Bedrifter endrer forretningsreisebyrå av en rekke ulike årsaker som for eksempel nye ledere, sammenslåinger eller oppkjøp av bedrifter eller fordi de ikke er fornøyd med sin nåværende leverandør. Som regel vil endringer møte motstand og prosessen kan derfor bli både langvarig og vanskelig. Det finnes likevel mange fordeler ved å gjennomføre en endring som økonomiske fordeler, effektivisering av prosesser eller økt tilfredshet hos de reisende. God ledelse kan gjøre overgangen så smidig som mulig. Dette krever at Travel Managers involverer sine reisende og interne interessenter som må involveres både før og i løpet av beslutningstakingen. Å informerer dem om en endring som vil påvirke arbeidshverdagen deres uten at de har blitt involvert i prosessen, er det usannsynlig at man får en positiv reaksjon. Så snart det har blitt bestemt at man skal utforske alternativene for endring, er det lurt å finne ut av hvem som er de viktigste interne interessentene og få dem til å lede prosjektet gjennom et utvalg. Jobb med dem før du legger ut en anbudsforespørsel for å identifisere målene og ranger prioriteringene dine. Tilsier tilbakemeldingene at de reisende ønsker seg mer brukervennlige løsninger eller bedre tilgang på innhold? Folk er ofte negativt innstilt til endringer og det kan være mange følelser knyttet til forretningsreiser. Uansett hva som er grunnen til at bedriften din ønsker å vurdere sin nåværende kontrakt, er det viktig å ta de reisendes tilbakemeldinger til etterretning når man skal velge ny partner. Følg våre tre trinn nedenfor etter at dere har funnet et nytt forretningsreisebyrå for å lykkes med overgangen.

1. Involver de reisende og interessentene når endringene settes i verk

   Samarbeid med dem for å forsikre dere om at endringene blitt godt mottatt. Kanskje dere skal du innføre en integrert reiseplattform? Tidsplanen burde være fleksibel nok slik at man kan løse opp i problemer og gi nødvendig opplæring. Interessentene bør bestå av representanter fra de avdelingene som har interesse av reiseprogrammet (IT, HR, økonomi) og de som har ansatte som reiser ofte. Hvis programmet også gjelder for avdelinger andre steder, burde de regionene eller landene også være representert i utvalget. Enhver endring av forretningsreiseprogrammet er nødt til å ta høyde for særegenhetene til hvert enkelt kontor og de ulike forventingene de reisende har med tanke på personlig service eller automatiserte verktøy. Alle nøkkelinteressentene burde vite hva rollen deres er og hvem som har ansvar for hva. Forretningsreiseadministrasjon er i stadig endring. Du må sørge for at de andre beslutningstakerne dine ikke kun vurderer behovene her og nå, men også i nær fremtid. Det kan være både tidkrevende og dyrt å bytte forretningsreisebyrå, men fordelene burde overstige investeringen. Du burde se etter et forretningsreisebyrå som kan levere et program som interessentene ønsker seg og har oppdatert teknologi for forretningsreiser med kapasitet til å tilby det de reisende forventer.

2. Kommuniser effektivt for å få med deg alle

   Aldri undervurder viktigheten av kommunikasjon. Det å bytte forretningsreisebyrå vil kun fungere hvis interessentene, både de reisende og ledere, er med på endringen. Å introdusere et nytt forretningsreisebyrå kan innebære flere andre viktige endringer, som for eksempel introduksjon av et nytt, integrert reise- og reiseregningssystem. Det er viktig å informere om, forklare og gi opplæring i nye prosesser og verktøy. Vurder de nye verktøyene fra brukernes ståsted. Er de brukervennlige og intuitive slik at noen som ikke jobber med forretningsreiser til vanlig vil forstå dem, eller er det nødvendig med en enkel bruksanvisning eller opplæringsvideoer på nett? Det kan være lurt å la noen i prosjektutvalget være ansvarlig for å ta imot og svare på alle spørsmål fra brukere. Å bytte forretningsreisebyrå burde være en positiv opplevelse som man ser fram til, og ikke gruer seg til. Et nytt bestillingsverktøy kan tilby brukervennlig tilgang gjennom én enkelt kanal til et utvalg passende innhold som tidligere kun var tilgjengelig fra forskjellige kilder. Forretningsreiser er i endring og vil fortsette å utvikle seg videre i fremtiden. Derfor er det viktig å påse at du har et forretningsreisebyrå som er i stand til å takle forretningsreiser i fremtiden.

3. Evaluer forretningsreiseprogrammet ditt

   Når man har funnet et nytt forretningsreisebyrå, er det en god mulighet til å gå igjennom forretningsreiseprogrammet. Sammensetningen av teamene og prosessene dine kan trenge en oppdatering. Ny teknologi for forretningsreise fører gjerne med seg et mer integrert forretningsreiseprogram. Nå har dere en gyllen mulighet til å effektivisere deler av prosessen, som for eksempel forhåndsgodkjenning av reiser og betalinger. Dette kan ha innvirkning på hva som kreves av enkeltmedlemmer på teamet. Med et nytt forretningsreisebyrå på plass, har dere en god mulighet til å oppdatere passasjernavnenes referansekode (PNR). Dette burde omfatte bonuskort, spesialtjenester som setepreferanser, diettkrav og eventuelle assistansebehov. I noen land, blant annet USA, opererer man med et elektronisk system for reisetillatelse som inkluderer passopplysninger.

Klikk her for å lære mer om løsningene.