En nærmere kikk på rollen til en Travel Manager

Travel Managers er med på å sikre at forretningsreiseprogrammet blir en suksess. Men de gjør veldig mye mer enn å bestille flyr, hotell og leiebiler. Travel Managers interagerer med mange – om ikke alle – interessentene i en bedrift for å sikre at forretningsreiseprogrammet understøtter forretningsmålene, er i samsvar med bedriftskulturen, bidrar til å holde på ansatte ved å sørge for at de reisende er fornøyde, og mye mer.

Travel Managers overser og administrerer reisepolicyer og har tradisjonelt også hatt ansvar for å håndtere reiseregninger og kontrakter med leverandører og samarbeidspartnere, å finne muligheter for sparing og å ivareta de reisendes behov. Som en del av rollen kan de også ha ansvar for innkjøp eller samarbeide med eksterne partnere om å få tilbakebetaling for kansellerte reiser. Å håndtere alt dette krever flere års erfaring. Ved å samarbeide med et forretningsreisebyrå kan Travel Managers sikre at forretningsreiseprogrammet og -policyene oppfyller behovene til bedriften og de reisende.

Last ned verktøysettet for omforming av forretningsreiseprogrammet

Det er ikke noen enkel oppgave å definere og implementere et effektivt forretningsreiseprogram. Bedriftens behov kan endre seg raskt, og forretningsreiseprogrammet må kunne endre seg i samme takt. Forretningsreisebransjen kan også endre seg nærmest uten forvarsel, og en Travel Manager må være proaktiv og sørge for at de rette reisepolicyene er på plass, slik at bedriften kan handle raskt samtidig som de reisendes sikkerhet ivaretas. Grunnlaget for effektive forretningsreiseprogrammer er

• tydelig definerte reisepolicyer og -rutiner
• brukervennlige verktøy og teknologier for reiseadministrasjon
• verktøy for risikostyring og ivaretagelse av de reisendes sikkerhet
• programmer for reiseoptimalisering

Travel Managers samarbeider med forskjellige interessenter for å legge dette grunnlaget.

Definering av reisepolicyer og -rutiner

Tydelig definerte reisepolicyer og -rutiner bidrar til å holde kostnadene nede og samtidig ivareta de reisendes velferd. Det er avgjørende at definisjonen og bruken av reisepolicyer er konsekvent. Ettersom forretningsreiser er knyttet til bedriftenes forretningsmål, finnes det policyer og rutiner som ikke er aktuelle ved bestilling av private reiser.En bedrift kan for eksempel ha foretrukne leverandører for hoteller og leiebiler.

Begrensninger for reiser, overnatting og kostgodtgjørelse kan fastsettes for spesifikke regioner og land, og kan også ta hensyn til kulturelle forskjeller i ulike deler av verden. Policyer for ivaretagelse av aktsomhetsplikten er også viktig når reisepolicyen skal defineres.

Alt dette gjør det mulig for en bedrift å ha kontroll på utgiftene, måle avkastningen og ivareta de reisendes sikkerhet. For eksempel oppdaget NASDAQ fordelene ved å revurdere reisepolicyen sin og gjennomføre policy- og rutineendringer som var til fordel for både de forretningsreisende og bunnlinjen.

En Travel Managers rolle er å håndtere alt dette. Det er også grunnen til at mange bedrifter samarbeider med et forretningsreisebyrå som Egencia. Å velge det rette forretningsreisebyrået er helt grunnleggende hvis bedriften skal lykkes med reiseprogrammet. Du trenger en partner med bestillingsverktøy og teknologi som gjør det enklere å håndtere alt fra å organisere reiser til å forbedre bedriftens reisepolicyer. Denne partneren bør være ledende innen reisebransjen og kunne hjelpe til med å forhandle frem de beste prisene og rabattene for alle forretningsreiser.

Teknologi som gir en bedre reiseopplevelse

Den teknologiske utviklingen har endret hele reisebestillingsopplevelsen. De ansatte er også forbrukere og forventer den samme sømløse, brukervennlige opplevelsen når de skal bestille forretningsreiser. Reiseprogrammet må tjene dem på måten de ønsker.

For noen er det på internett. Andre vil heller bestille forretningsreisen sin med bare et par trykk på telefonen. Og noen foretrekker helst å ordne alt sammen med en telefonsamtale. Bestillingsverktøyene du tilbyr de ansatte, må oppfylle kravene og forventningene deres, noe investeringsselskapet West Park Management Services oppdaget da de byttet forretningsreisebyrå til Egencia og gikk fra en online-andel på 11 % til over 80 % i løpet av den første måneden.

Bedriften må kunne oppfylle de reisendes forventninger og samtidig ivareta bedriftens behov for policyetterlevelse. Dagens Travel Managers må finne den rette balansen mellom de forretningsreisendes og bedriftens behov.

Heldigvis finnes det teknologi som kan bidra til dette. I tillegg til mer synlig teknologi som apper og nettsteder gjør også kunstig intelligens (AI) det enklere for reisende å ta beslutninger som både imøtekommer egne ønsker samt er i henhold til reisepolicyen. Egencias kunder benytter seg av kunstig intelligens hver eneste dag, men det er ikke sikkert at de er klar over det. Noe av den nyeste reiseteknologien jobber i bakgrunnen for å forbedre reiseopplevelsen og sikre etterlevelse.

Risikostyring og ivaretagelse av de reisendes sikkerhet

Som Travel Manager er du ansvarlig for de reisendes helse og velferd. Dette faller innunder bedriftens lovpålagte plikter som arbeidsgiver. Bedrifter må sørge for at sikkerhetstiltak er iverksatt på tvers av hele virksomheten, inkludert forretningsreiser.

Når ansatte reiser, er bedriften med andre ord ansvarlig for dem. Hvor er de ansatte? Hvilken situasjon er de i? Trenger de hjelp?

Travel Managers må sørge for at de har forretningsreiseverktøyene de trenger for å kunne forutse mulige problemer eller finne og kontakte reisende når det oppstår nødsituasjoner. 8 av 10 bedrifter har faktisk integrert funksjoner for ivaretagelse av sikkerhet i reisepolicyen sin, og mange bedrifter har prioritert aktsomhetsplikten som en viktig del av strategien for reiseprogrammet sitt.

Krisehåndtering er en viktig del av jobben til Travel Managers. Å ta vare på de reisende når de reiser, er en av hovedoppgavene til Travel Managers. I en krisesituasjon må du vite hvor de reisende er, slik at du kan hjelpe dem med å komme seg i sikkerhet. Når alle bestiller gjennom Egencias plattform, kan du bruke Traveler Tracker for å se hvor de er.

Optimalisering av forretningsreiseprogrammet

Travel Managers skaper økt verdi for bedriften ved å optimalisere reiseprogrammet gjennom sparing, rapportering, ivaretagelse av aktsomhetsplikten og endrings- og utgiftsadministering. Travel Managers skal være talspersoner for fordelene forretningsreiser skaper. Dette krever god kjennskap til bedriften for å kunne vise hvilken verdi reisevirksomhet har med tanke på konkurransefordeler, inntekter og å holde på ansatte.

Egencia tilbyr en avansert online-plattform som gjør at Travel Managers har verktøyene de trenger til å utføre analyser for å finne sparemuligheter og dokumentere avkastning. Egencia Analytics Studio gir Travel Managers visuelle oversikter med mulighet til å undersøke data på detaljnivå for å analysere reiseprogrammet og finne sparemuligheter. Hos NTT Singapore bruker de verktøyene våre for å holde oversikt over reiseutgifter, analysere reiser basert på enkeltpersoner eller grupper og gi ledelsen visuelle rapporter om reiseprogrammet. Reisedataene gir bedriften praktisk innsikt, og de reisende får tilgang til en enkel brukeropplevelse som oppfyller deres behov.

Travel Managers leder an på reisen

Reisevirksomhet har en direkte påvirkning på både bedriftskulturen og bunnlinjen. Travel Managers tilpasser reiseprogrammet etter disse målene.

Fra policyer og rutiner til å velge det rette forretningsreisebyrået – Travel Managers spiller en viktig rolle for bedriftens suksess.