Skalering? Slik kan forretningsreiser påvirke vekst

kvinnelig-forretningsleder-snakker-til-sine-ansatte

Av Wendy White, vice president of marketing 

En kollega introduserte meg nylig for begrepet «scale-up». «Du har jo jobbet i startup-verdenen», sa hun. «Hvordan kan du ikke kjenne til dette begrepet? Det er jo overalt om dagen.» Jeg henvendte meg til Twitter og fant ut at hun hadde helt rett. Jeg fant det overalt – i lister utgitt av Financial Times og Inc. Magazines liste over de raskest voksende bedriftene. Stadig flere startup-bedrifter ser ut til å nå denne skaleringsfasen. De har lyktes med idéen sin, og er nå avhengige av å bygge en virksomhet som kan lykkes på lang sikt.

Hvis bedriften din har ambisjoner om å bli større med tanke på arbeidsstokk, inntekter eller begge deler, er du nødt til å velge ut de delene av virksomheten din (utenfor kjerneaktivitetene deres) som du ønsker å få hjelp med å videreutvikle. Det betyr ikke at du trenger å bremse veksten din. Det betyr bare at du må finne en samarbeidspartner som kan tilby innovasjonskultur og gode tekniske løsninger som bidrar til å opprettholde smidigheten din. En av de første utfordringene du bør ta for deg er reiseprogrammet ditt.

En god prosess er nøkkelen 

Hvis du eren av dem som er redd for å bruke ordet «prosess» i vanskelige situasjoner, er du ikke alene. 

Ledere i raskt voksende bedrifter kan fort miste interessen når de hører ordet «prosess». Men for bedrifter som opplever rask vekst er standardiserte prosesser faktisk helt nødvendige. La oss ta for oss forretningsreiser for eksempel. Det går fint dersom du har et team på fem personer som bestiller reiser slik det passer dem. Saken blir en helt annen dersom det dreier seg om 50, eller til og med 500, ansatte. Uten en standardisert prosess (som omfatter gode tekniske og administrative løsninger) kan du fort ende opp med å betale mye mer enn du burde, samtidig som du taper tid og risikerer at de reisende ender opp i farlige situasjoner.

Dette er grunnen til at det er så viktig å finne en god samarbeidspartner som kan administrere reiseprogrammet ditt, og ikke bare administrere de reisende. Det er mange fordeler ved å samarbeide med et forretningsreisebyrå. Du kan blant annet oppleve at de reisende blir mer tilfredse, at de følger reisepolicyen i større grad og at det blir lettere å spare penger. Hvis du i tillegg finner en samarbeidspartner som støtter deg på tvers av flere kanaler og enheter, vil du få tilgang til alt du måtte trenge på ett sted, uavhengig av om du er ute etter å bestille, lage rapporter eller spore reisende. Dette er viktige funksjoner som påvirker bedriftens helhetlige effektivitet. Folk pleide å sløse bort masse tid på å prøve å finne de beste reisealternativene, uten at de hadde kunnskap om reisepolicy, kostnader eller sikkerhet. Det er ikke lenger nødvendig.

En smart forretningsreiseplattform som Egencia holder kontinuerlig fokus på reisepolicyen. I tillegg tilbyr de statistikk og data som gjør det enklere for bedrifter å finne de beste reisealternativene på en enkel og rask måte.

Jo enklere, jo bedre 

Det høres kanskje rart ut, men når man skal vokse, er det også viktig å tenke på nedskalering. Begrepet betyr «å forminske noe». Dette er noe små og mellomstore bedrifter i vekst bør ha i bakhodet når de skal omorganisere forretningsfunksjonene sine. Outreach, en IT-bedrift i vekst, ønsket å gjøre prosessene enklere og mindre omfattende: «vi byttet til Egencia fordi de har evnen til å fjerne all friksjonen i prosessene», forteller Vice President of Marketing Max Altschuler.  

Et forretningsreisebyrå kan hjelpe bedrifter med å spare tid og penger på en rekke ulike måter. Det kan hjelpe bedrifter med å:

  • øke effektiviteten ved å standardisere brukeropplevelsen. Alle må bruke den samme plattformen, uavhengig av hvem og hvor de er.  
  • forbedre etterlevelse av reisepolicy ved å innlemme den i bestillingsverktøyet. Dette forenkler brukeropplevelsen og hjelper bedriften med å spare penger ved for eksempel å inkludere kostgodtgjørelsen i maksprisen.  
  • spare penger ved å tilby viktig statistikk og tall. Egencia, for eksempel, samler og gjengir alle relevante reisedata på ett sted. På den måten får bedriftens Travel Manager den kunnskapen hen trenger for å gjennomføre kostnadseffektive endringer og forbedringer. For eksempel: Hvilke utgifter ser vi i forbindelse med arrangementer som finner sted hvert år? Kan vi spare penger på transport og overnatting ved hjelp av bedre planlegging? 
  • finne flere valgmuligheter og lavere priser ved hjelp av et stort utvalg av transport- og overnattingsalternativer. Egencia har tusenvis av hoteller på sin plattform, og tilbyr priser som er lavere enn de offentlige prisene i 96 % av tilfellene.  

En perfekt samarbeidspartner 

Bedriftene på Inc. 5000’s liste over de raskest voksende bedriftene i 2018 hadde til sammen lagt seg opp 106,2 milliarder US dollar på ett år (2017). Det er ganske drøyt. Dette er smarte bedrifter som vet hvordan de skal håndtere utfordringer som reise mens de er i en vekstfase. «Vi sender salgsmedarbeiderne våre ut på reise, slik at de kan delta på arrangementer, i middager og møte folk ansikt til ansikt. Det gir oss muligheten til å ha en tilstedeværelse i mange flere byer i USA», forteller Altschuler.

Små og mellomstore bedrifter, og andre bedrifter i vekst, er nødt til å skalere virksomhetsfunksjonene sine slik at de holder tritt med veksten. Det innebærer at man tar kloke avgjørelser når det gjelder hvem man velger å motta hjelp fra. Bedrifter i vekst må samarbeide med noen som både har både avansert teknologi og god innovasjonskultur, i tillegg til en fornøyd kundebase. Det raskt voksende IT-selskapet Outreach gikk fra 0 til 350 ansatte på veldig kort tid. De forsto verdien i å samarbeide med et forretningsreisebyrå som delte deres mål om å strømlinjeforme alle prosesser. «Mine Account Executives … vil være sikre på at de kan åpne en app der alt er sentralisert, slik at de når som helst kan finne informasjonen de trenger», sa Altschuler.

Et bærekraftig forretningsreisebyrå består av mer enn et plettfritt nettsted. Det må også kunne vise til gode tekniske løsninger, et solid globalt fotavtrykk og at de har rom for kundens vekst. Det raskt voksende IT-selskapet @Splunk sa det bedre enn meg da de forklarte viktigheten av et perfekt reisesamarbeid som passer dem i dag og i dagene som kommer: «Mange gode, nye aktører passer kanskje til kulturen vår, men er ikke skalerbare for oss. Vi velger de tekniske løsningene vi vil komme til å trenge om fem år», sa Senior Global Travel Manager Joy Anzinger.

For å bli den neste store bedriften trenger man mer enn en god idé. Jeg ser frem til å se hvilken liten eller mellomstor bedrift som blir den neste til å bli en del av denne gruppen med raskt voksende bedrifter.

Les mer i rapporten Hva growth-hackers vet omforretningsreise. Her kan du lære mer om hvordan smarte og effektive reiseprosesser kan utgjøre en forskjell for små og voksende bedrifter.