Slik utarbeider du en hotellanbudsforespørsel

Forretningsreisende–sjekker–inn

Dette må du tenke på når du utarbeider en hotellanbudsforespørsel 

Teknologi har endret måten Travel Managers håndterer anbudsforespørsler på. Tilgang til data har gjort forhandlingene enklere og mer åpne. Travel Managers kan i dag benytte seg av mer reiseinformasjon enn tidligere.    

Du trenger ikke lenger massevis med informasjon for å utarbeide en hotellanbudsforespørsel, men du bør fokusere på visse statistikker. Analyser resultatene til det nåværende reiseprogrammet, og ta med informasjon som hotellkjedens inntektsandel, nye reisemål uten eksisterende hotellavtaler samt hotellutgiftene. Du kan bruke verktøy som Egencia Analytics Studio for enkelt å få tilgang til denne informasjonen. Informasjonen du så raskt og enkelt har tilgang til, kan brukes i forhandlinger og leverandørevalueringer i løpet av året.      

I denne bloggen ser vi på hva du bør fokusere på når du skal utarbeide en hotellanbudsforespørsel. 

1. Forstå hva programmet trenger  

Når du skal forhandle under anbudsprosessen, må du se på flere ulike faktorer, som avhenger av hva som er viktig for bedriften din. Finn informasjon om hvilke byer som besøkes oftest, avstanden til kontoret, det gjennomsnittlige antallet hotellnetter og de mest populære fasilitetene. Siden det er en prioritet for Travel Managers at reisepolicyen overholdes, er det viktig å ha denne informasjonen om programmet. På den måten kan du fjerne alternativer på steder som sjelden besøkes, eller finne ut hvorfor de reisende ikke bor på foretrukne hoteller.   

Ved å bruke forretningsreisebyråets avanserte rapporteringsverktøy kan du finne ut hvilke deler av programmet som fungerer best. Dette er nyttig når du skal forhandle frem kontrakter, ettersom informasjonen er basert på bedriftens unike reisebehov.    

2. I samsvar med bedriftskulturen  

Bedriftskulturen spiller en viktig rolle i forholdet mellom leverandører og kunder. Hos Egencia setter vi kundene først, og vi ser etter hotellpartnere som tilbyr eksepsjonell kundeservice og eksepsjonelle fasiliteter.   

Travel Managers må vurdere hvordan et administrert reiseprogram kommer til å påvirke den brede bedriftskulturen. En bedrift med sterk velværekultur kan for eksempel velge hotellpartnere med gratis treningsfasiliteter for å underbygge verdiene sine.  

3. Tilfredshet hos de reisende   

I dag ønsker og krever folk å få mer ut av reiseopplevelsen sin, både når det gjelder forretningsreiser og fritidsreiser. Teknologien har endret både bestillingsmåtene og reiseopplevelsene våre. Forretningsreisende har de samme forventningene til forretningsreiser som fritidsreiser.   

Reisende vil at hele reisen skal være personlig tilpasset. Den nyeste teknologien innen kunstig intelligens og maskinlæring gjør det mulig å levere riktig alternativer til riktig tid på alle kompatible enheter. På grunn av disse nye teknologiene kan de reisende finne, bestille og ankomme overnattingssteder på ulike måter og når det passer for dem.  

Ingen forretningsreise er lik, og de reisende ønsker valgmuligheter. Ansatte som skal på lengre reiser, foretrekker kanskje leilighet fremfor hotell, og Egencia har utvidet utvalget av overnattingssteder for å imøtekomme denne etterspørselen.    

4. Få fornøyde ansatte   

De ansatte er bedriftens mest verdifulle ressurs, og med et administrert reiseprogram kan bedriften få et konkurransefortrinn når det gjelder rekruttering og reduksjon av oppsigelser. Bedriftene kan vise de ansatte hvor verdifulle de er, ved å gi dem reisefordeler og frynsegoder.   

En sømløs reiseopplevelse på tvers av alle enheter og aspekter ved reisen resulterer i fornøyde ansatte. Når de ansatte kan benytte seg av brukervennlige og kjente bestillingsverktøy, er det mer sannsynlig at de faktisk bruker dem, noe som fører til at flere følger reisepolicyen.   

5. Personlig tilpasning   

Personlig tilpasning er viktig med tanke på forretningsreiser. Relasjonen til de reisende blir sterkere ved å tilby dem det de ønsker og trenger.   

På Egencia-plattformen bruker vi data for å forstå kundene våre bedre og levere personlig tilpassede opplevelser. Med prediktiv teknologi kan vi se på individuelle reisevaner og -preferanser og foreslå relevante hoteller og flyalternativer, noe som oppmuntrer de ansatte til å følge reisepolicyen.    

6. Fleksibilitet   

Folk er hele tiden på farten, og derfor er komfort, enkelhet og fleksibilitet svært viktig for et reiseprogram.Det er nettopp dette en global forretningsreiseplattform skal hjelpe til med. De ansatte kan se alle reiseplanene sine på ett og samme sted samt bestille eller endre reiser uansett hvor de er.     

Med Egencia får de reisende verktøy som faktisk fungerer, og som kan brukes til flere formål.    

7. SMB-er og reiseteknologi   

Ved å inngå samarbeid med et forretningsreisebyrå som har en global plattform, kan de aller fleste bedrifter øke produktiviteten. Travel Managers kan bruke mindre tid på å samkjøre data online og offline for å generere rapporter og få all informasjonen på ett sted. Små og mellomstore bedrifter kan dessuten enkelt kombinere flere reiseprogrammer etter hvert som bedriften vokser.Ved å ta i bruk en global, nettbasert reiseplattform får du alt på ett sted.  

Kunstig intelligens og maskinlæring har revolusjonert reisebransjen fullstendig, og i dag har Travel Managers tilgang til både nyttige og praktiske analyser. Denne statistikken gjør det enklere å administrere reiseprogrammene, få flere til å følge reisepolicyen og generere verdifulle rapporter.   

Egencia leverer en fullstendig integrert global forretningsreiseplattform, som gir Travel Managers innsyn i alle aspekter av programmet – på ett og samme sted.   

Hva nå?  

Gjennom anbudsforespørsler får Travel Managers muligheten til å bruke dataene sine. Sørg for at det nåværende eller fremtidige forretningsreisebyrået ditt, og eventuelle hotelleverandører, kan hjelpe deg med og tilpasse seg etter dine forretningsreisebehov.   

Det finnes mange måter å administrere og håndtere forretningsreiser på. Vil du vite hvordan den rasktvoksende programvarebedriften Splunk bruker Egencias globale plattform og avanserte teknologi til å administrere forretningsreiser? Da kan du se denne videoen.   

Denne artikkelen ble først publisert på LinkedIn.