Slik kan du bli en enda dyktigere Travel Manager

Tips til Travel Managers

Mange Travel Managers merker et større press i forretningsreisebransjen i dag enn tidligere. Risikohåndtering og utgifter står øverst på agendaen, og ledelsen følger gjerne litt ekstra med. Fokuset er nå på hvordan Travel Managers kan finne en balanse mellom risikohåndtering og sparing for å få et vellykket og sikkert reiseprogram.

Hold deg oppdatert

Fremgangsrike personer har flere ting til felles: De lytter til og lærer av eksperter, de gjør undersøkelser og analyserer data, og de bruker alt dette for å ta de riktige avgjørelsene. Det er umulig å vite alt – særlig slik situasjonen er nå. Vi har noen forslag til hva du kan gjøre for å lede bedriften fremover, øke din egen ekspertise og ha alt på plass når de ansatte begynner å reise igjen.

Du kan blant annet gjøre følgende:

  • Lær så mye du kan om reisebransjen. Delta på nettseminarer for å få siste nytt, og bli med i lokale reiseforeninger, som en GBTA-avdeling1, for å engasjere deg og knytte kontakter.
  • Sjekk om forretningsreisebyrået ditt arrangerer nettverksbyggings- eller opplæringsseminarer for kundene sine på nettet. Vi tilbyr for eksempel våre kunder å bli med i Egencia Connect, et nettsamfunn der Travel Managers kan komme i kontakt med hverandre og dele kunnskap med kollegaer og bransjeeksperter.
  • Bygg opp et tett samarbeid med interne interessenter for å sikre at behovene deres imøtekommes. Det kan innebære regelmessige samtaler med ulike avdelinger, som HR (med tanke på helse og sikkerhet) eller økonomiavdelingen (med tanke på reisekostnader og utgifter). Du kan få flere tips knyttet til dette hvis du deltar på nettseminaret kalt «Relaunching business travel after COVID-19».

«Ikke gjør alt helt alene. Snakk med interessegrupper innen reise, helse og sikkerhet, f.eks. HR-avdelingen, tjenestetilbydere, ledelsen osv. Når du skal snakke med ansatte fra HR-avdelingen, må du tenke gjennom risikoene ved å reise til et COVID-19-område, slik at du kan anerkjenne bekymringene deres og berolige dem. Du vil ikke publisere retningslinjer eller rammeverk basert på mangelfull informasjon. Og du vil virkelig ikke at de reisende skal havne i situasjoner der de trenger hjelp og ikke vet hva de skal gjøre.

– Caroline Strachan, Managing Partner, Festive Road

Still riktige spørsmål

Tenk på hvilke spørsmål og svar som er viktige når du skal legge en ny plan for reiseprogrammet eller utarbeide en presentasjon for ledelsen.

  • Hvor viktig er forretningsreiser for bedriften, og hvordan er dette relevant for strategien du lager for vekst og økonomisk opphenting? Evaluer forretningsreiseprogrammet og policyene for å sikre at de oppfyller bedriftens mål under den nye normalen.
  • Hvordan påvirker dette ansatte fra ulike avdelinger? Snakk med avdelingslederne for å finne ut hvem som bør begynne å reise igjen, og hva slags støtte og hjelp de kan trenge. Avhengig av hva slags bedrift du jobber i, kan både selgere, HR-ansatte og ingeniører bli berørt av endringene i reisebransjen, og derfor er det viktig å vite hva slags ekstra støtte det kan bli behov for.
  • Vet du hva de reisende er bekymret for? Snakk med de ansatte – enten personlig eller ved å få hele bedriften til å svare på undersøkelser. IATA rapporterte nylig at 84 % av de reisende er redde for å reise før viruset er under kontroll2. Det er viktig å ta hensyn til de ansattes bekymringer, slik at de synes det er greit å reise igjen, og så du kan hjelpe dem på best mulig måte underveis.
  • Hvordan kan din Account Manager hjelpe deg? Din Account Manager hos forretningsreisebyrået er en ekspert på forretningsreiser og bør bistå deg med nyttig informasjon og uvurderlig støtte.

Last ned verktøysettet vårt for hvordan du kan tilpasse forretningsreiseprogrammet til livet etter COVID-19, for å få praktiske råd om målsetting, analyser, endringer og policyer.

Del planen

Når du har lagt en plan, er neste steg å dele den med ledelsen. Den første utfordringen er å samle alle rundt et virtuelt bord. Den andre er å forberede deg og holde en presentasjon.

  • Begynn i det små. Snakk med lederen din først for å få tillatelse til å legge frem bekymringer og forslag for de rette personene.
  • Fokuser på det du vet og kan kontrollere, for å påvirke avgjørelser og minimere risikoen for de reisende. Du kan ikke se hva fremtiden bringer, så sørg for at du snakker om tiltakene som er iverksatt akkurat nå, og nøyaktig hvordan disse hjelper både bedriften og de reisende.

«Stikkordet er kort og godt. [Ledelsen] vil se det store bildet uten å bli overlesset med informasjon. Du kan legge frem et par alternativer, men sørg for at din egen anbefaling kommer først.»

– Whitni Willmore, Travel Manager, Engineered Structures, Inc.

  • Del opp utfordringene i overkommelige deler når du skal presentere dem. Begynn med de aller viktigste utfordringene og mulighetene, og fortell deretter hvordan disse blir håndtert, for å sikre at de viktigste behovene er forstått.
  • Vær selvsikker, og ha de viktigste dataene lett tilgjengelig. Du bør imidlertid huske å be om innspill, ettersom noen kan ha en god idé du ikke har tenkt på ennå.

«Sørg for at du er forberedt. Vær kortfattet, og begynn med fakta og statistikker.»

– Lisa Wilke, Corporate Travel Manager, Nationwide.

Vær selvsikker

Dagens situasjon er veldig spesiell, og kravene og utfordringene i 2020 ligner ikke på noe av det vi har opplevd før. Du må stole på deg selv, forberede deg, dra nytte av interessentrelasjonene dine og sette sikkerheten først. Hvis du fremdeles er nervøs for å dele planene og ideene dine, kan du lese blogginnlegget vårt kalt «Enkle strategier for sterkere lederfremtoning», trekke pusten dypt inn og drikke litt vann. Dette går bra.

Samarbeid med dyktige partnere

Egencia kan hjelpe deg med alt som er nevnt ovenfor, og teamene våre er alltid klare til dyst. Når du har fått innspill fra interne interessenter og forstår kravene deres, hjelper ekspertene våre deg med å justere bedriftens policyer basert på disse behovene.

La oss heller ikke glemme nettsamfunnet Egencia Connect, som vi også nevnte ovenfor. Dette er et trygt forum for Travel Managers, der de kan dele gode praksiser og få reisetips og -råd fra eksperter og kollegaer. Det er dessuten mulig å få poeng for å fullføre morsomme utfordringer.

Egencia hjelper over 9000 selskaper over hele verden med å administrere forretningsreiser, og vi kan hjelpe deg med å bli en enda dyktigere Travel Manager for din bedrift.

Ta en titt på verktøysettet vårt for å tilpasse reiseprogrammet til livet etter COVID-19 og for å lære mer om den neste fasen reisebransjen står overfor.

1. «Avdelinger i Europa.»GBTA. https://www.gbta.org/membership-and-communities/chapters-and-regions/europe
2. «IATA COVID-19 passenger survey.» International Air Transport Association (IATA). April 2020. https://www.iata.org/en/publications/covid-passengers-survey/