europa). I fremtiden kan det bli mulig for søke- og sorteringsteknologien å forstå og lære mer om hvilke fasiliteter jeg foretrekker, som en videre tilpasning av preferansene mine. Da vil ikke hoteller med frokost inkludert prioriteres i søkeresultatene mine. Kollegaen min som heller foretrekker å sove lenger og bestille frokost på rommet, vil dermed få andre resultater i henhold til de tidligere valgene sine.

La oss ta det enda et steg videre. Hva om du ankommer et sted og det er 20 grader kaldere enn du forventet, og du ikke har tatt med hansker? Du kan ta det helt med ro. Egencia følger som sagt med på været og får med seg denne uventede endringen. I fremtiden kan denne informasjonen brukes til å finne ut hvilke ting du kan komme til å trenge på reisemålet, slik at appen kan sende deg en melding og spørre om du vil ha hansker levert til hotellet. Svarer du ja, belastes det registrerte kredittkortet ditt, og hanskene er levert på hotellet når du kommer. Høres ikke det bra ut?

Eller la oss si at du skal til en by du ikke har vært i før, og at du har bestilt leiebil. Egencia bruker allerede maskinlæring til å analysere bestillinger og reiseanmeldelser. I fremtiden kan det bli mulig å bruke denne læringen til å foreslå alternative – og bedre – transportmåter i enkelte byer. Da kan du for eksempel få forslag om å kjøpe et reisekort i stedet for å leie bil, og du kan også få muligheten til å kjøpe reisekortet med det samme.

Etter hvert som digitale taleassistenter som Siri og Alexa blir en større del av livene våre, er det naturlig å anta at talekommandoer vil bli en vanlig interaksjonsmetode som med tiden kommer til å overta for berøringsmetoden. Allerede nå finnes det trådløse ørepropper og hodetelefoner som bruker disse teknologiene. Det hadde vært kult å kunne si: «Egencia, fortell meg hvilke flyvninger som er tilgjengelige mandag kl. 07.00 fra Seattle til London.» Etter å ha hørt hvilke alternativer som finnes, kan du svare: «Bestill alternativ én ved bruk av kredittkortet i profilen min.» Prøv å forestille deg at en bestilling kan gjøres på noen få minutter (sannsynligvis bare sekunder) uten bruk av hender eller manuelle søk. Fremtidens forretningsreiser har aldri sett enklere ut.

Teknologien utvikles stadig, og en dag vil det være mulig å bestille en hel reise kun ved bruk av stemmen – uansett hvor du vil reise, hvor kompleks reisen er, og hvilket språk du snakker. Kanskje kommer du til å bestille via telefonen, klokken eller en annen type enhet som fremdeles er under utvikling.

Disse teknologiske fremskrittene vil gi de forretningsreisende bedre kontroll og mer fleksibilitet samtidig som hvert steg av reisen blir enklere, slik at vi kan fokusere på å gjøre reiseopplevelsen enda bedre.

Jeg må innrømme at jeg ikke er en planlegger. Jeg vet sånn noenlunde hvor lang tid jeg trenger for å komme meg gjennom sikkerhetskontrollen og rekke flyet. Resten finner jeg ut av underveis. Hvis noe går galt, er det imidlertid godt å vite at noen er der for å hjelpe meg. Hvorfor? Jeg har to unge sønner og en mann som venter på meg hjemme, så selv om jeg elsker spenningen ved å reise, er det viktig for meg å vite at Egencia følger med helt fra planleggingsstadiet til jeg er trygt hjemme igjen.