Slik omformer du forretningsreiseprogrammet ditt – den ultimate guiden

Mann står på piler som peker mot 2018 og 2019

Nå som det nye året er rett rundt hjørnet, passer det fint å ta et skritt tilbake og evaluere forretningsreiseprogrammet ditt. Hva fungerte? På hvilke områder er det rom for forbedring? Hvilke prosesser kan forenkles? Er det mulig å kutte kostnadene på noen områder? Bruk den tiden som er igjen av 2018 til å få oversikt over trendene i markedet og forutse bedriftens reisebehov i tiden som kommer. Ved å fremme reiseprogrammet som en strategisk fordel, ikke bare en post på budsjettet, er dette er også en mulighet for deg til å vise deg frem overfor ledelsen. Jo bedre du planlegger, desto bedre resultater vil du oppnå.

Hvordan kan du finne nye måter å effektivisere programmet på, samtidig som du kutter ned på kostnadene? Våre konsulenter har utviklet den ultimate guiden som kan hjelpe deg med å omforme reiseprogrammet ditt i 2019. Her ser du de fem punktene du bør fokusere på når du skal legge en ny strategi for det nye året.

Få ledelsen med på laget

Hvordan beviser du som Travel Manager viktigheten av rollen din for å sikre støtte fra ledelsen? Du kan takle denne utfordringen med en strategisk plan og god kommunikasjon.

Først må du sørge for at de forstår dine mål og planer for det nye året. Når de har forstått det store bildet, må du demonstrere hvordan reiseprogrammet kan ha positiv innvirkning på bedriftens bunnlinje. For eksempel:

  • kostnadskutt og økt innkjøpskraft
  • reisebehov som stemmer overens med planlagt vekst
  • risikohåndtering
  • ivaretagelse av viktige ansatte

Deretter må du avgjøre hvordan det er mest hensiktsmessig å distribuere denne informasjonen rundt til alle de ansatte. Hvilke interne og eksterne kanaler er tilgjengelige? Påse at du tilpasser budskapet til målgruppen og kommunikasjonskanalen. Finn ut hvilke intranett, ekstranett, nyhetsbrev og sosiale medier de reisende og ledelsen foretrekker. Prøv også å delta på møter der du kan fremme agendaen din overfor viktige personer i ledelsen og andre beslutningstakere.

Deretter må du vise til resultater. Vis hvordan reiseprogrammet henger sammen med viktige prestasjonsindikatorer (KPI-er). Benytt deg av analyseverktøyene som gjør det enkelt å samle og dele oppdateringer på hvordan det går med reiseprogrammet.

Benytt deg av dataene dine

Vi lever i en digital verden der data er alt. Hvor flink er du til å administrere og bruke den informasjonen som er tilgjengelig for online, offline og mobilt?

Måten du samler inn og bruker data på kan påvirke bunnlinjen og avgjøre hvor suksessfullt reiseprogrammet blir. Først er du nødt til å identifisere hva slags informasjon du trenger, analysere den, lage gode rapporter og legge en slagplan. Ikke glem å fokusere på det grunnleggende, spesielt hvis dataanalyser er nytt for reiseprogrammet deres. Finn tre til fire fokusområder som du ønsker å se nærmere på.

Pass på å ta med KPI-ene deres, for eksempel online-andel, policyetterlevelse, bruk av mobil eller antall heltidsansatte på hver reise. Finn de dataene du trenger for å ta velinformerte og gode avgjørelser. Det er for eksempel ikke sikkert at alle ansatte trenger å reise til det samme møtet eller tilbringe like mye tid der. Hvordan kan du avgjøre det? Har du vurdert andre alternativer, som dagsreiser og enveisreiser?

Når du har samlet dataene, kan du begynne å analysere dem. Datavisualisering og forutsigende analyser revolusjonerer bransjen og bidrar til å gjøre det som tidligere var ansett som kostnadssentre til en strategisk del av virksomheten. Verktøy som Egencia Analytics Studio samler alle dataene dine på ett sted og gir et tydelig bilde av hvordan det går med reiseprogrammet deres. Disse verktøyene visualiserer viktige tall, noe som gjør det enklere å forstå hvordan beslutningene dine påvirker bunnlinjen.

Hver bedrift har sine egne metoder for å rapportere på ulike KPI-er. Uavhengig av om du ønsker å regne ut etterlevelse, analysere hvor mange som bestiller utenfor verktøyet eller sette prisbegrensninger for måltider, er du nødt til å samkjøre utgifter og valutakurser. Våre konsulenter kan hjelpe deg med å lage egne visualiseringsverktøy som henter all den informasjonen du trenger.

Glem heller ikke å bestemme hvor ofte du ønsker å hente inn nye data. Er du sikker på at du vil få de tallene du ønsker hvis du rapporterer månedlig? Kanskje vil det være mer hensiktsmessig å rapportere hvert kvartal?

Mer enn bare pris: fokus på avkastningen

Det er ingen hemmelighet at det er dyrt å reise. Regningen blir fort stor med fly, leiebil, hotell og måltider. I tillegg kommer det også utgifter i forbindelse med endringer, reising i travle perioder, produktivitetstap, møter man går glipp av når flyreisen blir forsinket eller innstilt, for ikke å nevne skatter og bagasjeavgifter. Derfor er det viktig å ta høyde for alle kostnadene i forbindelse med reiseprogrammet deres og heller ha fokus på avkastning.

Begynn med å se på reisebehovene deres. Lag en liste over all reisevirksomhet som er viktig for bedriften og de ansatte. Samarbeid med de ulike avdelingene for å komme til bunns i hvilke typer reiser som er viktige for dem. Ikke alle møter trenger å være ansikt til ansikt. Noen ganger kan et møte over telefonen eller videokonferanser være like effektive. Dersom dere organiserer mange arrangementer eller konferanser, må du ikke glemme å ta med disse i planleggingen.

Påse at du bruker alle de verktøyene forretningsreisebyrået deres utstyrer deg med for å oppdage reisemønstrene. Hvilke byer er mest besøkt? Hvilke ruter er mest populære? Bruk denne informasjonen til å vurdere dine foretrukne leverandører med nye øyne. Det er lurt å planlegge så langt frem i tid som mulig og forhandle frem langvarige kontrakter som ikke trenger å fornyes hvert år.

Vær åpen og fleksibel når du forhandler priser og fasiliteter for dine reisende. Mange hoteller har gått over til å tilby prosentbaserte rabatter fremfor en fastpris. Ikke la deg skremme av denne endringen. Denne modellen kan forenkle anbudsprosessen med hoteller. Igjen lønner det seg å fokusere på data og reisemønstre. Finn de byene som er minst besøkt, for der vil du få størst mulig avkastning for denne fremgangsmåten. I disse byene kan du begrense utgiftene ved å sette en øvre grense for utgifter.

Risikohåndtering

Naturkatastrofer, sykdom, ulykker, politisk uro og terrorisme utgjør en risiko for ansatte og bedriften. Er bedriften din forberedt på det uforutsette? Vet de ansatte hva de må gjøre i en nødsituasjon?

Sørg for at bedriftens retningslinjer og handlingsplaner er oppdaterte og inneholder klare instruksjoner for hva man skal gjøre i en nødssituasjon, både hjemme og borte. Tid er avgjørende i en nødsituasjon. Du må umiddelbart få oversikt over hvor dine reisende er og hvordan du kan få tak i dem. Pass på at de reisende oppdaterer profilen sin og reiserutene sine med riktig telefonnummer og andre kontaktopplysninger, slik at du kan få tak i dem raskt. Eksterne reisesikkerhetsleverandører, som International SOS, tilbyr ekstra trygghet for ansatte som reiser utenlands.

Dagens delingsøkonomi skaper ytterligere utfordringer for forretningsreise. Selskaper som Uber, Lyft og alternative overnattingsløsninger kan være problematiske med tanke på de reisendes sikkerhet og opprettholdelse av visse standarder. Sørg for at reisepolicyen er tydelig når det gjelder bedriftens holdning til disse tjenestene. Husk også å oppdatere policyen jevnlig.

Klikk her for å lære mer om Egencias løsninger for risikohåndtering.

Se forretningsreiseprogrammet ditt med nye øyne

Det er viktig å tenke strategisk rundt forbedringer av reiseprogrammet. Nå passer det fint å ta et skritt tilbake fra alle rutiner og se etter om det er noe som kan forbedres.

Har du noen gang tenkt på å bruke reisepolicy som et rekrutteringsverktøy? Et godt reiseprogram kan være nyttig i forbindelse med rekruttering og for å beholde verdifulle ansatte. Prøv å forhandle frem ekstra goder, for eksempel Fast track med enkelte flyselskap, loungetilgang, fleksible reisetider eller egne avtalepriser. Dette vil gjøre det mer attraktivt å reise. Samarbeid med HR- og kommunikasjonsavdelingen for å sørge for at reiseprogrammet samsvarer med bedriftskulturen og retningslinjene. Dette vil føre til at flere følger reisepolicyen.

Dersom bærekraft og miljø er en viktig del av bedriftskulturen, har dere passet på å innlemme dette i reisepolicyen? Er det mulig å fokusere på tog fremfor fly? Eller går det an å oppmuntre de reisende til å dele bil? Du kan også sørge for at partnerne dine gjør det de kan for å redusere klimautslipp og ta vare på miljøet.

 

For hvert nye år får man nye utfordringer og nye muligheter. Vi oppfordrer deg til å gå gjennom reiseprogrammet ditt med utgangspunkt i disse punktene. Våre konsulenter står klare til å hjelpe dersom du lurer på noe. Fyll ut skjemaet for å komme i kontakt med en av våre eksperter.